Harbinson Mulholland Fallstudie

Jüngere Mitarbeiter werden befähigt, ihre produktivste Arbeit zu leisten

Überarbeitung des Prozesses für die Bearbeitung von Bankschreiben

Freigewordene Zeit für wichtigere Dinge, die eine eingehende Analyse erfordern

"Circit hat uns dabei geholfen, einige unserer grundlegenden Herausforderungen zu meistern: die wirklichen Grundbausteine für die Zusammenstellung einer soliden Prüfungsakte und die Gewährleistung der erforderlichen Sicherheit."

James McCullough, Forensischer Wirtschaftsprüfer, Harbinson Mulholland.

VOR DEM KREISLAUF

Das Verfahren vor Circit war seit fast 20 Jahren unverändert geblieben. Wie die meisten Prüfer schrieb auch Harbinson Mulholland Briefe an die Banken, um eine Bestätigung der Konten und Salden zu erhalten. Die Briefe wurden von einem Junior-Mitarbeiter vorbereitet, einem Partner zur Unterschrift vorgelegt und per Post an die Bank geschickt. Danach war es unklar, ob das Schreiben die richtige Person erreicht hatte, bis es zurückkam. Dies führte zu Unsicherheiten und mangelnder Transparenz in einer wichtigen Phase der Beweiserhebung für jeden Auftrag.

James: "Wenn wir eine Antwort auf den Brief bekommen hätten, hätte es eine Hetzjagd gegeben: "Liegt der Brief auf deinem Schreibtisch? Liegt er auf meinem Schreibtisch? Liegt er auf dem Schreibtisch des Partners?" In dieser Phase mussten sich oft auch die älteren Mitarbeiter einschalten, was keine gute Verwendung ihrer Zeit war.
"Wir ließen die Praktikanten telefonieren und endlos erscheinende Telefonzentralen in den Banken abklappern, um herauszufinden, wo unsere Anfragen sind. Das beste Szenario zu diesem Zeitpunkt wäre: 'Ich habe Ihnen das gerade geschickt und es wird morgen bei Ihnen sein.' Aber viel häufiger raten die Banken: "Ich dachte, wir hätten Ihnen das geschickt, sollen wir es noch einmal schicken? Oder: 'Wir haben es nie erhalten'. Zurück zum Anfang des Prozesses! Hoffentlich kommt es dieses Mal bei der richtigen Person an.

AUSWAHL DES KREISLAUFS

James' Team begann, nach einer Lösung für diese Herausforderungen zu suchen. Unterstützt wurden sie dabei von den Partnern von Harbinson Mulholland, die ihr Team dabei unterstützten, eine bessere Lösung zu finden.

James: "Die Partner konzentrieren sich auf Technologielösungen, aber es müssen Lösungen sein, die für unsere Kunden und unsere Philosophie der Kundenbetreuung funktionieren. Wir sind nicht die Art von Unternehmen, die sagen: 'Ihr müsst auf diese Technologielösungen umsteigen, ihr müsst XYZ verwenden', es sei denn, wir können unseren Kunden überzeugend darlegen, dass diese Lösung ihr Leben einfacher macht."

Als es an der Zeit war, eine Lösung für diese Herausforderungen zu finden, wurde Harbinson Mulholland auf Circit aufmerksam, und was sie sahen, gefiel ihnen. Es war preisgünstig - besser als die Konkurrenz. Das Team von Harbinson Mulholland war auch von der Benutzeroberfläche angetan, die einen klaren Überblick über die verschiedenen Anfragen und die Phasen des Prozesses bietet, in denen sie sich befinden.

UMSETZUNG

Die Implementierung von Ciricit verlief reibungslos: Die Schnittstelle von Circit machte es dem Team leicht, den Wert der Prozessänderung zu erkennen und die Mitarbeiter zur Übernahme von Verantwortung zu bewegen.

James: "In Bezug auf die Schnittstelle und die Übersicht - wenn die Status grün werden und auf "abgeschlossen" umgestellt werden, ist alles erledigt, anstatt einer endlosen Liste - war das Feedback, das wir erhalten, hilfreich, um das gewünschte Verhalten zu erreichen."

"Sobald wir den Prozess herausgefunden hatten, ging es um die Verstärkung. Die Zeit, die wir einsparen können, weil wir keine Briefe mehr erstellen und jagen und Dokumente in die verschiedenen Portale hochladen müssen, die die Banken nutzen, war für uns ein enormer Vorteil der Implementierung.

INTERNE EINBINDUNG

Schon bald wurde deutlich, wie sehr das Team von Harbinson Mulholland vom Einsatz von Circit profitierte.
James: "Am einfachsten lässt sich das beurteilen, wenn ich mir ansehe, wie es jetzt ist, wenn ein neuer Trainee zu mir kommt. Ich erkläre ihnen, wie wir Circit einsetzen, und erzähle ihnen die Horrorgeschichten darüber, wie wir und jede andere Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bis vor kurzem Bankbestätigungen erhalten haben. Sie können sich vorstellen, wie der neue Absolvent denkt: 'Das ist doch völlig verrückt!'".

"Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Circit lag darin, die jüngeren Mitarbeiter im Büro zu befähigen, die ersten Schritte auszuführen, so dass zu dem Zeitpunkt, an dem die älteren Mitarbeiter mit der Arbeit begannen, die Bankbestätigung bereits in der digitalen Akte vorlag. Es gibt wichtigere Dinge, über die man sich bei einer Prüfung Gedanken machen muss, Dinge, die eine Analyse erfordern und bei denen man Muster erkennen und Fragen stellen muss. Wenn man einen halben oder einen ganzen Tag der für die Prüfung vorgesehenen Zeit verschwendet, ist das nicht produktiv, und der Kunde bekommt keinen guten Service."

