Wenn Sie eine Verwahrstelle oder Depotbank sind, kennen Sie das schon: Jahresbestätigungen stehen an, Abstimmungspausen häufen sich, und Ihr Team vergräbt sich in Tabellenkalkulationen, um die Eigentumsverhältnisse von immer komplexeren Vermögensarten zu überprüfen. Es ist die gesetzliche Anforderung, die niemand gerne erfüllt, aber jeder muss sie richtig machen.
Ich war jahrelang auf der anderen Seite dieses Prozesses tätig, als Buchhalter eines PE-Fonds. Ich war derjenige, der Positionsdateien erstellte, sich mit den Depotbanken abstimmte und Unterlagen für die Wirtschaftsprüfer vorbereitete. Ich habe aus erster Hand erfahren, wie anstrengend die Abstimmungspausen sind, wie groß der Druck durch aufsichtsrechtliche Fristen ist und wie komplex die Verwaltung mehrerer Anlageklassen in verschiedenen Rechtsordnungen ist.
Das Problem? Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen heute die Überprüfung von Vermögenswerten handhaben, wurde für eine einfachere Welt konzipiert, eine Welt mit unkomplizierten Wertpapieren, klaren Verwahrketten und weit weniger aufsichtsrechtlichen Kontrollen.
Diese Welt existiert nicht mehr.
Der perfekte Sturm
Die Überprüfung von Vermögenswerten ist in den letzten zehn Jahren exponentiell komplexer geworden, und drei Kräfte wirken zusammen, um sie noch schwieriger zu machen:
- Der regulatorische Druck nimmt zu. AIFMD 2.0 hat die grenzüberschreitenden Anforderungen erweitert. Die von der SEC vorgeschlagene Safeguarding Rule würde den Umfang der Verwahrungspflichten drastisch erhöhen. Die Aufsichtsbehörden verlangen nicht nur eine bessere Überprüfung - sie fordern sie, mit kürzeren Fristen und härteren Strafen, wenn sie nicht eingehalten wird.
- Die Anlageklassen explodieren. Früher prüfte Ihr Team börsennotierte Wertpapiere und vielleicht ein paar Immobilien. Jetzt haben Sie es mit Private Equity, Infrastrukturanlagen, komplexen Derivaten, digitalen Anlagen und Kreditportfolios zu tun. Jede dieser Anlageklassen erfordert einen anderen Prüfungsansatz, andere Nachweise und anderes Fachwissen.
- Die Betriebskosten sind nicht tragbar. Jährliche unangekündigte Prüfungen für US-RIAs können Zehntausende von Pfund kosten. Europäische Verwahrstellen verbringen Wochen mit der Vorbereitung von Jahresendbestätigungen. Und jeder stellt mehr Mitarbeiter ein, nur um die Arbeitslast zu bewältigen.
In der Zwischenzeit erwarten Ihre Kunden schnellere Abwicklungen, Ihre Wirtschaftsprüfer wollen mehr Beweise, und Ihr Vorstand möchte wissen, warum die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften immer weiter steigen.
Die E-Mail-und-Excel-Falle
So sieht die Vermögensüberprüfung in den meisten Unternehmen heute aus:
Ihr Betriebsteam erhält Positionsdateien von Fondsverwaltern. Sie exportieren sie nach Excel. Jemand schreibt eine E-Mail an die Unterverwahrer und fordert Bestätigungen an. Die Antworten trudeln über Tage oder Wochen ein; einige per E-Mail, einige über ein sicheres Portal, einige per Fax (ja, immer noch). Ein anderes Teammitglied gibt die Antworten manuell in eine weitere Tabelle ein.
Dann kommt der Überprüfungsprozess. Jemand muss jede Antwort prüfen, die Unterlagen genehmigen oder ablehnen und nachverfolgen, was akzeptiert wurde. Wenn sechs Monate später Fragen auftauchen, kramt das Team in den E-Mails und versucht, "die Antwort vom letzten Jahr" zu finden. Die Frist rückt näher. Einige Punkte bleiben ungelöst, also entwirft jemand eine Verzichtserklärung.
Schließlich geht die Bestätigung raus - bis zum nächsten Jahr, wenn das ganze Verfahren wiederholt wird und sich niemand mehr so recht daran erinnern kann, was zuvor angenommen wurde.
Das ist nicht nur ineffizient. Es ist riskant. Die manuelle Dateneingabe verursacht Fehler. E-Mail-Ketten verlieren den Kontext. Beweise werden im Posteingang von jemandem gespeichert. Und wenn die Prüfer kommen, wird die Rekonstruktion des Prüfpfads zu einer archäologischen Ausgrabung.
