Les documents fournis par le client (PBC) sont un élément essentiel des missions de comptabilité et d'audit qui exigent des clients qu'ils fournissent une série de documents, tels que les grands livres, les contrats, les relevés bancaires, les factures et les reçus, pour mener à bien les missions.
Qu'il s'agisse de la paie, de la TVA, des comptes annuels, des déclarations d'impôt sur les sociétés ou des audits, les professionnels de la comptabilité ont besoin d'un accès rapide et complet à la documentation pertinente.
Bien que la plupart des cabinets utilisent actuellement des processus PBC, de nombreux cabinets pourraient bénéficier d'une optimisation accrue de leur efficacité. Il est frustrant de constater que de nombreux cabinets utilisent encore des pistes d'audit papier et doivent inspecter physiquement les dossiers ou demander que les documents soient numérisés. La gestion fragmentée et manuelle des demandes par e-mail ou via divers référentiels peut créer des systèmes décentralisés ou cloisonnés qui peuvent entraver la collaboration et la progression.
L'utilisation de la collaboration client PBC de Circit présente de nombreux avantages, notamment des opportunités pour une meilleure collaboration client, des processus rationalisés, une sécurité des données élevée et une visibilité inégalée sur l'état des missions d'audit.
Une collaboration client optimisée
La collaboration client PBC éloigne les PBC des e-mails et les centralise sur une plateforme où toutes les demandes et communications peuvent être gérées à partir d'un seul endroit.
Les clients utilisant la plateforme de collaboration client de Circit peuvent télécharger des documents et répondre aux demandes directement sur la plateforme. Cela facilite la collaboration entre les clients et les experts-comptables, car les communications et les documents sont stockés de manière centralisée plutôt que d'être envoyés par e-mails ponctuels.
Les demandes peuvent être sélectionnées parmi des requêtes par défaut ou créées pour être réutilisées par les experts-comptables et les auditeurs. De nouvelles requêtes peuvent être ajoutées via la plateforme, avec la possibilité de télécharger des fichiers CSV pour les listes créées de toutes pièces.
Vous pouvez choisir de configurer des listes PBC basées sur des clients spécifiques ou par type de mission. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de demande PBC pour les missions de paie qui demande les formulaires de nouveaux arrivants, la documentation des départs et les modifications des régimes de retraite. Cela garantit la cohérence et la reproductibilité des processus, ce qui facilite l'intégration des nouvelles recrues ou des stagiaires. Ces requêtes peuvent également être modifiées en masse par la direction si des nuances spécifiques s'appliquent à des clients individuels.
L'intégration des clients est facilitée par la possibilité d'envoyer aux clients des e-mails personnalisés et des vidéos explicatives sur le fonctionnement de la plateforme.
Gagnez du temps
La collaboration client PBC de Circit génère des gains de temps significatifs.
Une visibilité claire sur l'état de chaque document demandé minimisera la nécessité d'envoyer des relances pour les fichiers en attente. Les requêtes et les tâches sont clairement attribuées aux membres des équipes client et comptable. Une fois les requêtes traitées, elles peuvent être déplacées vers une section « soumises » pour examen par l'expert-comptable, et il est facile pour les deux parties de voir ce qui est en attente.
De plus, les listes de demandes peuvent être reportées pour être réutilisées. Cela peut être utile pour les travaux de fin d'année, tels que les comptes annuels et les audits, où la liste de demandes est susceptible d'être similaire d'une année à l'autre. Les communications et documents centralisés permettent également de gagner du temps sur l'achèvement des missions, car les membres de l'équipe comptable ont accès à tout en un seul endroit, réduisant ainsi le besoin de rechercher des informations.
Ce gain de temps permet d'accélérer l'achèvement des missions et d'augmenter la rentabilité des dossiers grâce à la réduction des frais généraux liés au service client.
Sécurité
Malheureusement, les attaques de phishing par e-mail sont en augmentation, en particulier depuis la pandémie, des individus étant incités à partager des données confidentielles que les criminels peuvent utiliser à des fins frauduleuses.
Avec Circit, les cabinets peuvent s'éloigner de l'e-mail, toutes les communications et transferts de documents ayant lieu en toute sécurité au sein de la plateforme.
Les données sont entièrement chiffrées grâce à des techniques de chiffrement et de gestion des clés de pointe, la plateforme étant certifiée ISO 27001, la référence en matière de normes de sécurité internationales.
Cela donne aux experts-comptables et aux clients une confiance totale pour partager des données sensibles, telles que les informations personnelles des employés, les coordonnées bancaires et les factures fournisseurs. Les requêtes peuvent également être verrouillées pour des membres spécifiques de l'équipe client afin de restreindre l'accès aux données sensibles.
Visibilité inégalée
Suivre l'état d'avancement des missions est un défi de taille, et manquer une échéance peut avoir des conséquences négatives pour les clients et les experts-comptables.
Le nouveau régime de pénalités de TVA, introduit en janvier de cette année, est un système basé sur des points, et les dépôts et paiements tardifs récurrents peuvent entraîner des amendes importantes. Il est donc plus important que jamais d'avoir une visibilité sur les missions, afin qu'elles soient réalisées à temps et de maintenir de solides relations avec les clients.
Avec PBC Client Collaboration, vous obtenez une visibilité instantanée sur l'état et l'avancement des missions de vos clients au sein de votre portefeuille. Cela mettra en évidence les demandes de documents et de données (par type, y compris les demandes de confirmation et les lettres d'autorisation) qui nécessitent une escalade et rend la gestion des ressources pour les missions plus facile. Par exemple, une mission avec une échéance imminente et une soumission de documents justificatifs de dernière minute peut nécessiter l'affectation de plusieurs membres de l'équipe à la mission dans un court délai. Dans ces cas, les demandes en suspens peuvent être réaffectées à ces collaborateurs.
Les demandes peuvent également être filtrées selon différentes vues, notamment par statut : soumises, complètes et en retard.
Découvrez PBC Client Collaboration en action
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont PBC Client Collaboration peut améliorer et rationaliser les missions client de manière sécurisée.
Pour découvrir ce que cela peut apporter à votre cabinet, contactez-nous.
