Moore Polska spart mit den PBC- und Bestätigungsanfragen von Circit 20 Stunden pro Audit.

MANUELLE PROZESSE UND INEFFIZIENZEN

Vor der Implementierung von Circit sah sich Moore Polska mit mehreren Herausforderungen bei seinen Audit-Prozessen konfrontiert:

1. Die manuelle Vorbereitung und Übermittlung aller Arten von Anfragen (Banken, Anwälte, Kunden, Lieferanten und Auftragnehmer) verbrauchte viel Zeit und Ressourcen.
2. Die Antworten wurden manuell gespeichert, was die Nachverfolgung und Aktualisierung des Dokumentenstatus erschwerte, was häufig zu Ineffizienz und Verzögerungen führte.
3. Das Fehlen eines zentralen Systems verschärfte diese Probleme und trug zu weiteren Ineffizienzen und verlängerten Fristen bei der Beschaffung wichtiger Prüfungsnachweise bei.
4. Die Zusammenstellung der fehlenden Dokumente war eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, die den Prüfungsprozess und die Effizienz weiter behinderte.
5. Die ständige Notwendigkeit, Folgemaßnahmen zu ergreifen und die Reaktion der Kunden zu steuern, hat die Komplexität erhöht und die Arbeitsbelastung der Prüfungsteams gesteigert.

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DIE LÖSUNG MIT CIRCIT

In enger Zusammenarbeit mit dem Circit-Team erreichte Moore Polska einen nahtlosen Übergang zu einem effizienteren und gestrafften Prüfungsprozess. Die Lösungen von Circit boten:

• Die Plattform von Circit verbesserte die Kommunikation mit den Kunden und die Reaktionsfähigkeit, was zu stärkeren Beziehungen und rechtzeitigen Einreichungen führte.
• Durch standardisierte Vorlagen und automatisierte Arbeitsabläufe wurden Fehler minimiert und die Zuverlässigkeit und Integrität des Prüfungsprozesses erhöht.
• Durch die Automatisierung der Prozesse konnten die Teams von Moore Polska bis zu 20 Stunden pro Prüfung einsparen, was den Verwaltungsaufwand reduzierte und es ihnen ermöglichte, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.
• Der Echtzeit-Einblick in den Status der Anfragen ermöglichte eine prompte Weiterverfolgung und verhinderte Verzögerungen, was einen reibungsloseren Prüfungsablauf ermöglichte.
• Durch Automatisierung und standardisierte Prozesse wurde das Risiko menschlicher Fehler minimiert, was zu genaueren und zuverlässigeren Prüfungsergebnissen führte.

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UMSETZUNG DES KREISLAUFS

Die Zusammenarbeit mit Circit begann während der Hochsaison von Moore Polska, was eine Änderung der üblichen Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter erforderlich machte. Trotz der Herausforderungen verlief der Implementierungsprozess reibungslos und effizient. Alle Probleme mit der Plattform wurden umgehend behoben und regelmäßig aktualisiert.

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Die Implementierung von Circit während der Hochsaison ermöglichte es Moore Polska, kontinuierlich verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Diese kontinuierliche Feedbackschleife ermöglichte die rasche Einarbeitung von Änderungs- und Entwicklungsvorschlägen und beschleunigte die Effizienz der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter erheblich.

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"Circit hat unsere Vorgehensweise bei der Verwaltung von Prüfungsanfragen und der Kommunikation mit unseren Kunden erheblich vereinfacht. Die automatische Generierung von Anfragen durch die Plattform und die Möglichkeit für Kunden, direkt über Circit zu antworten, steigern unsere Effizienz und minimieren unser Engagement. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es uns, mögliche Verzögerungen schnell zu erkennen und den Archivierungsprozess zu verbessern. Seit wir Circit nutzen, brauchen wir für die Erstellung von PDFs, die früher etwa 3 Minuten dauerte, nur noch 3 Sekunden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet."

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Diese bemerkenswerte Verbesserung von 98 % zeigt den außergewöhnlichen Wert von Circit bei der Rationalisierung von Abläufen und der deutlichen Steigerung der Produktivität.

NÄCHSTE SCHRITTE

Derzeit nutzt Moore Polska drei Schlüsselprodukte von Circit: Confirmation Requests, PBC und AR/AP. Für die Zukunft plant Moore Polska, seine Partnerschaft mit Circit fortzusetzen und freut sich darauf, weitere Produkte und Plattform-Erweiterungen zu erforschen.

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