Wie handhaben führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Erfassung von Transaktionsdaten?
Im Gespräch mit BDO und Grant Thornton UK untersuche ich, wie sie in der Vergangenheit Transaktionsdaten erfasst haben, welche Herausforderungen sie dabei hatten, wie sie es jetzt handhaben und was sie für die Zukunft erwarten.
Beide Unternehmen erzielten erhebliche Verbesserungen bei Prozessen und Arbeitsabläufen durch den Einsatz der richtigen Technologie, die sie bei der Erfassung von Transaktionsdaten unterstützt, was wir in diesem Artikel näher beleuchten werden.
BDO und Grant Thornton UK
Für diesen Artikel sprach ich mit Bethan Duffy von Grant Thornton UK und Greg Homer von BDO.
Als Digital Audit Managerin bei Grant Thornton, Bethany Duffy ist in einer einzigartigen Position, um ihre Erfahrungen mit der Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung von Transaktionsdaten zu kommentieren.
Greg Homer, Data & Analytics Director bei BDO, verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung im Bereich Digital Financial Audit und deckt dabei Technologie- und Datenrisikothemen ab, einschließlich Risiko- und Finanzanalysen, Datenstrategie und Data Governance.
Der Status quo: Vom Kunden bereitgestellte Bankdaten
Zunächst möchte ich Bethany und Greg nach ihrer Einschätzung fragen, wie die Erfassung von Transaktionsdaten in ihren Unternehmen bisher abgelaufen ist.
Wir hören oft von Kunden und anderen Gesprächspartnern, dass Kontoauszüge immer noch größtenteils in Papierform gesammelt werden, eine Situation, die sowohl für Prüfer als auch für ihre Kunden frustrierend sein kann. Der Empfang dieser wichtigen Informationen über diesen Kanal erfordert viel Prüfung, Nachverfolgung, Standardisierung und Verarbeitung, bevor diese Daten ein nutzbarer Bestandteil eines digitalen Workflows sind.
Greg führt aus: „Typischerweise erhielten unsere Finanzteams Daten auf jede erdenkliche Weise. In einigen Fällen waren es PDFs, in anderen Fällen Kontoauszüge in Papierform, CSV-Downloads oder Excel-Dokumente: Das bedeutete, dass wir eine große Inkonsistenz in den Ansätzen der verschiedenen Prüfungsteams hatten, was es schwieriger machte, die Methodik konsistent anzuwenden und sicherzustellen, dass unsere Teams die vollständige und genaue Datenbasis hatten.“
Und Bethany erklärt, wie es früher bei GT ablief: „Früher sind wir zum Kunden vor Ort gegangen, oder als COVID kam, war es Screen-Sharing: Wir mussten uns hinsetzen und all diese 12-Monats-Berichte ansehen. Das ist nicht nur für uns zeitaufwendig, sondern auch für die Kunden.
Hinzu kommt, dass die Daten, die wir vor Ort oder beim Screen-Sharing erhalten, eigentlich nicht so nützlich sind: Wir können nicht filtern; wir können nicht sortieren. Das andere große Problem ist, dass CSV- und Excel-Dateien bearbeitet werden können. Um diese Hauptpunkte anzugehen, bietet Open Banking und spezialisierte Technologie zur Erfassung von Transaktionsdaten eine große Chance.“
Da die von den Kunden gelieferten Daten in der erhaltenen Form nicht nutzbar sind, müssen zusätzliche Zeit und Mühe investiert werden, um sie in etwas Nutzbares und Greifbares für eine Prüfungsakte umzuwandeln. Das bedeutet viel Zeit, die für das Zusammentragen und Einlesen von Daten aufgewendet wird; Zeit, die für die Prüfung genutzt werden könnte und höchstwahrscheinlich auch sollte.
Die Gegenwart: Technologie für die unabhängige Erfassung von Transaktionsdaten nutzen
Wie können wir von den Herausforderungen des Status quo zu einem Modell übergehen, das verfügbare Tools nutzt und den Weg für weitere Innovationen ebnet?
