Comment les grands cabinets d'audit gèrent-ils la collecte de données bancaires ?
Lors d'une conversation avec BDO et Grant Thornton UK, nous explorons comment ils collectaient les données bancaires par le passé, les défis associés, comment ils le font maintenant, et ce qu'ils pensent que l'avenir réserve. En mettant en œuvre la technologie, tous deux ont réalisé des améliorations significatives que nous allons explorer plus en détail dans cet article.
Nos invités :
Bethany Duffy
En tant qu'associée en audit numérique chez Grant Thornton, Bethany est idéalement placée pour commenter son expérience en matière de collecte, de gestion et d'utilisation des données dans son rôle quotidien au sein d'un cabinet d'audit de premier plan.
Greg Homer
Directeur chez BDO, travaillant dans l'assurance des risques technologiques liés à l'analyse de données. Greg a plus de 14 ans d'expérience en audit financier numérique, couvrant les questions de risque technologique et de données, y compris l'analyse des risques et des finances, la stratégie de données et la gouvernance des données.
Le statu quo : la fourniture de données bancaires par le client
Nous entendons souvent de la part de nos clients et d'autres participants à nos discussions que les relevés bancaires sont encore majoritairement collectés sur papier, une situation qui peut être frustrante tant pour les auditeurs que pour leurs clients. La réception de ces informations vitales par ce canal nécessite beaucoup de vérification, de relance, de normalisation et de traitement avant que ces données ne puissent être utilisées dans un flux de travail numérique.
Greg précise : « Généralement, nos équipes financières obtenaient les données par tous les moyens possibles. Ainsi, dans certains cas, il s'agissait de PDF, dans d'autres de relevés papier, de téléchargements CSV ou de documents Excel : cela signifiait que nous avions beaucoup d'incohérences dans les approches des différentes équipes d'audit, rendant plus difficile le déploiement d'une méthodologie cohérente et de garantir que nos équipes disposent d'une population complète et précise. »
Et Bethany explique comment cela fonctionnait chez GT : « Auparavant, nous nous rendions sur place chez le client, ou lorsque la COVID a frappé, il s'agissait de partage d'écran : nous devions nous asseoir et regarder tous ces rapports des 12 derniers mois. Non seulement c'est chronophage pour nous, mais c'est aussi chronophage pour les clients.
De plus, les données que nous obtenons en étant sur place ou lors du partage d'écran ne sont pas vraiment utiles : nous ne pouvons ni filtrer, ni trier. L'autre problème majeur est que les fichiers CSV et Excel peuvent être modifiés. Pour répondre à ces points essentiels, il y a une grande opportunité à saisir avec l'Open Banking et d'autres technologies. »
Ce que Greg et Bethany ont mentionné se reflète dans les résultats du sondage que nous avons mené lors du webinaire, où nous avons posé la question : Quelle est la manière la plus courante de recevoir vos relevés bancaires aujourd'hui ?
64 % des répondants ont indiqué recevoir ces données via papier ou PDF. Ces données ne sont pas utilisables sous la forme dans laquelle elles sont reçues, ce qui signifie qu'un effort supplémentaire doit être fourni pour les transformer en quelque chose d'utilisable et de tangible dans un dossier d'audit.
Cela représente du temps passé à collationner et à ingérer des données, un temps qui pourrait et devrait très probablement être consacré aux tests.
Aujourd'hui : tirer parti de la technologie pour l'approvisionnement indépendant de données
Comment passer des défis du statu quo vers un modèle qui tire parti des outils disponibles et ouvre la voie à de nouvelles innovations ?
La collecte de données bancaires directement à la source est une réalité actuelle : des données standardisées, directement de la source, auprès d'un seul fournisseur. Le dernier élément de cela est la capacité de s'appuyer sur ces données pour débloquer d'autres options et possibilités.
L'Open Banking est la pierre angulaire pour obtenir des données transactionnelles de manière fluide et directement de la source. Alors, comment cela est-il mis à profit chez GT et BDO ?
Bethany explique : « La standardisation est un élément clé pour nous, non seulement les données standardisées, mais aussi le fait que nous pouvons obtenir un processus standardisé. Nous utilisons le tableau de bord Circit pour cela, mais aussi des API que nous intégrons ensuite dans nos processus, ce qui nous assure d'avoir cette approche cohérente et standard que toutes les équipes d'audit peuvent utiliser. En fin de compte, cela nous donne une assurance accrue sur ce solde de trésorerie, car ce que nous obtenons provient directement de la source et il n'y a aucune possibilité de manipulation de ce compte bancaire.
Nous complétons cela par une formation pour former les équipes d'audit locales à l'utilisation de l'Open Banking et leur montrer les réels avantages : pour elles, et pour la qualité de leur travail. »
L'Open Banking peut être exploité avec ou sans systèmes et processus sur mesure, via des API. Les entreprises auront besoin d'une expertise technique en interne pour créer des connexions API et les intégrer aux systèmes existants. Les entreprises qui n'ont pas la capacité ou les équipes pour le faire peuvent opter pour une plateforme comme Circit qui prend en charge cette composante pour elles, offrant non seulement la possibilité de commencer à débloquer des gains d'efficacité et à améliorer la qualité de l'audit, mais aussi en minimisant le temps nécessaire pour réaliser les avantages de leurs missions.
Greg : « Nous avons en fait pris la décision de construire notre propre solution interne pour ingérer automatiquement ces données bancaires et partager avec les équipes individuelles ce que nous voulons qu'elles fassent. Cela nous permet de le lier très étroitement à une méthodologie et d'aborder un dossier d'audit de documentation final. Nous sommes en mesure de le faire de manière très efficace et avec une grande qualité, grâce aux fonctionnalités que nous offre Circit.
