Cómo colaborar de forma más eficiente en auditorías de grupo
Las auditorías de grupo presentan complejidades debido a la estructura organizativa y los procesos operativos de un cliente que una auditoría típica no tiene. Estos encargos, generalmente de mayor envergadura, también ofrecen oportunidades clave para encontrar eficiencias operativas en la auditoría que beneficien al cliente. Estas se pueden encontrar al trabajar con diferentes equipos de auditoría, ya sea dentro de la misma firma de auditoría o con otras firmas, gestionando componentes del encargo en diversas unidades de negocio, domicilios o áreas funcionales, a través de distintas entidades.
En primer lugar, toda la documentación probatoria debe ser accesible, estar actualizada y organizada. La organización es de suma importancia, pero con el gran volumen de información, pruebas, documentos y personas involucradas, esto puede ser difícil de lograr.
En segundo lugar, es necesaria una estrecha colaboración entre el equipo de auditores, el socio responsable del encargo de grupo y los clientes. Dado que los auditores involucrados suelen ser de diferentes firmas o trabajan en distintos países, un repositorio centralizado para la documentación que sea seguro y accesible para los clientes se convierte en una necesidad.
Finalmente, está el elemento de la seguridad. La alternativa a una plataforma de colaboración con el cliente es el envío de correos electrónicos. Considerando la naturaleza sensible de la información que se intercambia, esto no es deseable a la hora de prevenir filtraciones de datos y otros riesgos de seguridad.
Estos tres elementos en conjunto pueden hacer que una auditoría de grupo sea compleja y que requiera una planificación, coordinación y comunicación significativas, no solo entre los auditores, sino también entre los equipos de auditoría de los componentes y el cliente.
En este artículo, explicaremos cómo nuestro producto, PBC Client Collaboration, puede abordar todos estos desafíos y dar como resultado un proceso de auditoría de grupo colaborativo y optimizado, que se traduce en clientes satisfechos.
Cómo ayuda PBC Client Collaboration en las auditorías de grupo
El producto Client Collaboration de Circit ayuda a resolver algunos de los desafíos fundamentales de las auditorías de grupo. Implementar una plataforma centralizada donde auditores, clientes y todas las partes interesadas trabajen juntos significa que la información se comparte de forma segura durante el proceso de auditoría. Eso es solo el principio.
Mantener la supervisión
Estar organizado es clave en una auditoría de grupo. El auditor de grupo debe estar en posición de delegar, gestionar y mantener la supervisión; con tantas solicitudes distribuidas entre diferentes subsidiarias, esto es crucial. El auditor de grupo debe revisar el trabajo del auditor del componente, manteniendo la confianza en la aprobación final.
Client Collaboration proporciona fácil acceso a la amplia variedad de documentos de evidencia de auditoría. Los auditores pueden contactar a los clientes directamente en la plataforma para solicitar documentos, actualizaciones de documentos o información adicional. Las actualizaciones en tiempo real significan que la última versión de un documento está siempre disponible. Los auditores que utilizan PBC Client Collaboration obtienen una visión general estructurada y organizada del trabajo del auditor del componente.
(Colaboración con el cliente)
Otro componente esencial de las auditorías de grupo es la transparencia: permitir a los clientes ver la información solicitada por los auditores y seguir el progreso de la auditoría. Esto puede ayudar a los clientes a sentirse más involucrados en el proceso y darles mayor confianza en los resultados.
Esto va de la mano con el acceso de los clientes a los documentos y con la posibilidad de que los clientes carguen y compartan documentos directamente con los auditores, lo que puede ayudar a agilizar el proceso de auditoría y reducir el riesgo de errores o retrasos. PBC Client Collaboration proporciona una plataforma centralizada para la comunicación entre clientes y auditores. Esto puede reducir la necesidad de correos electrónicos o llamadas telefónicas de ida y vuelta y facilitar que ambas partes se mantengan en contacto.
Habrá un director financiero de grupo o CFO que necesita una visión completa de cuántas solicitudes están pendientes, cuántas se han completado y cuántas se han enviado. El panel de control de Circit puede gestionar múltiples clientes con múltiples auditores, en una sola vista general.
El portal también permite a los clientes ver el progreso de la auditoría en tiempo real, incluyendo qué tareas se han completado y cuáles aún están pendientes. Esto puede ayudar a los clientes a planificar su propio trabajo de manera más efectiva y a estar mejor preparados para las tareas relacionadas con la auditoría.
Seguridad
Sin una plataforma de colaboración con el cliente, una entidad podría enviar un correo electrónico como evidencia a un auditor, quien a su vez necesita compartirlo con otro auditor. Hay mucha comunicación en curso: auditores y auditores, auditores y clientes, diferentes entidades... En lugar de tener muchos correos electrónicos circulando con archivos adjuntos, PBC Client Collaboration proporciona una plataforma segura para intercambiar y colaborar en información.
Procesos fluidos que los clientes conocen
Con autenticaciones para acceso directo a los datos transaccionales del cliente, este tipo de activos se pueden verificar junto con el resto de los datos. Dado que el resultado es un archivo estandarizado, no es necesario dedicar tiempo adicional a preparar los archivos para trabajar con ellos.
Aunque proporcionar estas autorizaciones puede ser algo nuevo para algunos clientes, como dice James: «Aliviamos la presión sobre el cliente diciendo: 'Aquí está el enlace, solo danos tu aprobación y podremos obtener la información que necesitamos'. Esto agiliza mucho el proceso, a diferencia de esperar a que se entreguen archivos CSV o recibir un patrón irregular de extractos en PDF. Es mucho más eficiente obtener esos datos y las conciliaciones bancarias en el mismo formato».
Al configurar datos obtenidos de forma independiente, las empresas primero deben asegurarse de que los clientes tengan claro lo que deben hacer.
«Encontramos muy útiles los videos que Circit ha preparado al respecto. Podemos enviárselos a un cliente y prepararlo para lo que sucederá a continuación y cómo se verá. Parte de nuestro trabajo en el Equipo Forense se centra en la concienciación sobre el fraude, por lo que entendemos por qué los clientes son escépticos cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que aprueben una autorización. Circit nos ha ayudado a que esa colaboración sea más fluida».
Primeros pasos con la colaboración del cliente PBC
Firmas de auditoría como PKF y Grant Thornton ya utilizan la plataforma Circit para optimizar las auditorías de grupo en sus filiales de Francia, el Reino Unido, los Países Bajos, India y otros lugares.
¿Interesado en hacer que las auditorías de grupo sean seguras, colaborativas y organizadas?
Más información sobre la colaboración del cliente PBC.
