Unabhängig erhobene Daten bieten nie dagewesene Möglichkeiten für die Prüfung und insbesondere die Zusammenarbeit mit Kunden. Durch die Möglichkeit, die Kunden dort zu treffen, wo sie arbeiten, und zwar in nahtlosen Prozessen, die sie kennen, sind die Kunden besser vorbereitet und machen insgesamt eine viel bessere Erfahrung.
Das Circit-Team sprach mit James McCullough von Harbinson Mulholland über die Auswirkungen von unabhängig beschafften Daten auf die Prüfungsarbeit in seiner Firma. In einem Gespräch mit unserer Head of Customer Success, Sarah Broderick, wurden Erkenntnisse, Wissen und Ideen ausgetauscht. Wir haben einige der wichtigsten Erkenntnisse hier zusammengefasst.
Übertragung von Bankbestätigungen auf Circit
Nach seiner Ausbildung im Wirtschaftsprüfungsteam von Harbinson Mulholland hat sich James schon immer dafür interessiert, wie man Technologien einführen kann, um den Kunden besser zu helfen. Kürzlich wechselte er in das Forensik-Team, wo er unter anderem mit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften an Fällen von Betrugsverdacht arbeitet.
Wie haben James und das gesamte Team bei Harbinson Mulholland Circit eingesetzt, wenn man seinen Hintergrund in der Wirtschaftsprüfung berücksichtigt?
"Circit hat uns geholfen, einige unserer grundlegenden Herausforderungen zu bewältigen: die wirklichen Grundbausteine für die Zusammenstellung einer starken Prüfungsakte und die Sicherstellung, dass wir die nötige Sicherheit haben."
In der Vergangenheit wurde eine Bankbestätigung bei Harbinson Mulholland durch Briefe und manchmal durch E-Mails ausgefüllt, je nachdem, ob die Bank dies akzeptierte. Dieser Prozess wurde schnell ziemlich chaotisch. Außerdem war es für die leitenden Mitglieder des Teams schwierig, sich zu vergewissern, dass die richtigen Informationen gesammelt worden waren.
"Die Integration von Bankbestätigungen in Circit hatte für uns einen spürbaren Effekt. Das Szenario hat sich verändert, es ist nicht mehr chaotisch. Es geht nicht mehr darum, dass sich die Junior- und Senior-Mitglieder des Teams darüber unterhalten, ob eine Bankbestätigung eingegangen ist, und dass sie dies bei den Banken selbst nachprüfen müssen. Vielmehr handelt es sich jetzt um einen Prozess, der an die jüngeren Teammitglieder weitergegeben werden kann, damit sie einen unternehmensweiten Prozess verwalten. Das hat zu erheblichen Effizienzsteigerungen in diesem Teil unseres Prüfungsprozesses geführt.
Wir wollen unsere Junior-Teammitglieder so effizient wie möglich einsetzen, um einen möglichst großen Teil der Prüfungsunterlagen und der Abschlussvorbereitung schnell und effizient zu erstellen. Wenn wir in der Lage sind, den Junior-Mitarbeitern diese Daten in einem Format zur Verfügung zu stellen, mit dem sie vertraut sind, und zwar in Form von verlässlichen Daten, die alles beinhalten, dann macht das einen echten Unterschied.
Dieses Szenario rund um Bankbestätigungen wird vielen Prüfern zweifellos bekannt vorkommen. Es gibt jedoch auch neuere Herausforderungen, mit denen sich Harbinson Mulholland konfrontiert sieht: die der Herausfordererbanken, der Kryptowährungen und anderer neuer Vermögenswerte.
"Die Möglichkeit, dies unabhängig zu verifizieren, ist sehr beruhigend. Wir sehen dies auch auf der Seite der Forensik: Wenn etwas Ungewöhnliches in einem Unternehmen vor sich geht, ist es wahrscheinlicher, dass es in der neuen Compliance-Umgebung der neuen Bankinstitute stattfindet."
Nahtlose Prozesse, die Kunden kennen
Mit den Authentifizierungen für den direkten Zugang zu den Transaktionsdaten der Kunden können diese Arten von Vermögenswerten zusammen mit den übrigen Daten geprüft werden. Da es sich bei der Ausgabe um eine standardisierte Datei handelt, muss keine zusätzliche Zeit für die Vorbereitung der Dateien auf die Bearbeitung aufgewendet werden.
