Les données obtenues de manière indépendante offrent des opportunités sans précédent pour l'audit et, plus spécifiquement, la collaboration client. En permettant de rencontrer les clients là où ils travaillent, dans des processus fluides qu'ils connaissent, les clients sont mieux préparés et bénéficient d'une bien meilleure expérience globale.
L'équipe Circit s'est entretenue avec James McCullough de Harbinson Mulholland au sujet de l'impact des données de source indépendante sur le travail d'audit de son cabinet. Lors d'une conversation avec notre Responsable du Succès Client, Sarah Broderick, des aperçus, des connaissances et des idées ont été librement partagés. Nous avons résumé ici quelques-unes des conclusions les plus importantes.
Intégrer les confirmations bancaires à Circit
Ayant été formé au sein de l'équipe d'audit de Harbinson Mulholland, James a toujours été intéressé par les moyens d'introduire la technologie pour mieux servir leurs clients. Il a récemment rejoint l'équipe Forensics, travaillant aux côtés d'autres cabinets comptables sur des cas de fraude présumée, entre autres.
Compte tenu de son expérience en audit, comment James et l'équipe élargie ont-ils utilisé Circit chez Harbinson Mulholland ?
« Circit nous a aidés à relever certains des défis fondamentaux auxquels nous sommes confrontés : les véritables éléments constitutifs de l'élaboration d'un dossier d'audit solide et de nous assurer que nous disposons de l'assurance dont nous avons besoin. »
Historiquement, une confirmation bancaire chez Harbinson Mulholland était effectuée par courrier et parfois par e-mail, selon que la banque l'acceptait ou non. Ce processus est rapidement devenu assez désordonné. Il était également difficile pour les membres seniors de l'équipe d'être certains que les bonnes informations avaient été recueillies.
« Le fait d'intégrer les confirmations bancaires à Circit a eu un impact réel et tangible pour nous. Cela a changé la donne, ce n'est plus chaotique. Il ne s'agit plus pour les membres juniors et seniors de l'équipe d'avoir des conversations pour savoir si une confirmation bancaire a été reçue et de devoir faire un suivi auprès des banques elles-mêmes. Au contraire, c'est maintenant un processus qui peut être confié aux membres juniors de l'équipe pour être géré dans le cadre d'un processus à l'échelle du cabinet. Cela a créé des gains d'efficacité significatifs dans cette partie de notre processus d'audit.
Nous voulons pouvoir utiliser nos membres juniors de l'équipe aussi efficacement que possible, pour livrer une grande partie du dossier d'audit et de la préparation des comptes de manière rapide et efficace. Le fait de pouvoir confier cela aux membres juniors du personnel dans un format qu'ils connaissent, avec des données fiables qui incluent tout – cela fait une réelle différence. »
Ce scénario concernant les confirmations bancaires semblera sans aucun doute familier à de nombreux auditeurs. Cependant, Harbinson Mulholland est également confronté à de nouveaux défis : ceux des banques challenger, des cryptomonnaies et d'autres nouveaux actifs.
« Le fait de pouvoir vérifier cela de manière indépendante apporte beaucoup de réconfort. Nous le constatons également du côté de l'équipe Forensics : si quelque chose d'inhabituel se produit dans l'entreprise, cela est plus susceptible de se produire dans le nouvel environnement de conformité des nouvelles institutions bancaires. »
Des processus fluides que les clients connaissent
Grâce aux authentifications pour un accès direct aux données transactionnelles des clients, ces types d'actifs peuvent être vérifiés en même temps que le reste des données. Étant donné que le résultat est un fichier standardisé, il n'est pas nécessaire de consacrer du temps supplémentaire à la préparation des fichiers pour le travail.
Bien que la fourniture de ces autorisations puisse être nouvelle pour certains clients, comme le dit James : « Nous déchargeons le client en lui disant : "Voici le lien, il vous suffit de nous donner votre approbation et nous pourrons récupérer les informations dont nous avons besoin." Cela simplifie considérablement le processus, contrairement à l'attente de fichiers CSV ou à la réception d'un ensemble disparate de relevés PDF. Il est beaucoup plus efficace d'obtenir ces données et les rapprochements bancaires dans le même format. »
Lors de la mise en place de données provenant de sources indépendantes, les entreprises doivent d'abord s'assurer que les clients comprennent clairement ce qu'ils doivent faire.
« Nous trouvons les vidéos que Circit a préparées à ce sujet très utiles. Nous pouvons les envoyer à un client et le préparer à ce qui va se passer et à quoi cela ressemblera. Une partie de notre travail au sein de l'équipe Forensics concerne la sensibilisation à la fraude, nous comprenons donc pourquoi les clients sont sceptiques lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant d'approuver une autorisation. Circit nous a aidés à rendre cette collaboration plus fluide. »
Aller à la rencontre des clients là où ils travaillent
L'autre aspect essentiel est d'aller à la rencontre des clients là où ils travaillent, en utilisant des processus fluides qu'ils connaissent. Lorsque les clients fournissent des autorisations, ils accèdent à leur compte bancaire en ligne en toute sécurité via la plateforme Circit. Ce sont tous des environnements et des processus familiers pour le client, ce qui réduit les frictions et permet de lancer la mise en œuvre rapidement.
Nous avons récemment demandé dans un sondage quel domaine serait le plus amélioré par un accès indépendant aux données. Sans surprise, le gain de temps arrive en tête avec 66 % des voix. En deuxième position se trouvent l'appariement et l'analyse des données, ainsi que la qualité, à égalité.
Avec le produit Verified Transactions de Circit, nous intégrons des données provenant de sources indépendantes auprès de fournisseurs de preuves (y compris les banques challenger). Cela permet plusieurs améliorations clés : centraliser les données sur une seule plateforme, obtenir des mises à jour en temps réel, rendre l'équipe plus collaborative et créer une progression plus rapide.
Une autre question de sondage que nous avons posée concernait les principaux obstacles perçus à la mise en œuvre de données provenant de sources indépendantes.
L'adhésion des clients étant en tête de liste, nous avons demandé à James ce qu'il fallait dire aux clients hésitant à donner accès.
James : « Je pense qu'il s'agit de leur expliquer le type d'accès qu'ils fournissent et à qui ils le fournissent. Je pense qu'il s'agit aussi d'aborder la question de la sécurité et de la comparer au téléchargement de PDF et de pièces jointes, ainsi qu'aux risques de sécurité que cela implique. C'est une manière risquée d'échanger des informations. »
Processus pérennes
Alors, quelle est la prochaine étape pour Mulholland Harbinson et leur utilisation continue de Circit ?
« Nous sommes enthousiastes à l'idée que les comptes clients/fournisseurs (AR/AP) soient mis en ligne. Nous réalisons qu'il y aura des défis pour obtenir l'approbation de chaque fournisseur, mais c'est un défi énorme d'envoyer des courriers ou des e-mails et de suivre qui a répondu et qui ne l'a pas fait. Les rappels automatiques de Circit sont excellents, je peux cliquer sur un seul bouton pour envoyer un rappel. Cela transformerait la manière dont nous obtenons les confirmations des débiteurs de nos clients et les soldes en suspens. »
Chez Circit, nous sommes ravis de collaborer avec des cabinets comptables avant-gardistes pour améliorer les processus, rehausser l'expérience client et rationaliser la collecte directe à la source.
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