Wie Crowe Spain mit Circit die Genauigkeit erhöht und die Rücklaufquote verbessert hat
Crowe Spanien ist ein führendes Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, das für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger, innovativer Lösungen in einer Vielzahl von Branchen bekannt ist. Als Teil des globalen Crowe-Netzwerks verbindet die Firma lokale Expertise mit internationaler Reichweite und unterstützt Unternehmen in jeder Phase ihrer Entwicklung mit maßgeschneiderten Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuern und Beratung.
Sergi Pons Rocañin, Audit Director mit mehr als 15 Jahren Erfahrung, ist ein wichtiges Mitglied der technischen Abteilung von Crowe Spanien. Er hat mit Unternehmen aller Größenordnungen zusammengearbeitet, von dynamischen Familienunternehmen bis hin zu großen Konzernen, und bietet fachkundige Beratung in den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Finanzberichterstattung.
Fiorella Manconi, Senior Experience in Audit, mit 4 Jahren Erfahrung in der Firma, ist Teil des Innovationsbereichs von Crowe Spanien und trägt zur Modernisierung und Verbesserung der Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen der Firma bei, um sicherzustellen, dass die Kunden von den neuesten Fortschritten in der Branche profitieren.
Erhöhte Genauigkeit und Zugänglichkeit von Informationen durch die zentralisierte Circit-Plattform
Deutliche Reduzierung der E-Mail-Kommunikation
Verbesserte Reaktionszeiten und Beseitigung von Redundanzen im Prozess
Erhebliche Verringerung des Zeitaufwands für Verwaltungsaufgaben
VOR DEM KREISLAUF
"Bevor wir Circit einsetzten, nutzten wir eine spezielle Plattform für Rundschreiben, die mehrere Herausforderungen mit sich brachte, z. B. die Unmöglichkeit, Vorlagen von Jahr zu Jahr wiederzuverwenden. Es waren nur zwei Rundschreiben pro Drittpartei möglich, und außerdem fehlte es an Vertrauen der Drittparteien in die Plattform, was die Erfolgsquote bei der Beantwortung reduzierte.
"Was den Dokumentenaustausch betrifft, so haben wir ihn hauptsächlich über E-Mail oder Plattformen wie Google Drive oder OneDrive abgewickelt. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der effektiven Verfolgung ausstehender Dokumente, da wir den Status der Informationen nicht in Echtzeit kennen konnten. Oft wurden Dokumente doppelt angefordert oder es wurden zu viele E-Mails ausgetauscht, so dass einige in der täglichen Nachrichtenflut verloren gingen, was zu Ineffizienzen in unserer Arbeit führte."
Entscheidung über den Kreislauf
"Als wir uns für Circit entschieden, wurden mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt. Intern bewerteten wir die Ineffizienz, die wir bei der Anforderung von Unterlagen erlebten, und die niedrige Erfolgsquote von Circit-Antworten. Daraus ergab sich die Notwendigkeit, eine effizientere Lösung zur Verbesserung der täglichen Abläufe zu finden."
"Der Entscheidungsprozess begann, als Junior- und Senior-Teammitglieder diese Schwierigkeiten bei ihrer täglichen Arbeit feststellten. Daraufhin wurde die technische Abteilung der Kanzlei, die für die digitale Transformation zuständig ist und sich aus einem Partner, einem Manager und einem Senior-Mitglied zusammensetzt, damit beauftragt, verschiedene Alternativen auf dem Markt zu bewerten.
"Im Juli 2023 begannen wir mit Jose, der uns eine Demo von Circit präsentierte und alle unsere Fragen beantwortete. Danach haben wir das Tool intern evaluiert und nach einer gründlichen Analyse Anfang Oktober mit der Implementierung in unseren Büros in Barcelona und Madrid begonnen".
Umsetzung von Circit
Crowe Spanien, eine führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat Circit mit dem Ziel eingeführt, die Effizienz und Transparenz seiner Prozesse zu verbessern. Diese Entscheidung hat die Arbeitsweise erheblich verändert, wovon sowohl die Wirtschaftsprüfer als auch ihre Kunden profitieren.
Die Implementierung von Circit konzentrierte sich auf drei wichtige Lösungen: PBC, Confirmation Requests und AR/AP-Produkte.
"Das PBC-Produkt bietet eine zentrale Plattform für den Austausch von Dokumenten in Echtzeit, wodurch die Organisation und der sofortige Zugriff auf die Prüfungsunterlagen verbessert werden. Dies hat zu einer erheblichen Verringerung des E-Mail-Aufkommens geführt und die Überprüfung offener Punkte bei jeder Prüfung erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht das Tool die Dokumentation von Kommunikationsverzögerungen, was die Verantwortlichkeit für die Einhaltung von Lieferfristen verbessert."
