Wie gehen die führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit der Erhebung von Transaktionsdaten um?
In einem Gespräch mit BDO und Grant Thornton UK gehe ich der Frage nach, wie sie in der Vergangenheit Transaktionsdaten gesammelt haben, welchen Herausforderungen sie sich dabei gegenüber sahen, wie sie es jetzt tun und was sie für die Zukunft erwarten.
Beide Unternehmen konnten ihre Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich verbessern, indem sie die richtige Technologie zur Unterstützung bei der Erfassung von Transaktionsdaten einführten, auf die wir in diesem Artikel näher eingehen werden.
BDO und Grant Thornton UK
Für diesen Artikel habe ich mit Bethan Duffy von Grant Thornton UK und Greg Homer von BDO gesprochen.
Als Digital Audit Manager bei Grant Thornton ist Bethany Duffy in einer einzigartigen Position, um ihre Erfahrungen mit der Sammlung, Verwaltung und Arbeit mit Transaktionsdaten zu kommentieren.
Greg Homer, Data & Analytics Director bei BDO, verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung in der digitalen Finanzprüfung, die sich auf die Bereiche Technologie und Datenrisiko, einschließlich Risiko- und Finanzanalyse, Datenstrategie und Datenverwaltung erstreckt.
Der Status quo: Bereitstellung von Bankdaten durch den Kunden
Zunächst möchte ich von Bethany und Greg erfahren, wie die Erhebung von Transaktionsdaten in ihren Unternehmen bisher abgelaufen ist.
Wir hören oft von Kunden und anderen Gesprächspartnern, dass Kontoauszüge immer noch größtenteils in Papierform gesammelt werden, was sowohl für Rechnungsprüfer als auch für ihre Kunden frustrierend sein kann. Der Erhalt dieser wichtigen Informationen über diesen Kanal erfordert eine Menge Kontrollen, Nachforschungen, Standardisierungen und Verarbeitungen, bevor diese Daten als Teil eines digitalen Workflows genutzt werden können.
Greg führt aus: "Normalerweise bekamen unsere Finanzteams die Daten auf jede erdenkliche Weise. In einigen Fällen handelte es sich also um PDF-Dateien, in anderen Fällen um Papierauszüge, CSV-Downloads oder Excel-Dokumente: Das würde bedeuten, dass die Ansätze der verschiedenen Prüfungsteams sehr uneinheitlich wären, was es schwieriger machen würde, die Methodik einheitlich anzuwenden und sicherzustellen, dass unsere Teams über eine vollständige und genaue Grundgesamtheit verfügen."
Bethany erklärt, wie das bei GT früher funktionierte: "Früher mussten wir mit dem Kunden vor Ort gehen, oder wenn COVID auftauchte, mussten wir uns den Bildschirm teilen: Wir mussten dasitzen und all diese 12-Monats-Berichte ansehen. Das ist nicht nur für uns zeitaufwändig, sondern auch für die Kunden.
Außerdem sind die Daten, die wir vor Ort oder bei der Bildschirmfreigabe erhalten, nicht wirklich nützlich: Wir können nicht filtern, wir können nicht sortieren. Das andere große Problem ist, dass CSV- und Excel-Dateien bearbeitet werden können. Um diese Hauptpunkte anzugehen, bieten Open Banking und spezialisierte Technologien für die Erfassung von Transaktionsdaten eine große Chance."
Da die von den Kunden gelieferten Daten in der Form, in der sie empfangen werden, nicht verwendbar sind, müssen zusätzliche Zeit und Mühe investiert werden, um sie in etwas umzuwandeln, das in einer Prüfungsakte verwendbar und greifbar ist. Dies bedeutet, dass viel Zeit für das Zusammentragen und Einlesen der Daten aufgewendet werden muss, Zeit, die für das Testen genutzt werden könnte und wahrscheinlich auch sollte.
Das Jetzt: Nutzung der Technologie für die unabhängige Erhebung von Transaktionsdaten
Wie können wir von den Herausforderungen des Status quo zu einem Modell übergehen, das die verfügbaren Instrumente nutzt und den Weg für weitere Innovationen ebnet?
