Rabobank & BDO NL: Schaffung der Grundlagen für kontinuierliche, vertrauenswürdige Prüfungsdaten

Vollständig digitaler, auf Einwilligung basierender Datenzugriff

Im Mittelpunkt der Lösung steht ein sicherer, vollständig digitaler Einwilligungsablauf, der es Rabobank-Kunden ermöglicht, ihre Bankdaten über Circit direkt an ihren Wirtschaftsprüfer weiterzugeben.

Für die Rabobank fügt sich dies nahtlos in ihre Embedded-Finance-Strategie und die bevorstehenden regulatorischen Anforderungen ein. Frans van der Lugt, Strategic Partner Manager bei der Rabobank, erklärt:

„Mit diesem Produkt sind wir nun Vorreiter im Bereich der Regulierung. Wenn Steuerberater diese Daten benötigen, können sie sie über ihre Kunden abrufen, was das Kundenerlebnis sowohl für unsere Endkunden als auch für die Steuerberater verbessert. Es passt einfach perfekt.“

Bisher luden Kunden CAMT-Dateien und Transaktionsdetails manuell herunter und schickten sie per E-Mail an ihren Wirtschaftsprüfer oder luden sie auf das Kundenportal des Wirtschaftsprüfers hoch – ein Vorgang, der zeitaufwändig war und Risiken mit sich brachte. Claire van Ingen, Produktmanagerin für Open Banking bei der Rabobank, beschreibt dies wie folgt:

„Jedes Jahr müssen Kunden all diese Finanzdaten mühsam zusammensuchen. Das kostet viel Zeit. Es verursacht Unannehmlichkeiten für den Kunden und den Steuerberater, und potenzielle Betrugsfälle bleiben unentdeckt, da bei der manuellen Datenverarbeitung die Gefahr besteht, dass Daten manipuliert oder ausgelassen werden.“

Mit dem neuen Modell behalten die Kunden die volle Kontrolle: Sie können ihre Einwilligung jederzeit erteilen und widerrufen. Der Prozess ist transparent und sicher, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen und Kunden sowie Prüfer die Möglichkeit erhalten, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen höheren Mehrwert schaffen.

Wie Claire anmerkt, ist der manuelle Versand vertraulicher CAMT-Dateien von Natur aus riskant; der neue Prozess ist sicherer und bietet in einem einzigen digitalen Arbeitsablauf einen umfassenderen Schutz.

Zuverlässigkeit durch direkte Abwicklung mit der Bank und geringeres Betrugsrisiko

Für BDO NL war Zuverlässigkeit der entscheidende Durchbruch. Vor der Einführung von Circit nutzte das Unternehmen zwar bereits automatisierte Dashboards und Analysen, doch die Datenerfassung hing nach wie vor davon ab, dass die Kunden die Daten manuell von der Bank herunterluden und die Dateien auf das BDO-Kundenportal hochluden.

Marco de Kruijk, Senior Manager für Audit, Innovation und Technologie bei BDO NL, erklärt:

„Mit Circit haben wir direkten Zugriff auf die Transaktionsdaten der Rabobank. Es ist wesentlich zuverlässiger, diese Daten direkt von der Bank zu beziehen: So sind sie immer auf dem neuesten Stand und können vom Kunden nicht verändert werden. Vor Circit haben wir bei unseren Prüfungen ebenfalls Bankdaten verwendet, aber Rabobank-Kunden mussten zuvor die Batch-Daten separat herunterladen – manchmal mehr als 156 Dateien pro Auftrag, wenn mehrere Konten betroffen waren. Dies verursachte einen hohen Verwaltungsaufwand und das Risiko unvollständiger Einreichungen.“

Da die Lösung es den Prüfern ermöglicht, Quelldaten direkt von der Bank abzurufen, wird das Risiko von Manipulationen an Dateien beseitigt und die Wahrscheinlichkeit, dass Transaktionen übersehen werden, deutlich verringert. Zudem wird die Betrugsprävention gestärkt: Die Prüfer können Zahlungen anhand verifizierter Bankdaten nachverfolgen, anstatt sich ausschließlich auf interne Buchhaltungsunterlagen zu stützen.

Automatisierung und Prüfungsqualität in großem Maßstab

BDO NL ist seit langem digital fortschrittlich und nutzt automatisierte Tests unter anderem für die Analyse von Debitoren, Kreditoren und Einkaufsrechnungen. Durch die Einbindung verifizierter Bankdaten lassen sich die Möglichkeiten der Analytik jedoch noch weiter ausbauen.

