Wie gehen die führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit der Erhebung von Bankdaten um?
In einem Gespräch mit BDO und Grant Thornton UK gehen wir der Frage nach, wie sie in der Vergangenheit Bankdaten erhoben haben, welche Herausforderungen damit verbunden waren, wie sie es heute tun und was sie für die Zukunft erwarten. Durch den Einsatz von Technologie konnten beide Unternehmen erhebliche Verbesserungen erzielen, die wir in diesem Artikel näher erläutern.
Unsere Gäste:
Bethany Duffy
Als Digital Audit Associate bei Grant Thornton ist Bethany in einer einzigartigen Position, um ihre Erfahrungen mit dem Sammeln, Verwalten und Arbeiten mit Daten in ihrer täglichen Rolle bei einer führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu kommentieren.
Greg Homer
Direktor bei BDO, tätig im Bereich Data Analytics Technology Risk Assurance. Greg verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung in der digitalen Finanzprüfung, die sich auf Technologie- und Datenrisikoangelegenheiten erstreckt, einschließlich Risiko- und Finanzanalysen, Datenstrategie und Data Governance.
Der Status quo: Bereitstellung von Bankdaten durch den Kunden
Wir hören oft von Kunden und anderen Gesprächspartnern, dass Kontoauszüge immer noch größtenteils in Papierform gesammelt werden, was sowohl für Rechnungsprüfer als auch für ihre Kunden frustrierend sein kann. Der Erhalt dieser wichtigen Informationen über diesen Kanal erfordert eine Menge an Prüfung, Nachverfolgung, Standardisierung und Verarbeitung, bevor diese Daten ein brauchbarer Teil eines digitalen Workflows sind.
Greg führt aus: "Normalerweise bekamen unsere Finanzteams die Daten auf jede erdenkliche Weise. In einigen Fällen handelte es sich also um PDF-Dateien, in anderen Fällen um Papierauszüge, CSV-Downloads oder Excel-Dokumente: Das würde bedeuten, dass die Ansätze der verschiedenen Prüfungsteams sehr uneinheitlich wären, was es schwieriger machen würde, die Methodik einheitlich anzuwenden und sicherzustellen, dass unsere Teams über eine vollständige und genaue Grundgesamtheit verfügen."
Bethany erklärt, wie das bei GT früher funktionierte: "Früher mussten wir mit dem Kunden vor Ort gehen, oder wenn COVID auftauchte, mussten wir uns den Bildschirm teilen: Wir mussten dasitzen und all diese 12-Monats-Berichte ansehen. Das ist nicht nur für uns zeitaufwändig, sondern auch für die Kunden.
Außerdem sind die Daten, die wir vor Ort oder bei der Bildschirmfreigabe erhalten, nicht wirklich nützlich: Wir können nicht filtern, wir können nicht sortieren. Das andere große Problem ist, dass CSV- und Excel-Dateien bearbeitet werden können. Um diese Hauptpunkte anzugehen, bieten Open Banking und andere Technologien eine große Chance."
Was Greg und Bethany erwähnten, spiegelt sich in den Ergebnissen der Umfrage wider, die wir im Webinar durchgeführt haben, in der wir die Frage stellten: Auf welche Weise erhalten Sie heute am häufigsten Kontoauszüge?
64 % der Befragten gaben an, dass sie diese Daten in Papierform oder im PDF-Format erhalten. Diese Daten sind in der Form, in der sie empfangen werden, nicht verwendbar, was bedeutet, dass zusätzliche Anstrengungen unternommen werden müssen, um sie in etwas umzuwandeln, das in einer Prüfungsakte nutzbar und greifbar ist.
Dies bedeutet, dass Zeit für das Zusammentragen und Einlesen von Daten aufgewendet werden muss, Zeit, die eigentlich für Tests genutzt werden könnte und sollte.
Das Jetzt: Nutzung der Technologie für die unabhängige Beschaffung von Daten
Wie können wir von den Herausforderungen des Status quo zu einem Modell übergehen, das die verfügbaren Instrumente nutzt und den Weg für weitere Innovationen ebnet?
Die Erhebung von Bankdaten direkt an der Quelle ist ein Teil des Ganzen: standardisierte Daten, direkt an der Quelle, von einem einzigen Anbieter. Die letzte Komponente ist die Möglichkeit, darauf aufzubauen, um weitere Optionen und Möglichkeiten zu erschließen.
