Wie man bei Gruppenprüfungen effizienter zusammenarbeitet
Konzernprüfungen sind aufgrund der organisatorischen Strukturierung und der betrieblichen Abläufe eines Kunden komplexer als eine typische Prüfung. Diese typischerweise größeren Aufträge bieten auch wichtige Gelegenheiten, um die betriebliche Effizienz der Prüfung für den Mandanten zu steigern. Diese ergeben sich aus der Zusammenarbeit von Prüfungsteams, sei es innerhalb derselben Prüfungspraxis oder mit anderen Prüfungspraxen, die Komponenten des Auftrags in verschiedenen Geschäftseinheiten, an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Funktionsbereichen und in verschiedenen Unternehmen verwalten.
Zuallererst müssen alle Beweisunterlagen zugänglich, aktuell und organisiert sein. Organisation ist von größter Bedeutung, aber bei der schieren Menge an Informationen, Beweisen, Dokumenten und beteiligten Personen kann dies schwer zu bewerkstelligen sein.
Zweitens muss eine enge Zusammenarbeit zwischen einem Team von Prüfern, dem Group Engagement Partner und den Kunden stattfinden. Da die beteiligten Prüfer in der Regel aus verschiedenen Unternehmen stammen oder in verschiedenen Ländern arbeiten, ist ein zentraler Speicher für die Dokumentation, der sicher und für die Kunden zugänglich ist, eine Notwendigkeit.
Schließlich ist da noch der Aspekt der Sicherheit. Die Alternative zu einer Plattform für die Zusammenarbeit mit Kunden ist der Versand von E-Mails. In Anbetracht der Sensibilität der ausgetauschten Informationen ist dies nicht wünschenswert, wenn es darum geht, Datenschutzverletzungen und andere Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Diese drei Elemente zusammengenommen können eine Konzernprüfung komplex machen und erfordern eine umfangreiche Planung, Koordinierung und Kommunikation, nicht nur zwischen den Prüfern, sondern auch zwischen den einzelnen Prüfungsteams und dem Kunden.
In diesem Artikel erläutern wir, wie unser Produkt PBC Client Collaboration all diese Herausforderungen bewältigen kann und zu einem rationalisierten, kollaborativen Gruppenprüfungsprozess mit zufriedenen Kunden als Ergebnis führt.
Wie PBC Client Collaborations bei Gruppenprüfungen hilft
Das Produkt Client Collaboration von Circit hilft dabei, einige der grundlegenden Herausforderungen bei der Konzernprüfung zu lösen. Die Implementierung einer zentralisierten Plattform, auf der Prüfer, Kunden und alle Beteiligten zusammenarbeiten, bedeutet, dass Informationen während des Prüfungsprozesses sicher ausgetauscht werden. Das ist aber nur der Anfang.
Aufrechterhaltung der Aufsicht
Bei einer Konzernprüfung ist Organisation der Schlüssel. Der Konzernprüfer muss in der Lage sein, zu delegieren, zu verwalten und den Überblick zu behalten - bei so vielen Anfragen, die auf verschiedene Tochtergesellschaften verteilt sind, ist dies entscheidend. Der Konzernprüfer muss die Arbeit der Teilbereichsprüfer überprüfen und sich dabei auf die endgültige Freigabe verlassen können.
Client Collaboration bietet einfachen Zugang zu einer Vielzahl von Prüfungsnachweisen. Die Prüfer können sich direkt auf der Plattform an die Kunden wenden, um Dokumente, Aktualisierungen von Dokumenten oder zusätzliche Informationen anzufordern. Dank Echtzeit-Updates ist die neueste Version eines Dokuments immer verfügbar. Prüfer, die PBC Client Collaboration nutzen, erhalten einen strukturierten und organisierten Überblick über die Arbeit des Teilprüfers.