Die Erhebung von Bankdaten direkt an der Quelle ist ein Teil des Ganzen: standardisierte Daten, direkt an der Quelle, von einem einzigen Anbieter. Die letzte Komponente ist die Möglichkeit, darauf aufzubauen, um weitere Optionen und Möglichkeiten zu erschließen.
Open-Banking-Konnektivität und APIs sind der Grundstein für die Erfassung von Transaktionsdaten direkt an der Quelle. Wie wird dies nun bei GT und BDO genutzt?
Bethany erklärt: "Die Standardisierung ist für uns ein echter Schlüsselfaktor, nicht nur die standardisierten Daten, sondern auch die Tatsache, dass wir einen standardisierten Prozess erhalten können. Wir nutzen dafür das Circit-Dashboard, aber auch APIs, die wir dann in unsere Prozesse einbinden, um sicherzustellen, dass wir einen einheitlichen und standardisierten Ansatz haben, den alle Prüfungsteams nutzen können. Letztendlich gibt uns das mehr Sicherheit in Bezug auf den Kassenbestand, da wir die Daten direkt von der Quelle erhalten und es keine potenzielle Manipulation des Bankkontos gibt.
Wir unterstützen dies durch Schulungen, in denen wir die lokalen Prüfungsteams in der Nutzung der Open-Banking-Transaktionsdatenerfassung schulen und ihnen die tatsächlichen Vorteile aufzeigen: für sie selbst und für die Qualität ihrer Arbeit."
Open Banking kann mit oder ohne maßgeschneiderte Systeme und Prozesse über APIs genutzt werden. Die Unternehmen benötigen internes technisches Know-how, um API-Verbindungen aufzubauen und in bestehende Systeme zu integrieren. Unternehmen, die nicht über die entsprechenden Kapazitäten oder Teams verfügen, können sich für eine Plattform wie Circit entscheiden, die diese Komponente für sie übernimmt und ihnen nicht nur die Möglichkeit bietet, Effizienzgewinne zu erzielen und die Prüfungsqualität zu verbessern, sondern auch die Zeit bis zur Realisierung der Vorteile bei ihren Aufträgen zu minimieren.
Greg: "Wir haben uns entschlossen, eine eigene Lösung zu entwickeln, um die Bankdaten automatisch zu erfassen und den einzelnen Teams mitzuteilen, was sie tun sollen. Dadurch können wir die Daten sehr eng mit einer Methodik verknüpfen und eine ultimative Dokumentationsprüfungsdatei erstellen. Dank der Funktionen von Circit sind wir in der Lage, dies sehr effizient und in hoher Qualität durchzuführen.
Das Feedback unserer Teams ist durchweg positiv: Sie wollen mehr, und sie wollen es bei mehr Prüfungen einsetzen. Eine große Herausforderung im Zusammenhang mit der Analytik wird immer die Beschaffung von Daten sein, aber wir beginnen jetzt, einige dieser Herausforderungen zu lösen, insbesondere im Hinblick auf Prüfungsqualität, Effizienz und Einblicke.
Die Zukunft: hin zu automatisierten Tests?
Mit dieser hoffnungsvollen Anmerkung wenden wir uns dem letzten Thema zu, das wir erörtert haben: die Zukunft, die durch die Open-Banking-Entwicklungen erschlossen wird. Können wir uns auf automatisierte Tests zubewegen, wie z. B. automatisierte Ledger-Tests: Wir nehmen einen Hauptbuchauszug vom Kunden und gleichen ihn automatisch mit unabhängig beschafften Transaktionsdaten über APIs ab?
Was erhoffen Sie sich von den Teams von BDO und GT in den nächsten 2 Jahren?
Bethany: "Wenn man die Bankdaten erst einmal hat, löst das eine Art Explosion von Innovationen aus, was man damit machen kann. Sie geben uns eine Fülle von Einblicken und Analysen. Auch der automatisierte Abgleich mit dem Hauptbuch rückt in greifbare Nähe. Früher hätten wir nicht im Traum daran gedacht, so etwas zu tun, aber jetzt beginnen wir, uns damit zu befassen.