Open Banking ist der Eckpfeiler für den reibungslosen und direkten Bezug von Transaktionsdaten an der Quelle. Wie wird dies nun bei GT und BDO genutzt?
Bethany erklärt: "Die Standardisierung ist für uns ein echter Schlüsselfaktor, nicht nur die standardisierten Daten, sondern auch die Tatsache, dass wir einen standardisierten Prozess erhalten können. Wir nutzen dafür das Circit-Dashboard, aber auch APIs, die wir dann in unsere Prozesse einbinden, um sicherzustellen, dass wir einen einheitlichen und standardisierten Ansatz haben, den alle Prüfungsteams nutzen können. Letztendlich gibt uns das mehr Sicherheit in Bezug auf den Kassenbestand, da wir die Daten direkt von der Quelle erhalten und es keine potenzielle Manipulation des Bankkontos gibt.
Wir unterstützen dies mit Schulungen, um die lokalen Prüfungsteams in der Nutzung von Open Banking zu schulen und ihnen die tatsächlichen Vorteile aufzuzeigen: für sie selbst und für die Qualität ihrer Arbeit."
Open Banking kann mit oder ohne maßgeschneiderte Systeme und Prozesse über APIs genutzt werden. Die Unternehmen benötigen internes technisches Know-how, um API-Verbindungen aufzubauen und in bestehende Systeme zu integrieren. Unternehmen, die nicht über die entsprechenden Kapazitäten oder Teams verfügen, können sich für eine Plattform wie Circit entscheiden, die diese Komponente für sie übernimmt und ihnen nicht nur die Möglichkeit bietet, Effizienzgewinne zu erzielen und die Prüfungsqualität zu verbessern, sondern auch die Zeit bis zur Realisierung der Vorteile bei ihren Aufträgen zu minimieren.
Greg: "Wir haben uns entschlossen, eine eigene Lösung zu entwickeln, um die Bankdaten automatisch zu erfassen und den einzelnen Teams mitzuteilen, was sie tun sollen. Dadurch können wir die Daten sehr eng mit einer Methodik verknüpfen und eine ultimative Dokumentationsprüfungsdatei erstellen. Dank der Funktionen von Circit sind wir in der Lage, dies sehr effizient und in hoher Qualität durchzuführen.
Das Feedback unserer Teams ist durchweg positiv: Sie wollen mehr, und sie wollen es bei mehr Prüfungen einsetzen. Eine große Herausforderung im Zusammenhang mit der Analytik wird immer die Beschaffung von Daten sein, aber wir beginnen jetzt, einige dieser Herausforderungen zu lösen, insbesondere im Hinblick auf Prüfungsqualität, Effizienz und Einblicke.
Die Zukunft: hin zu automatisierten Tests?
Mit dieser hoffnungsvollen Anmerkung wenden wir uns dem letzten Thema zu, das wir im Webinar besprochen haben: die Zukunft, die durch die Open-Banking-Entwicklungen erschlossen wird. Können wir zu automatisierten Tests übergehen, z. B. zu automatisierten Ledger-Tests, bei denen ein Hauptbuchauszug vom Kunden genommen und automatisch mit unabhängigen Bankdaten abgeglichen wird, die durch Open Banking gewonnen wurden?
Was erhoffen Sie sich von den Teams von BDO und GT in den nächsten 2 Jahren?
Bethany: "Wenn man die Bankdaten erst einmal hat, löst das eine Art Explosion von Innovationen aus, was man damit machen kann. Sie geben uns eine Fülle von Einblicken und Analysen. Auch der automatisierte Abgleich mit dem Hauptbuch rückt in greifbare Nähe. Früher hätten wir nicht im Traum daran gedacht, so etwas zu tun, aber jetzt beginnen wir, uns damit zu befassen.
Open Banking kann vor allem bei der Arbeit mit Barmitteln hilfreich sein, da es uns ermöglicht, wirklich einen durchdringenden Einfluss auf das zu haben, was wir mit Barmitteln tun. Wir können den Kassenbestand über einen bestimmten Zeitraum hinweg betrachten, wir können den Gesundheitszustand eines Unternehmens erkennen, wir können auftauchende Probleme erkennen, bevor sie tatsächlich auftreten.