"Auf der anderen Seite hat Confirmation Requests die Erstellung, den Versand und die Verfolgung externer Bestätigungen vollständig automatisiert. Diese Automatisierung hat die Antwortzeiten erheblich verbessert, den manuellen Aufwand reduziert und Redundanzen im Prozess beseitigt. Die Ergebnisse der Einführung von Circit sind greifbar und signifikant."
Crowe Spain konnte den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren, was schnellere und effizientere Prüfungen ermöglicht, was in Zeiten hoher Arbeitsbelastung von entscheidender Bedeutung ist. Die Prüfer können sich nun mehr auf die Analyse als auf die Verwaltung des Papierkrams konzentrieren. Auch die Qualität der Prüfungen hat sich spürbar verbessert.
"Die Zentralisierung der Dokumentation hat die Genauigkeit und Zugänglichkeit der Informationen erhöht. Die Verfolgung von Bestätigungen und die Überprüfung von Dokumenten in Echtzeit haben zu dieser Qualitätsverbesserung beigetragen.
"Einer der bemerkenswertesten Vorteile war die Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden. Die Annahme von Circit durch die Mandanten verlief überraschend reibungslos und ermöglichte eine flüssigere und transparentere Kommunikation. Die Mandanten können nun effizient und sicher auf Dokumente zugreifen und diese gemeinsam nutzen, was das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen Crowe Spanien und seinen geprüften Mandanten gestärkt hat."
"Circit wurde auf verschiedenen Ebenen bei Crowe Spanien integriert. Die Geschäftsleitung nutzt die Plattform, um Prüfungen in Echtzeit zu überwachen, während die Prüfungsmitarbeiter sie täglich nutzen, um Informationen von Kunden und Dritten anzufordern und zu überprüfen. Besonders intensiv wird das Tool bei externen Bestätigungen und in den Bereichen der Kooperationspläne genutzt."
Die Einführung von Circit hat sich für Crowe Spanien als strategische Entscheidung erwiesen, da es die Prüfungsprozesse optimiert und die Erfahrung sowohl für die internen Teams als auch für die Kunden verbessert hat. Die Plattform hat nicht nur die betriebliche Effizienz erhöht, sondern auch die Qualität der Prüfungen verbessert und die Beziehungen zu den Kunden gestärkt.
Unterstützung und Produktentwicklung von Circit
"Die Zusammenarbeit mit Circit war sehr zufriedenstellend. Die schnelle Reaktion des Teams auf Fragen und Probleme hat dazu beigetragen, die Akzeptanz des Tools in den Teams zu verbessern. Das Circit-Team hat das Feedback und die Empfehlungen des Teams von Crowe berücksichtigt, um die Funktionalität der Plattform zu verbessern. Die Verfügbarkeit des technischen Supports war der Schlüssel zur Anpassung des Tools an die spezifischen Bedürfnisse von Crowe.
Warum würden Sie Circit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften empfehlen?
"Wir würden Circit aufgrund der zahlreichen Vorteile, die es für unsere tägliche Arbeit mit sich gebracht hat, anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften empfehlen. Die Implementierung von Circit hat die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse vollständig verändert, wovon sowohl unsere Teams als auch unsere Kunden profitieren."
"Die Zentralisierung der Informationen hat die Zugänglichkeit der Dokumente verbessert und das Risiko von Fehlern bei der Anforderung von doppelten Dateien oder der Auslassung wesentlicher Informationen durch den Kunden minimiert. Die Nachverfolgung von Bestätigungen und Dokumentenprüfungen in Echtzeit hat zu einer verbesserten Prüfungsqualität geführt.
"Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Beziehung zu den Kunden. Circit hat nicht nur unsere betrieblichen Abläufe optimiert, sondern auch die Qualität unserer Arbeit verbessert und die Erfahrung für alle Beteiligten erhöht. Die Leichtigkeit, mit der die Kunden Circit angenommen haben, hat die Zusammenarbeit und das Vertrauen verbessert, da sie nun schnell und sicher Dokumente austauschen und abrufen können.
Wie sieht die Zukunft Ihrer Zusammenarbeit mit Circit aus?
"Wir freuen uns, unsere Zusammenarbeit mit Circit auch in den kommenden Jahren fortzusetzen. Eine der größten Stärken von Circit ist für uns der hervorragende Kundenservice, der der Schlüssel zum Erfolg der Umsetzung war."
"Wir prüfen derzeit die Möglichkeit, die Anwendung auf andere Büros innerhalb des Crowe-Netzwerks in Spanien auszuweiten, da die Ergebnisse sehr positiv waren. Darüber hinaus freuen wir uns darauf, auch in Zukunft mit Circit zusammenzuarbeiten, um neue Tools und innovative Lösungen zu testen, die sie zur weiteren Optimierung unserer Prozesse entwickeln könnten."