Marco erklärt, dass direkte Bankdaten eine gründlichere Überprüfung ermöglichen:

„Wenn Sie zudem über die Bankdaten von Circit verfügen, können Sie noch einen Schritt weiter gehen und auch die Zahlung nachverfolgen. Sie könnten zudem überprüfen, ob die Zahlung an den richtigen Lieferanten und auf das richtige Bankkonto eingegangen ist. Das würde die Qualität Ihrer Prüfung verbessern.“

Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, die Abhängigkeit von Stichproben zu verringern und diese durch eine 100-prozentige Prüfung zu ersetzen. Datenanalysen und der Zugriff auf zuverlässige, aktuelle Bankdaten unterstützen diesen sowie weitere anspruchsvolle Anwendungsfälle, wie beispielsweise die Erkennung ungewöhnlicher Buchungssätze.

Für die Rabobank ist dieses umfassendere Datenökosystem von ebenso strategischer Bedeutung. Frans beschreibt Circit als Teil des „Finanz-Cockpits“ des Wirtschaftsprüfers, das Einblicke in die Bereiche Betrugsbekämpfung, Cashflow und Finanzierungsmöglichkeiten ermöglicht.

Die Zusammenarbeit beschränkt sich nicht nur auf den Zugriff auf Transaktionsdaten, sondern eröffnet auch die Möglichkeit für völlig neue Dienste, die auf vertrauenswürdigen Daten basieren.

Eine Grundlage für die kontinuierliche Prüfung

Sowohl die Rabobank als auch BDO NL sehen darin den Beginn einer Entwicklung hin zur kontinuierlichen Wirtschaftsprüfung.

Claire hebt den Unterschied zwischen einem jährlichen und einem fortlaufenden Datenzugriff hervor:

„Durch den kontinuierlichen Empfang dieser Art von Daten können Nutzer neue Arten von Dashboards und Echtzeit-Workflows einrichten.“

Für BDO NL ist die Vision noch weitreichender. Marco beschreibt eine Zukunft, in der Wirtschaftsprüfer Risiken das ganze Jahr über proaktiv überwachen:

„Wir könnten eine eher kontinuierliche Prüfung durchführen, bei der wir beispielsweise die Transaktionen regelmäßig automatisch erhalten und sofort Ausreißer, Unregelmäßigkeiten und Risiken erkennen oder bestimmte Prüfungshandlungen automatisch durchführen. Das würde es uns ermöglichen, sehr proaktiv zu handeln, und könnte dazu führen, dass unsere Prüfung nicht mehr zweimal im Jahr beim Kunden stattfindet, sondern kontinuierlicher gestaltet wird. Durch den kontinuierlichen Zugriff könnten die Prüfer die Kunden innerhalb von Tagen oder Wochen benachrichtigen, wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, anstatt Probleme erst später zu erkennen.“ – Marco de Kruijk

Dies verbessert nicht nur die Prüfungsqualität, sondern steigert auch den Mehrwert für die Kunden.

Gemeinsame Gestaltung im gesamten Ökosystem

Ein wesentliches Merkmal der Zusammenarbeit zwischen Rabobank und Circit war die gemeinsame Entwicklung.

Die Rabobank hatte ihre Kompetenzen in den Bereichen Embedded Banking und Partnermanagement ausgebaut, um Innovationen mit nicht-traditionellen Partnern voranzutreiben. Circit wandte sich mit fundierten Marktkenntnissen und großer Beharrlichkeit an die Bank. Wie Frans anmerkt, war das tiefgreifende Verständnis von Circit für die Bedürfnisse von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern eine „große Hilfe“.

Das Produkt entstand in enger Zusammenarbeit zwischen den Produktverantwortlichen der Rabobank und von Circit:

„Es war wirklich eine gemeinsame Entwicklung: Unsere Produktverantwortlichen saßen mit den Produktverantwortlichen von Circit zusammen und besprachen alles gemeinsam. Das passte perfekt zu unserer Zielgruppe und den Rollen innerhalb des Ökosystems.“ – Frans van der Lugt, Rabobank

Für BDO NL war das richtige Timing entscheidend. Als die Rabobank den direkten Zugriff ermöglichte, wurde damit ein seit langem bestehendes Problem gelöst, insbesondere im Zusammenhang mit Batch-Daten, wodurch ein neues Pilotprojekt mit Circit realisierbar und erfolgreich wurde.