Eine rationalisierte Erfassung von Transaktionsdaten kann besonders bei der Arbeit mit Barmitteln hilfreich sein, da sie es uns ermöglicht, wirklich einen durchdringenden Einfluss auf unsere Arbeit mit Barmitteln zu haben. Wir können uns den Kassenbestand über einen bestimmten Zeitraum hinweg ansehen, wir können die Gesundheit eines Unternehmens erkennen, wir können auftauchende Probleme erkennen, bevor sie tatsächlich eintreten."
Greg: "Wir hoffen, dass wir in großem Umfang zu einem automatisierten Abgleich übergehen: mit Bankbestätigungen, digitalen Bankbestätigungen, Abgleich mit dem Hauptbuch und den Nebenbüchern. Mit einer besseren Erfassung von Transaktionsdaten und der Übermittlung dieser Daten werden sie für mehr unserer Prüfstellen zugänglicher.
Außerdem verfügen wir dann über eine größere Datenhistorie, die wir für die Erstellung von Profilen im Laufe der Zeit benötigen: frühere Leistungen, aktuelle Leistungen und sogar Prognosen für künftige Leistungen. Im Moment generieren wir Daten aus 15 Monaten. Wir sind in der Lage, diese Daten im Laufe der Zeit zu erweitern, so dass wir in Zukunft 24-36 Monate für die Analyse nutzen können. Bei den Prüfungen geht es mehr darum, was wir erwarten, als darum, was wir tun.
Offene Banking-API-Verbindungen sind die Grundlage für die von Bethany und Greg erwähnten Möglichkeiten. Eine Plattform wie Circit kann dazu beitragen, dass dies auch für Teams erreichbar ist, die nicht über das interne Fachwissen verfügen, um diese Systeme selbst aufzubauen.
Ermöglicht wird dies durch unser Produkt Verified Transactions, das die Erfassung von Transaktionsdaten direkt von den Kundenkonten freigibt. Die Kunden autorisieren diesen Zugang sicher und direkt in ihrer gewohnten Bankumgebung, woraufhin die Prüfer die Transaktionsdaten zu den Konten, für die sie Zugang erhalten haben, direkt auf Circit einsehen können. Diese Transaktionen können dann in einem standardisierten Format heruntergeladen und weiterverarbeitet werden.
Fazit: Die Hindernisse für die Einführung der Technologie
Trotz des zunehmenden Interesses an Open-Banking-Lösungen gibt es für einige Unternehmen immer noch (vermeintliche?) Hürden, die ihnen im Weg stehen.
Eine davon ist die Bewertung des ROI. Ich denke, dass dies durch die Zeit, die man bei der Prüfung von Akten spart und dann in eine tiefergehende Analyse investiert, deutlich wird, was die Kunden zu schätzen wissen werden.
Ein weiteres Problem, nämlich die Akzeptanz durch die Kunden, wird mit der Zeit ebenfalls abnehmen, da sich sowohl die Kunden als auch die Prüfungsteams immer bereitwilliger der Technologie zuwenden. Die Suche nach dem richtigen Anbieter - oder die Entscheidung für den Aufbau einer eigenen Infrastruktur - wird durch das breite Spektrum an verfügbaren Optionen und das erneuerte und zunehmende Vertrauen in und die positive Einstellung zu Technologie erleichtert.
Und schließlich das Engagement der Mitarbeiter: Wie sowohl Greg als auch Bethany erwähnten, werden die Teams lernen, neue Technologien anzunehmen, wenn sie nachweislich die Abläufe erleichtern. Mit der richtigen Schulung lässt sich dieser Punkt leicht angehen.
Was kommt also als nächstes? Vorausschauende Unternehmen, die sich auf neue technologische Möglichkeiten einlassen, befinden sich in einer idealen Position: Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen, Beispiele anderer Unternehmen, die diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt haben, und eine Menge an Wissen, das sie weitergeben können.
Möchten Sie mehr erfahren?
Wenn Sie sich für die Lösung von Circit zur Erfassung von Transaktionsdaten interessieren, besuchen Sie unsere Seite Verified Transactions.
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