Los datos obtenidos de forma independiente ofrecen oportunidades sin precedentes para la auditoría y, específicamente, para la colaboración con el cliente. Con la capacidad de atender a los clientes donde trabajan, en procesos fluidos que ya conocen, los clientes están mejor preparados y disfrutan de una experiencia general mucho mejor.
El equipo de Circit habló con James McCullough de Harbinson Mulholland sobre el impacto de los datos obtenidos de forma independiente en el trabajo de auditoría de su empresa. En una conversación con nuestra Jefa de Éxito del Cliente, Sarah Broderick, se compartieron libremente ideas, conocimientos y perspectivas. Hemos resumido algunos de los hallazgos más importantes aquí.
Trasladar las confirmaciones bancarias a Circit
Habiéndose formado en el equipo de auditoría de Harbinson Mulholland, James siempre ha estado interesado en formas de introducir tecnología para ayudar a servir mejor a sus clientes. Recientemente se trasladó al equipo de Forense, trabajando junto a otras firmas contables en casos de presunto fraude, entre otras cosas.
Teniendo en cuenta su experiencia en auditoría, ¿cómo han estado utilizando James y el equipo en general Circit en Harbinson Mulholland?
“Circit nos ha ayudado a abordar algunos de los desafíos fundamentales que tenemos: los verdaderos pilares básicos para elaborar un expediente de auditoría sólido y garantizar que tenemos la seguridad que necesitamos”.
Históricamente, una confirmación bancaria en Harbinson Mulholland se realizaba mediante cartas y, a veces, correos electrónicos, dependiendo de si el banco lo aceptaba. Ese proceso se volvió rápidamente bastante desordenado. También era un desafío para los miembros sénior del equipo estar seguros de que se había recopilado la información correcta.
“Integrar las confirmaciones bancarias en Circit ha tenido un impacto tangible para nosotros. Ha cambiado el panorama, ya no es caótico. Ya no se trata de que los miembros júnior y sénior del equipo tengan conversaciones sobre si se ha recibido una confirmación bancaria y tengan que hacer un seguimiento con los propios bancos. Más bien, ahora es un proceso que se puede delegar a los miembros júnior del equipo para que lo gestionen en un proceso a nivel de toda la firma. Esto ha generado eficiencias significativas en esta parte de nuestro proceso de auditoría.
Queremos poder utilizar a los miembros júnior de nuestro equipo de la forma más eficiente posible, para entregar la mayor parte del expediente de auditoría y la preparación de cuentas de forma rápida y eficiente. Poder dar eso a los miembros júnior del personal en un formato con el que están familiarizados, datos fiables que incluyen todo, eso marca una verdadera diferencia”.
Este escenario en torno a las confirmaciones bancarias sin duda resultará familiar a muchos auditores. Sin embargo, Harbinson Mulholland también se enfrenta a nuevos desafíos: los de los bancos challenger, las criptomonedas y otros nuevos activos.
“Poder verificar esto de forma independiente proporciona mucha tranquilidad. Esto también lo vemos en el ámbito forense: si algo inusual está ocurriendo en el negocio, es más probable que tenga lugar en el nuevo entorno de cumplimiento de las nuevas instituciones bancarias”.
Procesos fluidos que los clientes conocen
Con autenticaciones para el acceso directo a los datos transaccionales del cliente, este tipo de activos se pueden verificar junto con el resto de los datos. Dado que el resultado es un archivo estandarizado, no es necesario dedicar tiempo adicional a preparar los archivos para trabajar con ellos.
Aunque proporcionar estas autorizaciones pueda ser nuevo para algunos clientes, como dice James: “Les quitamos la presión a los clientes diciendo: ‘Aquí está el enlace, solo denos su aprobación y podremos obtener la información que necesitamos.’ Eso realmente agiliza el proceso, a diferencia de esperar a que se entreguen archivos CSV o recibir un patrón irregular de extractos en PDF. Es mucho más eficiente obtener esos datos y las conciliaciones bancarias en el mismo formato.”
Al configurar datos de origen independiente, las empresas primero deben asegurarse de que los clientes tengan claro lo que deben hacer.
“Encontramos muy útiles los videos que Circit ha preparado al respecto. Podemos enviárselos a un cliente y prepararlos para lo que sucederá a continuación y cómo se verá. Parte de nuestro trabajo en el Equipo Forense se centra en la concienciación sobre el fraude, por lo que entendemos por qué los clientes son escépticos cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que aprueben una autorización. Circit nos ha ayudado a que esa colaboración sea más fluida.”
Adaptarse a los clientes en su entorno de trabajo
La otra parte esencial es adaptarse a los clientes en su entorno de trabajo, utilizando procesos fluidos que ya conocen. Cuando los clientes proporcionan autorizaciones, acceden a su cuenta de banca en línea de forma segura a través de la plataforma Circit. Todos estos son entornos y procesos familiares para el cliente, lo que reduce la fricción y permite que la implementación se ponga en marcha rápidamente.
Recientemente preguntamos en una encuesta qué área mejoraría más con el acceso independiente a los datos. Como era de esperar, el ahorro de tiempo encabeza la lista con el 66% de los votos. En segundo lugar, empatados, se encuentran la coincidencia y el análisis de datos, y la calidad.
Con el producto Verified Transactions de Circit, estamos incorporando datos de origen independiente de proveedores de pruebas (incluidos los neobancos). Esto permite un par de mejoras clave: centralizar los datos en una única plataforma, obtener actualizaciones en tiempo real, hacer que el equipo sea más colaborativo y crear una progresión más rápida.
Otra pregunta de la encuesta que hicimos fue sobre los mayores obstáculos percibidos para implementar datos de origen independiente.
Dado que la aceptación del cliente ocupa un lugar destacado en la lista, le preguntamos a James qué decir a los clientes que dudan en proporcionar acceso.
James: “Creo que se trata de explicarles qué tipo de acceso están proporcionando y a quién se lo están proporcionando. Creo que también se trata de abordar la seguridad y compararlo con la descarga de archivos PDF y adjuntos, y los riesgos de seguridad que eso implica. Esa es una forma arriesgada de intercambiar información.”
Procesos a prueba de futuro
Entonces, ¿qué sigue para Mulholland Harbinson y su uso continuado de Circit?
“Estamos entusiasmados con la puesta en línea de las Cuentas por Cobrar/Pagar. Nos damos cuenta de que habrá desafíos para conseguir que todos los proveedores aprueben, pero es un desafío enorme enviar cartas o correos electrónicos y rastrear quién ha respondido y quién no. Los recordatorios automáticos de Circit son geniales, puedo hacer clic en un botón para enviar un recordatorio. Eso sería transformador en la forma en que obtenemos las confirmaciones de los deudores de nuestros clientes y los saldos pendientes.”
En Circit, nos complace colaborar con despachos de contabilidad innovadores para mejorar los procesos, elevar la experiencia del cliente y agilizar la recopilación directa desde la fuente.
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