Umstellung der Drittparteienbestätigungen bei der Aareal Bank mit Circit
Die Aareal Bank mit Hauptsitz in Wiesbaden ist ein führender internationaler Immobilienspezialist, der intelligente Finanzierungs-, Software- und digitale Lösungen für die Immobilienbranche anbietet. Mit dem Fokus auf Innovation und Effizienz unterstützt die Bank institutionelle Kunden mit maßgeschneiderten Dienstleistungen und verbessert gleichzeitig durch die digitale Transformation kontinuierlich ihre internen Abläufe.
Vor Circit: Ein manueller, zeitaufwändiger Prozess
"Bevor wir Circit einsetzten, erhielten wir Anfragen nur per Post oder E-Mail.
Vor der Implementierung von Circit wurden die Bestätigungen von Dritten bei der Aareal Bank manuell per Post verschickt. Für unkomplizierte Bestätigungen wurde ein internes RPA-Tool
eingesetzt, aber der Gesamtprozess war immer noch zeitaufwändig und ineffizient.
Die Kunden beschwerten sich häufig über Verspätungen, und die Bank erkannte die Notwendigkeit, die Art und Weise, wie Bestätigungen ausgestellt und empfangen werden, zu modernisieren.
Die Entscheidung für Circit: Ein digitaler Schritt nach vorn
"Circit hat uns überzeugt, weil sowohl der Prüfer als auch der Kunde keine Circit-Nutzer sein müssen, um Bestätigungen digital zu erhalten."
Mit dem Ziel, den Bestätigungsprozess für Dritte zu digitalisieren, evaluierte die Aareal Bank Circit und erkannte schnell dessen Potenzial. Die Plattform zeichnete sich durch ihre Flexibilität aus: Bestätigungen konnten digital empfangen werden, auch wenn der Empfänger Circit noch nicht nutzte.
Der Entscheidungsprozess erforderte die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, darunter das zentrale Outsourcing-Management, die Rechtsabteilung, die IT-Abteilung und das für die Bestätigungen zuständige operative Team. Das Ziel war, Circit innerhalb von sechs Monaten zu implementieren, was erfolgreich erreicht wurde.
Implementierung: Schnelle Einrichtung, maßgeschneiderter Support
"Die Einrichtung von Circit verlief sehr schnell und reibungslos. Wir waren innerhalb weniger Wochen startklar."
Die Einführung einer SaaS-Lösung in einer Bankumgebung erfordert eine umfangreiche Koordination.
„Dank der Reaktionsschnelligkeit des Circit-Teams und eines engagierten Ansprechpartners verlief die Einrichtung effizient und unkompliziert.“
Die Mitarbeiter wurden umfassend geschult, wobei die Schulungen speziell auf die Arbeitsabläufe der Aareal Bank zugeschnitten waren. Infolgedessen werden Bestätigungen von Dritten nun in den meisten Fällen digital versendet, was Zeit spart und die Zufriedenheit sowohl der Kunden als auch der Wirtschaftsprüfer erhöht.
Circit nutzen: Bessere Übersicht, weniger Aufwand
"Es war kein Problem, unsere internen Kundenbriefe als Vorlagen zu integrieren und mit Hilfe von Textbausteinen zu vereinfachen."
"Die Erfahrungen mit Circit sind überwältigend positiv. Die Aareal Bank profitiert nun von gestrafften Versandprozessen, einer vereinfachten Brieferstellung über Textvorlagen und einer zentralen Übersicht über alle aktiven Anfragen."
Circit hat es den Teams der Aareal Bank ermöglicht, effizienter zu arbeiten und in Echtzeit zu verfolgen, wer welchen Fall bearbeitet.
In Zukunft plant die Bank, Circit als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen nach Prüfungsbestätigungen zu nutzen.
Partnerschaft im Aufbau: Gemeinsam entwickeln
"Circit ist auf unsere speziellen Anforderungen eingegangen und hat seine Entwicklungen so angepasst, dass wir noch effizienter arbeiten können."
Die Aareal Bank schätzt nicht nur die Plattform, sondern auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Circit hat das Feedback der Bank aufgenommen, um die Plattform zu verbessern und sie noch besser auf ihre Bedürfnisse abzustimmen.
Mit Blick auf die Zukunft sieht die Aareal Bank Möglichkeiten, die Nutzung von Circit zu vertiefen, insbesondere als zentraler Eingangskanal, der alle Bestätigungsaktivitäten Dritter konsolidiert.
"Unsere Kunden und die Prüfer sehen diese Entwicklung sehr positiv".
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