¿Cómo gestionan las principales firmas de auditoría la recopilación de datos transaccionales?
En una conversación con BDO y Grant Thornton UK, exploro cómo han estado recopilando datos transaccionales en el pasado, los desafíos que enfrentaron al respecto, cómo lo están haciendo ahora y qué creen que deparará el futuro.
Ambas firmas lograron mejoras significativas en sus procesos y flujos de trabajo al implementar la tecnología adecuada para ayudarles con la recopilación de datos transaccionales, lo cual exploraremos con más detalle en este artículo.
BDO y Grant Thornton UK
Para este artículo, hablé con Bethan Duffy de Grant Thornton UK y Greg Homer de BDO.
Como Gerente de Auditoría Digital en Grant Thornton, Bethany Duffy está en una posición única para comentar sobre su experiencia en la recopilación, gestión y trabajo con datos transaccionales.
Greg Homer, Director de Datos y Análisis en BDO, cuenta con más de 14 años de experiencia en Auditoría Financiera Digital, abarcando asuntos de tecnología y riesgo de datos, incluyendo análisis de riesgo y finanzas, estrategia de datos y gobernanza de datos.
El statu quo: suministro de datos bancarios a cargo del cliente
Para empezar, quiero conocer la opinión de Bethany y Greg sobre cómo se ha estado llevando a cabo la recopilación de datos transaccionales hasta ahora en sus firmas.
A menudo escuchamos de clientes y otras personas que se unen a nuestras conversaciones que los extractos bancarios todavía se recopilan en gran medida en papel, una situación que puede ser frustrante tanto para los auditores como para sus clientes. Recibir esta información vital a través de este canal requiere mucha verificación, seguimiento, estandarización y procesamiento antes de que estos datos sean una parte utilizable de un flujo de trabajo digital.
Greg detalla: «Normalmente, nuestros equipos financieros obtenían los datos de cualquier forma posible. Así, en algunos casos eran PDF, en otros extractos en papel, descargas CSV o documentos de Excel: Esto significaba que teníamos mucha inconsistencia en los enfoques de los diferentes equipos de auditoría, lo que dificultaba la implementación de una metodología de manera consistente y asegurar que nuestros equipos tuvieran la población completa y precisa.»
Y Bethany explica cómo funcionaba antes en GT: «Anteriormente, íbamos a las instalaciones del cliente, o cuando llegó la COVID, era compartir pantalla: teníamos que sentarnos y ver todos estos informes mensuales. Esto no solo nos consume tiempo a nosotros, sino también a los clientes.
Además, los datos que obtenemos al estar en las instalaciones o durante el uso compartido de pantalla no son realmente tan útiles: no podemos filtrar; no podemos ordenar. El otro gran problema es que los archivos CSV y Excel pueden editarse. Para abordar esos puntos principales, existe una gran oportunidad con la Banca Abierta y la tecnología especializada para la recopilación de datos transaccionales.»
Dado que los datos proporcionados por los clientes no son utilizables en la forma en que se reciben, es necesario invertir tiempo y esfuerzo adicionales para transformarlos en algo utilizable y tangible en un expediente de auditoría. Esto significa mucho tiempo dedicado a recopilar e ingerir datos; tiempo que podría, y muy probablemente debería, dedicarse a las pruebas.
El ahora: aprovechando la tecnología para la recopilación independiente de datos transaccionales
¿Cómo podemos pasar de los desafíos del statu quo a un modelo que aproveche las herramientas disponibles y allane el camino para una mayor innovación?
La recopilación de datos bancarios directamente de la fuente es parte del presente: datos estandarizados, directamente de la fuente, de un único proveedor. El componente final de esto es poder construir sobre esa base para desbloquear más opciones y posibilidades.
La conectividad de Open Banking y las API son la piedra angular de la recopilación de datos transaccionales directamente de la fuente. Entonces, ¿cómo se está aprovechando esto en GT y BDO?
Bethany explica: “La estandarización es una pieza clave para nosotros, no solo los datos estandarizados, sino también el hecho de que podemos obtener un proceso estandarizado. Utilizamos el panel de control de Circit para esto, pero también las API que luego añadimos a nuestros procesos, lo que garantiza que tengamos este enfoque consistente y estándar que todos los equipos de auditoría pueden usar. En última instancia, nos da una mayor seguridad sobre ese saldo de efectivo, porque lo que obtenemos es directamente de la fuente y no hay posibilidad de manipulación de esa cuenta bancaria.
Respaldamos esto con capacitación para educar a los equipos de auditoría locales en el uso de la recopilación de datos transaccionales de Open Banking y para mostrarles los beneficios reales: para ellos y para la calidad de su trabajo.”
Open Banking puede aprovecharse con o sin sistemas y procesos personalizados, a través de API. Las empresas necesitarán experiencia técnica interna para construir conexiones API e integrarse con los sistemas existentes. Las empresas que no tienen la capacidad o los equipos para hacerlo pueden optar por una plataforma como Circit, que se encarga de ese componente por ellos, no solo brindando la oportunidad de comenzar a desbloquear eficiencias y mejorar la calidad de la auditoría, sino también minimizando el tiempo para obtener el beneficio en sus trabajos.