Les retours de nos équipes sont uniquement positifs : elles en veulent plus, et elles veulent l'utiliser sur davantage d'audits. Un défi majeur en matière d'analyse sera toujours l'obtention des données, mais nous commençons maintenant à résoudre certains de ces défis, notamment en termes de qualité d'audit, d'efficacité et d'informations pertinentes. »
L'avenir : vers des tests automatisés ?
Sur cette note d'espoir, nous abordons le dernier sujet que nous avons discuté lors du webinaire : l'avenir que les développements de l'Open Banking sont en train de débloquer. Pouvons-nous nous diriger vers des tests automatisés, tels que les tests de grand livre automatisés : prendre un extrait du grand livre général du client et le faire correspondre automatiquement aux données bancaires indépendantes obtenues via l'Open Banking ?
En se projetant dans 2 ans, quels sont les espoirs au sein des équipes de BDO et GT ?
Bethany : « Une fois que vous avez les données bancaires, cela déclenche une sorte d'explosion d'innovation quant à ce que vous pouvez en faire. Cela nous offre une mine d'informations et d'analyses. La correspondance automatisée des grands livres devient également accessible. Auparavant, nous n'aurions jamais rêvé de faire quoi que ce soit de tout cela, mais maintenant nous commençons à nous y intéresser.
L'Open Banking peut être particulièrement utile pour le travail sur la trésorerie, car il nous permettra d'avoir un impact vraiment omniprésent sur ce que nous faisons en matière de trésorerie. Il ne s'agit pas seulement de le décréter dans une lettre bancaire, nous pouvons examiner le solde de trésorerie sur une période donnée, nous pouvons commencer à examiner la santé d'une entreprise, nous pouvons anticiper les difficultés à venir avant qu'elles ne se produisent réellement. »
Greg : « L'espoir serait de passer à la correspondance automatisée en masse : aux confirmations bancaires, aux confirmations bancaires numériques, à la correspondance avec le grand livre et les sous-comptes. Avec l'Open Banking et ces données qui arrivent, cela le rend plus accessible à un plus grand nombre de nos organismes d'audit.
Nous aurons également un historique de données plus important, nécessaire pour affiner le profilage au fil du temps : performances passées, performances actuelles, et même prédiction des performances futures. Actuellement, nous générons 15 mois de données. Nous pouvons accumuler ces données au fil du temps, de sorte qu'à l'avenir, nous pourrons utiliser 24 à 36 mois pour éclairer l'analyse. En termes d'audits, il s'agit davantage de ce que nous attendons, par opposition à ce que nous faisons. »
L'Open Banking est le fondement pour débloquer ces possibilités. Une plateforme comme Circit peut aider à rendre cela accessible aux équipes qui n'ont pas l'expertise interne pour construire ces systèmes elles-mêmes. Un moteur de correspondance spécialement conçu, comme celui que l'on trouve dans le module Verified Analytics de Circit, peut rendre l'automatisation encore plus accessible.
Le moteur de correspondance peut utiliser les données directement de la banque, ainsi qu'un téléchargement de dossier client, et effectuer la correspondance du grand livre automatiquement. Avec certaines des analyses de plus haut niveau, comme dans notre modèle Verified Insights, les changements de trésorerie peuvent être suivis : les points hauts et bas, les transactions importantes et inhabituelles, tout cela pouvant être utilisé dans une évaluation des risques ou une évaluation de la continuité de l'exploitation tout au long d'un audit.
En conclusion : les obstacles à la mise en œuvre de la technologie
Cela nous amène au deuxième sondage discuté lors du webinaire. La question posée était : « Quel est votre plus grand défi pour la mise en œuvre de la technologie de collecte de données ? ».
À cela, 36 % des répondants ont voté pour l'évaluation du ROI, 25 % ont voté pour l'adhésion du client, 24 % ont choisi de trouver le bon fournisseur et 15 % ont mentionné l'engagement du personnel.
De cela, nous pouvons conclure que malgré l'appétit croissant pour les solutions d'Open Banking, il existe encore des obstacles (perçus ?) qui se dressent sur le chemin de certaines entreprises, peut-être inutilement.
Après tout, le ROI deviendra évident grâce au temps gagné sur les dossiers d'audit, temps qui sera ensuite investi dans une analyse plus approfondie que les clients apprécieront. L'adhésion des clients devient plus facile à mesure que les clients et les équipes d'audit se tournent plus volontiers vers la technologie. Trouver le bon fournisseur – ou choisir de construire l'infrastructure en interne – est facilité par la vaste gamme d'options disponibles et la confiance et la positivité renouvelées et croissantes envers la technologie. Enfin, l'engagement du personnel : comme l'ont mentionné Greg et Bethany, les équipes apprendront à adopter les nouvelles technologies si celles-ci s'avèrent faciliter les processus. Avec la bonne formation, ce point est facilement résolu.
Alors, quelle est la prochaine étape ? Les entreprises tournées vers l'avenir qui adoptent les nouvelles possibilités technologiques se trouvent dans une position idéale : des options parmi lesquelles choisir, des exemples d'autres entreprises ayant réussi à adopter ces changements et de nombreux partages de connaissances disponibles pour les guider.
Envie d'en savoir plus ?
Les entreprises avant-gardistes qui adoptent les nouvelles possibilités technologiques sont idéalement placées : elles ont le choix entre plusieurs options, bénéficient d'exemples d'autres entreprises ayant réussi à intégrer ces changements, et disposent d'un vaste partage de connaissances pour les accompagner.
