Les réunions de clôture sont un élément crucial du processus d'audit. Elles exigent que les auditeurs et les clients se réunissent une fois le travail de terrain de l'audit terminé pour discuter du déroulement de l'audit, des constatations pertinentes et des points d'action. Elles apportent une valeur ajoutée aux deux parties, les clients bénéficiant d'informations sur les domaines de l'entreprise qui peuvent être améliorés, tels que les contrôles financiers, et les auditeurs recevant des retours sur leurs constatations d'audit.
Les défis courants, tant pendant l'audit que lors de la réunion de clôture, incluent le suivi des communications : la piste d'audit, les fichiers, les exceptions et les réponses aux requêtes. La solution de Circit PBC Client Collaboration y apporte une solution en offrant une visibilité améliorée sur les fichiers (avec la possibilité de communiquer au niveau du fichier ou de la requête), des rapports complets et une collaboration client fluide.
Gestion des attentes des clients
Les auditeurs sont souvent tenus d'effectuer leurs audits dans un court laps de temps, afin de permettre aux clients de déposer leurs états financiers le plus tôt possible dans l'année. Cela peut être particulièrement pertinent pour les grandes entreprises ou les sociétés cotées en bourse.
Il peut être difficile de gérer les délais de ces audits et de s'assurer que tout le travail de terrain est effectué à un niveau satisfaisant. Pendant ce temps, les clients doivent concilier leurs obligations internes et s'assurer qu'ils collaborent avec l'auditeur sur leurs domaines de responsabilité. Les retards dans l'obtention des informations pertinentes sont fréquents et l'auditeur ne peut pas commencer sans les informations requises, ce qui entraîne des retards supplémentaires.
La solution PBC Client Collaboration de Circit fournit des rapports détaillés et pertinents pour donner à l'auditeur une compréhension du temps passé sur chaque client, jusqu'au niveau de la requête. Ces données peuvent être très utiles lors de la discussion de tout dépassement avec les clients pendant la réunion de clôture, car l'auditeur peut clairement identifier si des retards sont dus à l'absence de réponse du client ou au non-respect des délais convenus par le client.
Ces données sont également très utiles lors de la planification de la mission de l'année suivante, car elles permettent à l'auditeur d'allouer le temps approprié à chaque section d'audit et de s'assurer que les ressources sont allouées pour que le travail soit terminé à temps. Elles peuvent également identifier la nécessité d'augmenter le temps passé sur la mission ou d'augmenter les honoraires. Ces conversations peuvent être difficiles à mener, mais seront considérablement facilitées par des données de haute qualité pour les étayer.
Visibilité
PBC Client Collaboration offre un point d'accès unique et complet pour le partage sécurisé de documents et la collaboration avec les clients. Chaque point de communication est enregistré et suivi dans la piste d'audit, assurant une transparence totale entre l'auditeur et le client quant à l'état des requêtes d'audit. Lors de la réunion de clôture, l'auditeur et le client sont tous deux alignés sur ce qui doit être complété avant la signature des états financiers.
En utilisant un outil comme celui-ci, le responsable client (par exemple le DAF ou le Directeur Financier) peut s'assurer que tous les éléments en suspens sont attribués à la bonne personne de son équipe et que les délais sont clairement définis. L'utilisation d'une méthode plus traditionnelle de gestion de la liste PBC, telle qu'une feuille de calcul Excel ou un e-mail, peut être très chronophage et manque d'une piste d'audit claire et immuable. Avec différentes versions utilisées et travaillées, le risque de mauvaise communication entre le client et l'auditeur est considérablement accru.
Relations clients renforcées
Lorsque l'auditeur peut préparer la réunion de clôture avec les informations claires et transparentes recueillies via la solution PBC Client Collaboration de Circit, cela permet à la réunion de se concentrer sur les services à valeur ajoutée et les informations obtenues par les auditeurs pendant l'audit.
Étant donné que toute la communication entre l'auditeur et le client a eu lieu sur la plateforme sécurisée, chaque requête et fichier peut être vérifié et la communication au niveau du fichier est possible pour traiter rapidement et efficacement les exceptions ou les questions qui doivent être résolues avant que l'audit ne soit considéré comme terminé.
L'utilisation de PBC Client Collaboration comme outil pour faciliter la planification des missions futures et la réunion de clôture de l'audit en cours est un moyen efficace de s'assurer que tous les problèmes sont soulevés et résolus, tout en favorisant des relations clients plus solides et une confiance accrue envers l'auditeur. Les clients sont pleinement engagés et impliqués dans le processus, ce qui signifie qu'ils sont conscients de tout problème avant la réunion de clôture.
La solution PBC Client Collaboration de Circit
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