Obwohl die Erteilung dieser Genehmigungen für einige Kunden neu sein mag, sagt James: "Wir nehmen dem Kunden den Druck, indem wir sagen: 'Hier ist der Link, geben Sie uns einfach Ihre Genehmigung, und wir können die Informationen nehmen, die wir brauchen.' Das strafft den Prozess wirklich, im Gegensatz zum Warten auf die Lieferung von csv-Dateien oder dem Erhalt eines Flickenteppichs von pdf-Auszügen. Es ist viel effizienter, diese Daten und Bankabstimmungen im gleichen Format zu erhalten."
Bei der Einrichtung von unabhängig beschafften Daten müssen die Unternehmen zunächst sicherstellen, dass die Kunden wissen, was sie tun müssen.
"Wir finden die Videos, die Circit zu diesem Thema zusammengestellt hat, sehr hilfreich. Wir können sie einem Kunden schicken und ihn darauf vorbereiten, was als nächstes passiert und wie es aussehen wird. Ein Teil unserer Arbeit im Forensik-Team befasst sich mit der Aufklärung über Betrug, daher verstehen wir, warum die Kunden skeptisch sind, wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie aufgefordert werden, eine Genehmigung zu erteilen. Circit hat uns geholfen, diese Zusammenarbeit nahtloser zu gestalten.
Kunden dort treffen, wo sie arbeiten
Der andere wesentliche Teil ist, dass wir die Kunden dort treffen, wo sie arbeiten, und zwar mit nahtlosen Prozessen, die sie kennen. Wenn Kunden Genehmigungen erteilen, gehen sie sicher über die Circit-Plattform in ihr Online-Banking-Konto. Dies sind alles vertraute Umgebungen und Prozesse für den Kunden, was die Reibungsverluste reduziert und die Implementierung schnell vorantreiben kann.
Kürzlich haben wir in einer Umfrage gefragt, welcher Bereich durch einen unabhängigen Zugang zu Daten am meisten verbessert werden würde. Es überrascht nicht, dass die Zeitersparnis mit 66 % der Stimmen an erster Stelle steht. An zweiter Stelle stehen Datenabgleich und -analyse sowie Qualität.
Mit dem Circit-Produkt "Verified Transactions" bringen wir unabhängig beschaffte Daten von Evidenzanbietern (einschließlich neuer Banken) ein. Dies ermöglicht eine Reihe wichtiger Verbesserungen: die Zentralisierung der Daten auf einer einzigen Plattform, Aktualisierungen in Echtzeit, eine bessere Zusammenarbeit im Team und schnellere Fortschritte.
Eine weitere Umfrage befasste sich mit den größten Hindernissen bei der Implementierung von Daten aus unabhängigen Quellen.
Da die Zustimmung der Kunden ganz oben auf der Liste steht, fragten wir James, was er Kunden sagen sollte, die zögern, Zugang zu gewähren.
James: "Ich denke, es geht darum, mit ihnen darüber zu sprechen, welche Art von Zugang sie gewähren und wem sie ihn gewähren. Ich denke, es geht auch darum, die Sicherheit anzusprechen und es mit dem Herunterladen von PDFs und Anhängen und den damit verbundenen Sicherheitsrisiken zu vergleichen. Das ist eine riskante Art, Informationen auszutauschen.
Zukunftssichere Prozesse
Wie geht es nun weiter mit Mulholland Harbinson und der weiteren Nutzung von Circit?
"Wir freuen uns über die Einführung des AR/AP. Wir sind uns bewusst, dass es eine Herausforderung sein wird, alle Lieferanten zur Zustimmung zu bewegen, aber es ist eine große Herausforderung, Briefe oder E-Mails zu verschicken und zu verfolgen, wer sich zurückgemeldet hat und wer nicht. Die automatischen Erinnerungsfunktionen von Circit sind großartig, ich kann mit einem Klick eine Erinnerung versenden. Das würde die Art und Weise, wie wir Bestätigungen von den Schuldnern unserer Kunden erhalten, und die ausstehenden Beträge verändern."
Wir bei Circit freuen uns, mit zukunftsorientierten Wirtschaftsprüfungsunternehmen zusammenzuarbeiten, um Prozesse zu verbessern, das Kundenerlebnis zu steigern und das Inkasso direkt an der Quelle zu rationalisieren.
Möchten Sie mit James in Kontakt treten? Sie können ihn hier finden.
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