Was wäre, wenn die Überprüfung nicht jährlich, sondern kontinuierlich erfolgen würde?
Stellen Sie sich ein anderes Szenario vor:
Ein Fonds erwirbt eine Beteiligung an einem Unternehmen, in das er investiert hat. Ihr System meldet, dass die Eigentumsverhältnisse überprüft werden müssen. Sie senden den Antrag wie üblich an das Unternehmen, das die Beteiligung erwirbt, aber wenn die Antwort zurückkommt, können Sie sie innerhalb der Plattform digital überprüfen und genehmigen oder ablehnen - etwas, das Sie mit E-Mail-Ketten oder gemeinsam genutzten Laufwerken einfach nicht tun können. Der eigentliche Clou passiert dann im nächsten Jahr: Anstatt bei Null anzufangen, übertragen Sie einfach die vorherige Anfrage. Alle Details zum Antragsteller, frühere Antworten und die Genehmigungshistorie sind sofort verfügbar.
Sie erhalten eine Antwort von einem Beteiligungsunternehmen, die nicht Ihren Anforderungen entspricht. Anstatt sie mit einer gedanklichen Notiz zur Nachverfolgung abzulegen, können Sie sie direkt in der Plattform mit klarem Feedback ablehnen- eine Möglichkeit, die es nicht gibt, wenn Sie alles über E-Mails verwalten. Das System verfolgt den ausstehenden Posten und eskaliert ihn auf der Grundlage der von Ihnen konfigurierten Fristen. Wenn die korrekte Dokumentation eintrifft, wird die Genehmigungshistorie automatisch beibehalten, so dass ein Prüfpfad entsteht, den die Prüfer tatsächlich sehen wollen.
Eine ACPA-Firma kommt zu einer überraschenden Prüfung. Anstatt mühsam Beweise zusammenzusuchen, bieten Sie sofortigen Zugriff auf einen vollständigen, prüfbaren Prüfpfad für jeden Vermögenswert, jede Transaktion und jede Ausnahme des vergangenen Jahres.
Das ist keine Theorie. So sieht die moderne Vermögensüberprüfung aus.
Warum sich traditionelle Ansätze nicht skalieren lassen
Das grundsätzliche Problem bei der manuellen Überprüfung von Anlagen ist nicht nur, dass sie langsam oder teuer ist, sondern auch, dass sie nicht mit der Komplexität mitwächst.
Bei der Überprüfung von 500 börsennotierten Wertpapieren funktionieren Tabellenkalkulationen (gerade noch). Wenn Sie 5.000 Positionen in Aktien, privatem Beteiligungskapital, Derivaten, Immobilien und digitalen Vermögenswerten überprüfen, die über mehrere Rechtsstrukturen in verschiedenen Ländern gehalten werden, brechen manuelle Prozesse unter ihrem eigenen Gewicht zusammen.
Dieses Problem lässt sich nicht durch Einstellung lösen. Mehr Mitarbeiter bedeuten nur mehr E-Mails, mehr Übergaben und mehr Möglichkeiten, dass Dinge durch die Maschen fallen.
Die einzige Lösung besteht darin, die Art und Weise der Überprüfung grundlegend zu überdenken.
Ein moderner Ansatz zur Vermögensüberprüfung
Führende Verwahrstellen und Depotbanken gehen von einer periodischen, manuellen Überprüfung zu einer kontinuierlichen, automatisierten Aufsicht über. Diese Umstellung beinhaltet drei wesentliche Änderungen:
- Von Punkt-zu-Punkt zu Echtzeit. Anstatt Vermögenswerte einmal im Jahr (oder einmal im Quartal) zu überprüfen, überprüfen moderne Systeme sie kontinuierlich. Neue Positionen lösen automatische Überprüfungsworkflows aus. Änderungen werden sofort markiert. Ausnahmen tauchen in Echtzeit auf, wenn sie am einfachsten zu beheben sind.
- Von der Fragmentierung zur Zentralisierung. Anstatt Antworten über E-Mails, freigegebene Laufwerke und Aktenschränke zu jonglieren, befindet sich alles auf einer einzigen Plattform. Wenn Prüfantworten zurückkommen, können Sie die Dokumentation mit einem formalen Workflow genehmigen oder ablehnen, was bei herkömmlichen E-Mail-basierten Prozessen unmöglich ist. Im Laufe des Jahres können Sie frühere Anträge einfach fortschreiben, wobei Sie immer wissen, was genehmigt wurde. Die gefürchtete Frage "Können Sie uns die Antwort vom letzten Jahr zeigen?" wird sofort beantwortet.