Die direkte Erfassung von Bankdaten aus der Quelle ist bereits Realität: standardisierte Daten, direkt aus der Quelle, von einem einzigen Anbieter. Der letzte Baustein dabei ist die Möglichkeit, darauf aufzubauen, um weitere Optionen und Möglichkeiten zu erschließen.
Open-Banking-Konnektivität und APIs sind der Eckpfeiler der Erfassung von Transaktionsdaten direkt aus der Quelle. Wie wird dies also bei GT und BDO genutzt?
Bethany erklärt: „Die Standardisierung ist für uns ein wirklich entscheidender Punkt, nicht nur die standardisierten Daten, sondern auch die Tatsache, dass wir einen standardisierten Prozess erhalten können. Dafür nutzen wir das Circit-Dashboard, aber auch APIs, die wir dann in unsere Prozesse integrieren. Das stellt sicher, dass wir diesen konsistenten und standardisierten Ansatz haben, den alle Audit-Teams nutzen können. Letztendlich gibt uns das eine erhöhte Sicherheit bezüglich des Kassenbestands, denn was wir erhalten, kommt direkt aus der Quelle, und es gibt keine potenzielle Manipulation dieses Bankkontos.
Wir untermauern dies mit Schulungen, um lokale Audit-Teams in der Nutzung der Open-Banking-Transaktionsdatenerfassung zu schulen und ihnen die echten Vorteile aufzuzeigen: für sie selbst und für die Qualität ihrer Arbeit.“
Open Banking kann mit oder ohne maßgeschneiderte Systeme und Prozesse über APIs genutzt werden. Unternehmen benötigen internes technisches Fachwissen, um API-Verbindungen aufzubauen und in bestehende Systeme zu integrieren. Unternehmen, die nicht über die Kapazitäten oder Teams verfügen, dies zu tun, können sich für eine Plattform wie Circit entscheiden, die diese Komponente für sie übernimmt und ihnen nicht nur die Möglichkeit bietet, Effizienzsteigerungen zu erzielen und die Prüfungsqualität zu verbessern, sondern auch die Zeit minimiert, bis der Nutzen bei ihren Aufträgen realisiert wird.
Greg: „Wir haben tatsächlich die Entscheidung getroffen, eine eigene interne Lösung zu entwickeln, um diese Bankdaten automatisch zu erfassen und den einzelnen Teams mitzuteilen, was wir von ihnen erwarten. Das ermöglicht es uns, sie sehr eng an eine Methodik zu knüpfen und einen vollständigen Prüfungsordner zu erstellen. Wir können dies dank der Funktionen, die wir mit Circit erhalten, sehr effizient und in hoher Qualität tun.
Das Feedback unserer Teams ist ausschließlich positiv: Sie wollen mehr und möchten es bei weiteren Prüfungen einsetzen. Eine große Herausforderung bei der Analyse wird immer die Beschaffung von Daten sein, aber wir beginnen nun, einige dieser Herausforderungen zu lösen, insbesondere in Bezug auf Prüfungsqualität, Effizienz und Erkenntnisse.“
Die Zukunft: auf dem Weg zu automatisierten Tests?
Mit dieser hoffnungsvollen Anmerkung wenden wir uns dem letzten Thema zu, das wir besprochen haben: der Zukunft, die durch die Entwicklungen im Open Banking erschlossen wird. Können wir uns in Richtung automatisierter Tests bewegen, wie z. B. automatisierte Hauptbuchprüfung: einen Hauptbuchauszug vom Kunden nehmen und ihn automatisch mit unabhängig über APIs erhaltenen Transaktionsdaten abgleichen?
Mit Blick auf die nächsten 2 Jahre, welche Hoffnungen haben die Teams bei BDO und GT?
Bethany: „Sobald man die Bankdaten hat, löst das eine Art Innovationsschub aus, was man damit alles anfangen kann. Es liefert uns eine Fülle von Erkenntnissen und Analysen. Auch der automatische Hauptbuchabgleich rückt in greifbare Nähe. Früher hätten wir nicht davon geträumt, all diese Dinge zu tun, aber jetzt beginnen wir, uns damit zu beschäftigen.
