Abschlussbesprechungen sind ein wichtiger Teil des Prüfungsprozesses. Sie erfordern, dass Prüfer und Kunden nach Abschluss der Feldarbeit zusammenkommen, um den Verlauf der Prüfung, relevante Feststellungen und Aktionspunkte zu besprechen. Sie sind für beide Seiten wertvoll, denn die Kunden erhalten Einblicke in verbesserungswürdige Unternehmensbereiche, wie z. B. die Finanzkontrolle, und die Prüfer erhalten Feedback zu ihren Prüfungsergebnissen.
Eine häufige Herausforderung sowohl während der Prüfung als auch bei der Abschlussbesprechung besteht darin, den Überblick über die Kommunikation zu behalten: den Prüfpfad, Dateien, Ausnahmen und Antworten auf Anfragen. PBC Client Collaboration von Circit bietet hierfür eine Lösung, indem es eine verbesserte Sichtbarkeit von Dateien (mit der Möglichkeit, auf Datei- oder Abfrageebene zu kommunizieren), ein umfassendes Berichtswesen und eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem Kunden ermöglicht.
Umgang mit Kundenerwartungen
Wirtschaftsprüfer müssen ihre Prüfungen oft in kurzer Zeit durchführen, damit die Kunden ihre Abschlüsse so früh wie möglich im Jahr einreichen können. Dies kann besonders für größere oder börsennotierte Unternehmen von Bedeutung sein.
Es kann eine Herausforderung sein, die Fristen für diese Prüfungen einzuhalten und dafür zu sorgen, dass die Arbeit vor Ort in zufriedenstellender Weise abgeschlossen wird. In der Zwischenzeit müssen die Kunden ihre internen Verpflichtungen unter einen Hut bringen und sicherstellen, dass sie sich mit dem Prüfer über ihre Zuständigkeitsbereiche austauschen. Verzögerungen bei der Beschaffung der relevanten Informationen sind keine Seltenheit, und der Prüfer kann ohne die erforderlichen Informationen nicht beginnen, was zu weiteren Verzögerungen führt.
Die PBC Client Collaboration von Circit liefert detaillierte, aufschlussreiche Berichte, die dem Prüfer einen Überblick über die für jeden Kunden aufgewendete Zeit geben, und zwar bis auf Abfrageebene. Diese Daten können sehr hilfreich sein, wenn mit den Kunden während der Abschlussbesprechung etwaige Überschreitungen besprochen werden, da der Prüfer klar erkennen kann, ob es zu Verzögerungen kam, weil der Kunde nicht reagierte oder die vereinbarten Fristen nicht einhielt.
Diese Daten sind auch bei der Planung des Auftrags für das folgende Jahr sehr hilfreich, da sie es dem Wirtschaftsprüfer ermöglichen, jedem Prüfungsabschnitt den richtigen Zeitaufwand zuzuweisen und sicherzustellen, dass die Ressourcen so verteilt werden, dass der Auftrag termingerecht abgeschlossen werden kann. Sie können auch auf die Notwendigkeit hinweisen, den Zeitaufwand für den Auftrag zu erhöhen oder das Honorar anzupassen. Solche Gespräche können schwierig sein, werden jedoch durch qualitativ hochwertige Daten, die sie untermauern, erheblich erleichtert.
Sichtbarkeit
PBC Client Collaboration bietet einen einzigen und vollständigen Zugangspunkt für den Austausch von Dokumenten und die sichere Zusammenarbeit mit Kunden. Jeder Kommunikationspunkt wird protokolliert und auf dem Prüfpfad nachverfolgt, wodurch eine vollständige Transparenz zwischen dem Prüfer und dem Kunden in Bezug auf den Status der Prüfungsanfragen gewährleistet wird. Bei der Abschlussbesprechung sind sich Prüfer und Kunde darüber einig, was vor der Unterzeichnung des Jahresabschlusses erledigt werden muss.
Mithilfe eines solchen Tools kann der Kundenverantwortliche (beispielsweise der CFO oder Finanzdirektor) sicherstellen, dass alle noch offenen Punkte der richtigen Person in seinem Team zugewiesen und die Fristen klar festgelegt werden. Die Verwendung traditionellerer Methoden zur Verwaltung der PBC-Liste, wie beispielsweise einer Excel-Tabelle oder E-Mails, kann sehr zeitaufwendig sein und bietet keinen klaren, unveränderlichen Prüfpfad. Da verschiedene Versionen verwendet und bearbeitet werden, steigt die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen zwischen dem Kunden und dem Wirtschaftsprüfer erheblich.
Stärkere Kundenbeziehungen
Wenn sich der Prüfer auf die Abschlussbesprechung mit den klaren und transparenten Informationen vorbereiten kann, die über die PBC Client Collaboration von Circit zusammengetragen wurden, kann sich die Besprechung auf die Mehrwertdienste und Erkenntnisse konzentrieren, die die Prüfer während der Prüfung gewonnen haben.
Da die gesamte Kommunikation zwischen Prüfer und Kunde über die sichere Plattform erfolgt, kann jede Anfrage und jede Datei überprüft werden, und die Kommunikation auf Dateiebene ist möglich, um Ausnahmen oder Fragen, die vor Abschluss der Prüfung geklärt werden müssen, schnell und effizient zu behandeln.
Der Einsatz von PBC Client Collaboration als Hilfsmittel für die Planung künftiger Aufträge und die Abschlussbesprechung der laufenden Prüfung ist ein effizienter Weg, um sicherzustellen, dass alle Probleme angesprochen und gelöst werden, während gleichzeitig stärkere Kundenbeziehungen und größeres Vertrauen in den Prüfer gefördert werden. Die Kunden werden vollständig in den Prozess einbezogen und beteiligt, d. h. sie sind vor der Abschlussbesprechung über alle Probleme informiert.
Circit's PBC-Kundenzusammenarbeit
Die Nutzung von PBC Client Collaboration zur Planung künftiger Mandate und zum Abschluss laufender Prüfungen ist ein effizienter Weg, um sicherzustellen, dass alle Probleme angesprochen und gelöst werden, und gleichzeitig die Kundenbeziehungen zu stärken und das Vertrauen zu festigen. Die Kunden werden während des gesamten Prozesses umfassend einbezogen, sodass es bei der Abschlussbesprechung keine Überraschungen gibt.