- Von reaktiv zu proaktiv. Bei herkömmlichen Prüfungen werden Probleme erst im Nachhinein erkannt - oft erst Monate später. Moderne Ansätze nutzen automatisierte Workflows, intelligentes Routing und konfigurierbare Eskalationen, um Probleme sofort zu erkennen und sie zu lösen, bevor sie zu Prüfungsergebnissen werden.
Die wahren Vorteile
Die Unternehmen, die diesen Wandel vollziehen, verzeichnen nicht nur marginale Verbesserungen. Sie erleben einen schrittweisen Wandel:
- 70-80 % weniger manueller Aufwand. Teams, die wochenlang an Jahresbestätigungen gearbeitet haben, erledigen sie jetzt in wenigen Tagen. Mitarbeiter, die zuvor mit der Suche nach Antworten und alten Akten beschäftigt waren, können sich auf höherwertige Tätigkeiten wie die Lösung von Ausnahmen und den Kundenservice konzentrieren.
- Sofortiger Zugriff auf den Prüfungsverlauf. Wenn Prüfer fragen: "Was haben Sie im letzten Jahr angenommen?" oder Vertragspartner Ihre Ablehnung in Frage stellen, ist die Antwort sofort verfügbar. Sie müssen sich nicht mehr durch E-Mails wühlen oder hoffen, dass sich jemand daran erinnert, wo er die Datei gespeichert hat.
- Beinahe-Eliminierung von Prüfungsfeststellungen. Wenn Auditoren oder Prüfer eintreffen, verfügen die Unternehmen über vollständige, prüfbare Nachweise für jeden Vermögenswert. Kein Gerangel um Beweise. Keine Lücken in der Dokumentation. Keine unangenehmen Erklärungen über fehlende Bestätigungen.
Aber vielleicht am wichtigsten ist, dass diese Firmen ein skalierbares Fundament aufbauen. Sie können neue Kunden aufnehmen, in neue Anlageklassen expandieren und neue Märkte erschließen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter oder das betriebliche Risiko proportional ansteigen.
Das Fenster schließt sich
Die unangenehme Wahrheit ist, dass mit der Verschärfung der Vorschriften und der zunehmenden Komplexität von Vermögenswerten die Kluft zwischen Unternehmen mit moderner Verifizierungsinfrastruktur und solchen, die alte Verfahren verwenden, zu einem Wettbewerbsgraben wird.
Die Verwahrstellen und Depotbanken, die heute in die Automatisierung investieren, senken nicht nur ihre Kosten, sondern bauen auch Fähigkeiten auf, mit denen die Konkurrenz nur schwer mithalten kann. Sie gewinnen neue Mandate, indem sie eine überlegene operative Kontrolle demonstrieren. Sie ziehen Talente an, weil ihre Teams an interessanten Problemen arbeiten und nicht an nervenaufreibenden Abstimmungen.
In der Zwischenzeit stehen Unternehmen, die noch auf manuelle Prozesse setzen, vor einer schwierigen Entscheidung: entweder sie investieren jetzt in die Modernisierung oder sie sind nicht in der Lage, um komplexe Mandate zu konkurrieren, können keine Talente gewinnen und sind zunehmend regulatorischen Risiken ausgesetzt.
Wo soll man anfangen?
Die gute Nachricht? Sie müssen nicht alles über Nacht umstellen. Die erfolgreichsten Implementierungen beginnen mit einem gezielten Pilotprojekt:
- Wählen Sie einen einzelnen Fonds oder ein Portfolio mit relativ überschaubaren Vermögenswerten
- Implementierung automatisierter Arbeitsabläufe für die zeitaufwändigsten Überprüfungsaufgaben
- Messung der Auswirkungen auf die Durchlaufzeit, die Fehlerquote und die Personalkapazität
- Entwicklung eines Business Case für eine breitere Einführung auf der Grundlage realer Ergebnisse
Die Unternehmen, die heute damit beginnen, werden den gesetzlichen Anforderungen, ihren Wettbewerbern und den Erwartungen ihrer Kunden voraus sein.
Die Unternehmen, die warten, werden gegenüber Vorständen, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden erklären müssen, warum ihr operationelles Risiko steigt, während das ihrer Konkurrenten sinkt.
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