Eine optimierte Erfassung von Transaktionsdaten kann besonders hilfreich bei der Kassenprüfung sein, da sie uns ermöglicht, einen umfassenden Einfluss auf unsere Arbeit im Bereich Kasse zu nehmen. Es geht nicht nur darum, es auf ein Bankbestätigungsschreiben zu beschränken, wir können den Kassenbestand über einen bestimmten Zeitraum betrachten, wir können beginnen, die Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen, wir können Schwierigkeiten im Voraus erkennen, bevor sie tatsächlich eintreten.“
Greg: „Die Hoffnung wäre, massenhaft zu automatisierten Abgleichen überzugehen: zu Bankbestätigungen, digitalen Bankbestätigungen, Abgleichen mit dem Hauptbuch und den Nebenbüchern. Mit einer besseren Erfassung von Transaktionsdaten und dem Zugang zu diesen Daten wird es für mehr unserer Prüfungsstellen zugänglicher.
Wir werden auch eine umfassendere Datenhistorie haben, die für ein besseres Profiling im Laufe der Zeit benötigt wird: frühere Leistung, aktuelle Leistung, sogar die Vorhersage zukünftiger Leistung. Derzeit generieren wir Daten für 15 Monate. Wir können dies im Laufe der Zeit aufbauen, sodass wir in Zukunft 24-36 Monate für die Analyse nutzen können. Im Hinblick auf Prüfungen geht es dann mehr darum, was wir erwarten, anstatt darum, was wir tun.“
Open-Banking-API-Verbindungen sind die Grundlage, um das zu ermöglichen, was Bethany und Greg erwähnt haben. Eine Plattform wie Circit kann dazu beitragen, dies für Teams zugänglich zu machen, die nicht über das interne Fachwissen verfügen, um diese Systeme selbst zu entwickeln.
Dies wird durch unser Produkt ermöglicht, Verifizierte Transaktionen, die die Erfassung von Transaktionsdaten direkt aus Kundenkonten ermöglicht. Kunden autorisieren diesen Zugriff sicher und direkt in ihrer gewohnten Bankumgebung. Danach können Prüfer die Transaktionsdaten der Konten, für die sie eine Zugriffsberechtigung erhalten haben, direkt auf Circit einsehen. Diese Transaktionen können dann in einem standardisierten Format heruntergeladen und weiterverarbeitet werden.
Fazit: Die Hindernisse bei der Implementierung von Technologie
Trotz des gestiegenen Interesses an Open-Banking-Lösungen gibt es für einige Unternehmen immer noch (vermeintliche?) Hürden.
Eine davon ist die Bewertung des ROI. Ich denke, dies wird sich durch die Zeitersparnis bei Prüfungsakten und die anschließende Investition in tiefere Analysen zeigen, was die Kunden zu schätzen wissen werden.
Ein weiteres Anliegen, die Akzeptanz durch den Kunden, wird mit der Zeit ebenfalls abnehmen, da sowohl Kunden als auch Prüfungsteams immer häufiger auf Technologie zurückgreifen. Die Suche nach dem richtigen Anbieter – oder die Entscheidung, die Infrastruktur intern aufzubauen – wird durch die große Auswahl an verfügbaren Optionen sowie das erneute und wachsende Vertrauen in und die positive Einstellung zur Technologie erleichtert.
Schließlich die Mitarbeiterbindung: Wie sowohl Greg als auch Bethany erwähnten, werden Teams neue Technologien annehmen, wenn sich diese als prozessvereinfachend erweisen. Mit der richtigen Schulung lässt sich dieser Punkt leicht beheben.
Was kommt als Nächstes? Zukunftsweisende Unternehmen, die neue technologische Möglichkeiten nutzen, befinden sich in einer idealen Position: Es gibt Optionen zur Auswahl, Beispiele von anderen Unternehmen, die diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt haben, und viel Wissensaustausch, der sie leiten kann.
Möchten Sie mehr erfahren?
Wenn Sie an der Lösung von Circit zur Erfassung von Transaktionsdaten interessiert sind, besuchen Sie unsere Seite Verifizierte Transaktionen.
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