ÜBERPRÜFTE TRANSAKTIONEN

Der Zugang zu Bankauszügen ist für Prüfungsgesellschaften in der Regel eine Herausforderung. In Ermangelung eines unabhängigen Zugangs müssen die Unternehmen auf den Postweg oder per E-Mail zurückgreifen, was zeitaufwendig sein kann. Die daraus resultierenden Kontoauszüge kommen oft in unterschiedlichen Formaten an, so dass zusätzliche Zeit in die Standardisierung der Daten investiert werden muss. Bei Harbinson Mulholland waren die Erfahrungen mit Verified Transactions ein wenig anders.

James: "Viele unserer Kunden sind bereit, selbst ziemlich viel zu teilen, wie Berichte, Excel-Dateien... Wir verwenden Verified Transactions und Echtzeit-Bestätigungen als Backup und Unterstützung für den Audit-Bestätigungsprozess. Wir nutzen sie auch, um Kunden mit einem Revolut-, Starling- oder Monzo-Konto zu bearbeiten und eine aktive Rückversicherung zu erhalten. Mit anderen Worten, wir nutzen es als Backup und Unterstützung für den Bestätigungsprozess."
"In dem Bereich, in dem wir arbeiten, KMU und Wohltätigkeitsprüfungen, haben wir es normalerweise mit einem relativ kleinen Team zu tun, das Zugang zur Bank hat. Das macht es viel einfacher als ein Szenario, in dem man eine größere Institution hat. In diesem Fall kann ich mir sehr gut vorstellen, wie man Verified Transactions für diesen Prozess nutzen kann."

James ist vor kurzem in das Forensik-Team gewechselt und kann sich einige Anwendungsfälle für Verified Transactions speziell für diesen Anwendungsfall vorstellen.
"Wir wissen aus unserer forensischen Arbeit sehr genau, dass ein Kontoauszug gefälscht werden kann! In der Forensik reizt uns das Maß an Sicherheit, das die Einsicht in Banktransaktionen bietet. Wenn man sich auf Dokumente verlässt, die von streitenden Parteien zur Verfügung gestellt werden, kann man sich fragen, ob man ein vollständiges Bild erhält.

Wir verbringen viel Zeit damit, das Bewusstsein für unsere Arbeit zu schärfen: Wir arbeiten mit lokalen Anwälten zusammen, bieten Schulungen an und zeigen ihnen Verfahren und Instrumente. Eine Wahrheitsquelle für Bankauszüge zu haben, könnte sowohl auf rechtlicher als auch auf forensischer Basis sehr nützlich sein.

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CIRCIT-UNTERSTÜTZUNG

Das Support-Team von Circit ist ebenfalls ein großer Gewinn für Harbinson Mulholland. Sie nutzten die Videos und Leitfäden von Circit , um ihre Kunden an Bord zu holen.

James: "Wir würden sagen: 'Du hast gerade eine E-Mail von Circit erhalten. Wir nutzen deren Plattform für Bestätigungen und das ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Hier ist ein Video, das zeigt, was Sie als Nächstes erwarten können". Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Circit diesen Teil des Prozesses so einfach gemacht hat."
"Der andere Faktor, der uns geholfen hat - wenn man jemandem vom Support-Team bei Circit eine E-Mail schickt, antwortet tatsächlich jemand! Und sie antworten mit etwas Konkretem und Nützlichem. Wir finden, dass das Support-Team sehr schnell reagiert. Sie haben uns geholfen, Hindernisse und Herausforderungen mit Institutionen zu überwinden. Schnelle und nützliche Unterstützung zu bekommen, wird sehr geschätzt."

DIE ZUKUNFT

Wie geht es nun weiter mit Harbinson Mulholland und der weiteren Nutzung von Circit?

"Wir freuen uns, dass die AR/AP online geht. Wir sind uns bewusst, dass es eine Herausforderung sein wird, jeden Lieferanten zur Genehmigung zu bewegen, aber es ist eine große Herausforderung, Briefe oder E-Mails zu verschicken und zu verfolgen, wer sich zurückgemeldet hat und wer nicht. Die automatischen Erinnerungsfunktionen von Circit sind großartig, ich kann mit einem Klick eine Erinnerung versenden. Das würde die Art und Weise, wie wir Bestätigungen von den Schuldnern unserer Kunden erhalten, und die ausstehenden Salden verändern."

Wir bei Circit freuen uns, mit zukunftsorientierten Wirtschaftsprüfungsunternehmen zusammenzuarbeiten, um Prozesse zu verbessern, das Kundenerlebnis zu steigern und das Inkasso direkt an der Quelle zu rationalisieren.

"Uns gefällt, dass Circit ein irisches Start-up-Unternehmen ist. Sie kümmerten sich um dieselben Banken, die auch unsere einheimischen Unternehmen nutzen. Da Circit irische Wurzeln hat, hat es die Beziehungen aufgebaut, die wir brauchen, und das war für uns absolut entscheidend. Wir brauchen AIB, Ulster Bank und Danske Bank. Außerdem waren wir von dem Weg, den Circit eingeschlagen hat, und von den Werten, die sie vertreten, angetan.