Greg: "Wir hoffen, dass wir in großem Umfang zu einem automatisierten Abgleich übergehen: zu Bankbestätigungen, digitalen Bankbestätigungen, Abgleich mit dem Hauptbuch und den Nebenbüchern. Mit Open Banking und diesen Daten werden sie für mehr unserer Prüfstellen zugänglicher.
Außerdem verfügen wir dann über eine größere Datenhistorie, die wir für die Erstellung von Profilen im Laufe der Zeit benötigen: frühere Leistungen, aktuelle Leistungen und sogar Prognosen für künftige Leistungen. Im Moment generieren wir Daten aus 15 Monaten. Wir sind in der Lage, diese Daten im Laufe der Zeit zu erweitern, so dass wir in Zukunft 24-36 Monate für die Analyse nutzen können. Bei den Prüfungen geht es mehr darum, was wir erwarten, als darum, was wir tun.
Open Banking ist die Grundlage, um diese Möglichkeiten zu erschließen. Eine Plattform wie Circit kann dazu beitragen, dass dies für Teams, die nicht über das interne Fachwissen verfügen, um diese Systeme selbst aufzubauen, erreichbar ist. Eine speziell entwickelte Matching-Engine, wie sie im Verified-Analytics-Modul von Circit zu finden ist, kann eine weitere Automatisierung in Reichweite bringen.
Die Matching-Engine kann neben dem Upload von Kundendatensätzen auch Daten direkt von der Bank verwenden und den Ledger-Abgleich automatisch durchführen. Mit einigen der anspruchsvolleren Analysemethoden, wie z. B. unserem Modell Verified Insights, können Veränderungen bei den Barmitteln nachverfolgt werden: Höchst- und Tiefststände, große und ungewöhnliche Transaktionen, die alle im Rahmen einer Risikobewertung oder einer Bewertung der Unternehmensfortführung im Verlauf einer Prüfung verwendet werden können.
Fazit: Die Hindernisse für die Einführung der Technologie
Das bringt uns zu der zweiten Umfrage, die im Webinar besprochen wurde. Die Frage, die gestellt wurde, lautete: "Was ist für Sie die größte Herausforderung bei der Einführung von Technologie für die Datenerfassung?".
Dabei stimmten 36 % der Befragten für die Bewertung des ROI, 25 % für die Zustimmung des Kunden, 24 % für die Suche nach dem richtigen Anbieter und 15 % für das Engagement der Mitarbeiter.
Daraus können wir schließen, dass es trotz des zunehmenden Interesses an Open-Banking-Lösungen für einige Unternehmen immer noch (vermeintliche?) Hürden gibt, die vielleicht unnötigerweise im Weg stehen.
Schließlich wird der ROI durch die Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Prüfungsakten deutlich, die dann in eine tiefere Analyse investiert wird, was die Kunden zu schätzen wissen. Die Akzeptanz der Kunden wird immer einfacher, da sich sowohl die Kunden als auch die Prüfungsteams immer bereitwilliger der Technologie zuwenden. Die Suche nach dem richtigen Anbieter - oder die Entscheidung für den Aufbau einer eigenen Infrastruktur - wird durch das breite Spektrum an verfügbaren Optionen und das erneuerte und zunehmende Vertrauen und die positive Einstellung zur Technologie erleichtert. Schließlich das Engagement der Mitarbeiter: Wie sowohl Greg als auch Bethany erwähnten, werden die Teams lernen, neue Technologien anzunehmen, wenn sie nachweislich die Abläufe vereinfachen. Mit der richtigen Schulung lässt sich dieser Punkt leicht angehen.
Wie geht es also weiter? Vorausschauende Unternehmen, die neue technologische Möglichkeiten nutzen, befinden sich in einer idealen Position: Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen, Beispiele von anderen Unternehmen, die diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt haben, und eine Menge Wissen, das sie weitergeben können.
Möchten Sie mehr erfahren?
Wenn Sie sich für die Lösung von Circit zur Erfassung von Bankdaten interessieren, besuchen Sie unsere Seite Verified Transactions.
Wenn Sie daran interessiert sind, wie Sie die Matching-Engine von Circit nutzen können, um Ihren Ledger-Abgleich zu automatisieren, finden Sie hier weitere Informationen oder buchen Sie eine Demo, um die Lösung in Aktion zu sehen.