BDO NL war besonders von der Reaktionsschnelligkeit von Circit beeindruckt:

„Das Circit-Team reagiert sehr schnell, und unser persönlicher Customer Success Manager war uns eine große Hilfe.“

Sicherheit und Compliance waren gleichermaßen wichtig. Die Dokumentation des Circit Trust Centre zu PSD2 und SOC 2 half BDO NL dabei, Fragen von Kunden und Sicherheitsbeauftragten souverän zu beantworten.

Messbare Auswirkungen: Zeit, Zufriedenheit und Selbstvertrauen

Auch wenn sich die Zeitersparnis nur schwer genau beziffern lässt, berichten beide Unternehmen von deutlichen Effizienzsteigerungen.

Bei BDO NL waren die Mitarbeiter aufgrund des mit manuellen Downloads verbundenen Verwaltungsaufwands sehr daran interessiert, die Lösung einzuführen.

Die Finanzteams der Kunden von BDO NL profitieren von einem geringeren Informationsaufwand, während die Geschäftsleitung schnellere Prüfungen und eine stärkere Konzentration auf übergeordnete Risiken anstelle von administrativen Details schätzt.

Die Rabobank hat zudem sehr positives Feedback von ihren Kunden erhalten, insbesondere hinsichtlich des vollständig digitalen Ablaufs und der Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung.

Diese Umstellung sorgt zudem für mehr Transparenz. Früher versendeten Kunden sensible Dateien per E-Mail, ohne genau zu wissen, wie mit ihren Daten umgegangen wurde. Heute ermöglicht der Einwilligungsablauf den Endnutzern, ihre Daten auf absolut sichere und digitale Weise weiterzugeben, wodurch die Bedenken, die normalerweise mit der Weitergabe von Daten verbunden sind, ausgeräumt werden.

Um die Bankdaten für das gesamte Jahr 2025 abrufen zu können, muss die Einwilligung bis zum 16. Mai 2026 erteilt werden, da zu diesem Zeitpunkt das 500-tägige Abrufzeitfenster bis zum Beginn des Geschäftsjahres zurückreicht. Bei Einwilligungen, die nach diesem Datum erteilt werden, ist der Datensatz für das Vorjahr unvollständig.

Ausblick

Beide Organisationen sehen erhebliches Wachstumspotenzial.

Die Rabobank möchte zunächst die Akzeptanz steigern und sicherstellen, dass sich die Kunden mit der neuen Arbeitsweise wohlfühlen. Auf dieser Grundlage kann die Dateninfrastruktur dann KI-gestützte Dienste, eine verbesserte Betrugsprävention und neue Erkenntnisse im Finanzbereich ermöglichen, die auf einer kontinuierlichen Transparenz der Cashflows basieren.

BDO NL plant, über Bankdaten hinaus auch externe Bestätigungen und beispielsweise Daten von Steuerbehörden einzubeziehen, mit dem langfristigen Ziel, die Finanzverwaltung eines Kunden anhand externer Quellen zu simulieren, um so eine noch höhere Sicherheit zu gewährleisten (Digital-Twin-Audit).

Letztendlich zeigt diese Partnerschaft, dass Innovation nicht im Alleingang entsteht. Wie Frans es beschreibt, entsteht Innovation aus der Zusammenarbeit zwischen den Banken, ihrem Partner (Circit) und dem Endkunden: „ein Dreiergespann“.

Oder, wie Claire die Partnerschaft zusammenfasst: „Offen und ehrlich.“

Ein Modell für den Markt

Die Rabobank ist der Ansicht, dass andere Banken ähnliche Ansätze verfolgen sollten, da es sich hierbei nicht um einen Bereich der Wettbewerbsdifferenzierung, sondern um die Stärkung der Kunden handelt.

Wenn Banken einen sicheren, standardisierten Zugang zu Quelldaten bieten, können Wirtschaftsprüfer effizienter arbeiten, und Unternehmen können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Führung und das Wachstum ihres Unternehmens.

Für BDO NL ist die Umstellung auf Daten direkt von den Banken ein praktischer Schritt hin zu einem übergeordneten Ziel: der Ersetzung manueller Prozesse durch eine kontinuierliche, datengestützte Prüfung.

Gemeinsam haben die Rabobank und BDO NL gezeigt, wie sichere digitale Einwilligungen, direkter Datenzugriff und die gemeinsame Gestaltung von Ökosystemen Prüfungsabläufe verändern können und damit die Grundlage für kontinuierliche Prüfungen, fortschrittliche Analysen und ein transparenteres, vertrauenswürdigeres Finanzökosystem bilden.