(Kunden-)Zusammenarbeit
Eine weitere wesentliche Komponente von Gruppenprüfungen ist die Transparenz: Die Kunden können die von den Prüfern angeforderten Informationen einsehen und den Fortschritt der Prüfung verfolgen. Dies kann dazu beitragen, dass sich die Kunden stärker in den Prozess eingebunden fühlen und mehr Vertrauen in die Ergebnisse haben.
Dies geht Hand in Hand mit dem Zugang der Kunden zu Dokumenten und der Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und direkt mit den Prüfern auszutauschen, was zur Rationalisierung des Prüfungsprozesses beitragen und das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen verringern kann. PBC Client Collaboration bietet eine zentralisierte Plattform für die Kommunikation zwischen Kunden und Prüfern. Dies kann die Notwendigkeit von Hin- und Her-E-Mails oder Telefongesprächen verringern und es beiden Parteien erleichtern, in Kontakt zu bleiben.
Es gibt einen Konzern-Finanzkontrolleur oder CFO, der einen vollständigen Überblick darüber haben muss, wie viele Anträge ausstehen, wie viele erledigt sind und wie viele eingereicht wurden. Das Dashboard von Circit kann mehrere Kunden mit mehreren Prüfern in einer Übersicht unterbringen.
Das Portal ermöglicht es den Kunden auch, den Fortschritt der Prüfung in Echtzeit zu verfolgen und zu sehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen. Dies kann den Kunden helfen, ihre eigene Arbeit effektiver zu planen und besser auf prüfungsbezogene Aufgaben vorbereitet zu sein.
Sicherheit
Ohne eine Plattform für die Zusammenarbeit mit Kunden könnte eine Stelle eine E-Mail als Beweismittel an einen Prüfer senden, der sie wiederum an einen anderen Prüfer weiterleiten muss. Es findet eine Menge Kommunikation statt: Prüfer und Prüfer, Prüfer und Kunden, verschiedene Stellen... Statt einer Vielzahl von E-Mails mit Anhängen bietet PBC Client Collaboration eine sichere Plattform für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Informationen.
Nahtlose Prozesse, die Kunden kennen
Mit den Authentifizierungen für den direkten Zugang zu den Transaktionsdaten der Kunden können diese Arten von Vermögenswerten zusammen mit den übrigen Daten geprüft werden. Da es sich bei der Ausgabe um eine standardisierte Datei handelt, muss keine zusätzliche Zeit für die Vorbereitung der Dateien auf die Bearbeitung aufgewendet werden.
Obwohl die Erteilung dieser Genehmigungen für einige Kunden neu sein mag, sagt James: "Wir nehmen dem Kunden den Druck, indem wir sagen: 'Hier ist der Link, geben Sie uns einfach Ihre Genehmigung, und wir können die Informationen nehmen, die wir brauchen.' Das strafft den Prozess wirklich, im Gegensatz zum Warten auf die Lieferung von csv-Dateien oder dem Erhalt eines Flickenteppichs von pdf-Auszügen. Es ist viel effizienter, diese Daten und Bankabstimmungen im gleichen Format zu erhalten."
Bei der Einrichtung von unabhängig beschafften Daten müssen die Unternehmen zunächst sicherstellen, dass die Kunden wissen, was sie tun müssen.
"Wir finden die Videos, die Circit zu diesem Thema zusammengestellt hat, sehr hilfreich. Wir können sie einem Kunden schicken und ihn darauf vorbereiten, was als nächstes passiert und wie es aussehen wird. Ein Teil unserer Arbeit im Forensik-Team befasst sich mit der Aufklärung über Betrug, daher verstehen wir, warum die Kunden skeptisch sind, wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie aufgefordert werden, eine Genehmigung zu erteilen. Circit hat uns geholfen, diese Zusammenarbeit nahtloser zu gestalten.
Erste Schritte mit PBC Client Collaboration
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie PKF und Grant Thornton nutzen die Circit-Plattform bereits, um Konzernprüfungen bei Tochtergesellschaften in Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden, Indien und anderen Ländern zu rationalisieren.
Sind Sie daran interessiert, Gruppenprüfungen sicher, kooperativ und organisiert zu gestalten?
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