Greg: “De hecho, hemos tomado la decisión de construir nuestra propia solución interna para ingestar esos datos bancarios automáticamente y compartir con los equipos individuales lo que queremos que hagan. Eso nos permite vincularlo muy estrechamente a una metodología y abordar un archivo de auditoría de documentación final. Podemos hacerlo de manera bastante eficiente y con alta calidad, gracias a las características que obtenemos con Circit.
La retroalimentación de nuestros equipos es solo positiva: quieren más y quieren usarlo en más auditorías. Un gran desafío en torno a la analítica siempre será la obtención de datos, pero ahora estamos empezando a resolver algunos de esos desafíos, específicamente en términos de calidad de auditoría, eficiencia y conocimiento.”
El futuro: ¿hacia pruebas automatizadas?
Con esa nota esperanzadora, pasamos al último tema que discutimos: el futuro que se está abriendo gracias a los desarrollos de Open Banking. ¿Podemos avanzar hacia pruebas automatizadas, como las pruebas de libro mayor automatizadas: tomando un extracto del libro mayor general del cliente y comparándolo automáticamente con datos transaccionales obtenidos de forma independiente a través de API?
Mirando dos años hacia adelante, ¿cuáles son las esperanzas en los equipos de BDO y GT?
Bethany: “Una vez que tienes los datos bancarios, se desencadena una especie de explosión de innovación en cuanto a lo que puedes hacer con ellos. Nos proporciona una gran cantidad de conocimientos y análisis. También la conciliación automática de libros mayores está al alcance. Anteriormente, no habríamos soñado con hacer ninguna de estas cosas, pero ahora estamos empezando a investigarlo.
La recopilación optimizada de datos transaccionales puede ser particularmente útil en la gestión de efectivo, ya que nos permitirá tener un impacto generalizado en lo que hacemos con el efectivo. No se trata solo de remitirse a una carta bancaria, podemos examinar el saldo de efectivo durante un período de tiempo, podemos empezar a analizar la salud de un negocio, podemos anticipar los problemas que se avecinan antes de que realmente sucedan.”
Greg: “La esperanza sería avanzar hacia la conciliación automática a gran escala: con confirmaciones bancarias, confirmaciones bancarias digitales, conciliación con el libro mayor y los submayores. Con una mejor recopilación de datos transaccionales y la disponibilidad de estos datos, se vuelve más accesible para un mayor número de nuestros equipos de auditoría.
También tendremos un mayor historial de datos necesario para realizar más perfiles a lo largo del tiempo: rendimiento anterior, rendimiento actual e incluso predecir el rendimiento futuro. En este momento, estamos generando datos de 15 meses. Podemos acumular eso con el tiempo, de modo que en el futuro podamos utilizar datos de 24 a 36 meses para fundamentar el análisis. En términos de auditorías, se trata más de lo que esperamos, en lugar de lo que estamos haciendo.”
Las conexiones API de Open Banking son la base para desbloquear lo que Bethany y Greg mencionaron. Una plataforma como Circit puede ayudar a poner esto al alcance de los equipos que no tienen la experiencia interna para construir estos sistemas por sí mismos.
Esto es posible gracias a nuestro producto, Transacciones Verificadas, lo que permite la recopilación de datos transaccionales directamente de las cuentas de los clientes. Los clientes autorizan este acceso de forma segura y directa en su entorno bancario habitual, después de lo cual los auditores pueden ver los datos transaccionales asociados a las cuentas a las que se les ha concedido acceso directamente en Circit. Estas transacciones pueden descargarse posteriormente en un formato estandarizado, listas para ser utilizadas.
En conclusión: las barreras para implementar tecnología
A pesar del creciente interés por las soluciones de Open Banking, todavía existen obstáculos (¿percibidos?) que impiden su adopción por parte de algunas empresas.
Uno de ellos es la evaluación del ROI (retorno de la inversión). Creo que esto quedará claro por el tiempo ahorrado en los archivos de auditoría y luego invertido en un análisis más profundo que los clientes apreciarán.
Otra preocupación, la aceptación por parte del cliente, también disminuirá con el tiempo a medida que tanto los clientes como los equipos de auditoría recurran a la tecnología con mayor facilidad. Encontrar el proveedor adecuado –o elegir construir la infraestructura internamente– se ve facilitado por la amplia gama de opciones disponibles y la renovada y creciente confianza y positividad hacia la tecnología.
Finalmente, el compromiso del personal: como mencionaron Greg y Bethany, los equipos aprenderán a adoptar nuevas tecnologías si se demuestra que facilitan los procesos. Con la formación adecuada, este punto se aborda fácilmente.
¿Y ahora qué? Las empresas con visión de futuro que adoptan nuevas posibilidades tecnológicas se encuentran en una posición perfecta: opciones para elegir, ejemplos de otras empresas que han adoptado con éxito estos cambios y una gran cantidad de intercambio de conocimientos disponible para guiarlas.
¿Quiere saber más?
Si le interesa la solución de Circit para la recopilación de datos transaccionales, visite nuestra página de Transacciones Verificadas.
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