La documentación proporcionada por el cliente (PBC) es una parte fundamental de los trabajos de contabilidad y auditoría que requieren que los clientes proporcionen una serie de documentos, como libros mayores, contratos, extractos bancarios, facturas y recibos, para completar los trabajos.
Ya sea para nóminas, IVA, cuentas anuales, declaraciones de impuestos de sociedades o auditorías, los profesionales contables necesitan acceso oportuno y completo a la documentación relevante.
Aunque la mayoría de las empresas utilizan actualmente procesos PBC, muchas prácticas podrían beneficiarse de una mayor optimización de la eficiencia. Resulta frustrante que muchas empresas sigan utilizando registros de auditoría en papel y tengan que inspeccionar físicamente los archivos o pedir que se escaneen los documentos. La gestión de solicitudes de forma fragmentada y manual a través de correo electrónico o de varios repositorios puede crear sistemas descentralizados o aislados que obstaculizan la colaboración y el progreso.
El uso de la Colaboración PBC con Clientes de Circit ofrece muchos beneficios, incluyendo oportunidades para una mejor colaboración con el cliente, procesos optimizados, alta seguridad de los datos y una visibilidad inigualable sobre el estado de las asignaciones de auditoría.
Colaboración superior con el cliente
La Colaboración PBC con Clientes aleja la PBC del correo electrónico y la traslada a una plataforma centralizada donde todas las solicitudes y comunicaciones pueden gestionarse desde un único lugar.
Los clientes que utilizan la plataforma de Colaboración con Clientes de Circit pueden subir documentos y responder a las solicitudes dentro de la plataforma. Esto facilita la colaboración entre clientes y contables, ya que las comunicaciones y los documentos se almacenan de forma centralizada en lugar de enviarse a través de correos electrónicos ad hoc.
Las solicitudes pueden seleccionarse de consultas predeterminadas o crearse para su reutilización por parte de contables y auditores. Se pueden añadir nuevas consultas a través de la plataforma, con la posibilidad de subir archivos CSV para listas creadas desde cero.
Puede optar por configurar listas PBC basadas en clientes específicos o por tipo de trabajo. Por ejemplo, puede crear una plantilla de solicitud PBC para trabajos de nóminas que solicite formularios de nuevos ingresos, documentación de bajas y cambios en los planes de pensiones. Esto garantiza la coherencia y la replicabilidad de los procesos, lo que facilita la incorporación de nuevos empleados o becarios. Estas consultas también pueden ser editadas en masa por la dirección si existen matices específicos para clientes individuales.
La incorporación de clientes se facilita gracias a la posibilidad de enviarles correos electrónicos personalizados y vídeos instructivos que explican cómo funciona la plataforma.
Ahorre tiempo
La Colaboración PBC con Clientes de Circit genera un ahorro de tiempo significativo.
Una visibilidad clara del estado de cada documento solicitado minimizará la necesidad de enviar recordatorios para los archivos pendientes. Las consultas y tareas se asignan claramente a los miembros de los equipos del cliente y del contable. Una vez respondidas las consultas, pueden trasladarse a una sección de "enviadas" para su revisión por parte del contable, y es fácil para ambas partes ver lo que está pendiente.
Además, las listas de solicitudes pueden trasladarse para su reutilización. Esto puede ser útil para los trabajos de fin de año, como las cuentas anuales y las auditorías, donde la lista de solicitudes es probable que sea similar año tras año. Las comunicaciones y documentos centralizados también ahorran tiempo en la finalización de los trabajos, ya que los miembros del equipo contable tienen acceso a todo en un solo lugar, lo que reduce la necesidad de buscar información.
Este ahorro de tiempo se traduce en una finalización más rápida de los trabajos y en asignaciones más rentables gracias a la reducción de los costes generales de servicio al cliente.
Seguridad
Lamentablemente, los ataques de phishing por correo electrónico han aumentado, especialmente desde la pandemia, con personas siendo engañadas para compartir datos confidenciales que los delincuentes pueden utilizar con fines fraudulentos.
Con Circit, las empresas pueden dejar de usar el correo electrónico, ya que todas las comunicaciones y transferencias de documentos se realizan de forma segura dentro de la plataforma.
Los datos están totalmente cifrados con técnicas de cifrado y gestión de claves de primer nivel, y la plataforma cuenta con la certificación ISO 27001, el estándar de oro para las normas de seguridad internacionales.
Esto da a los contables y a los clientes total confianza para compartir datos sensibles, como datos personales de empleados, información de cuentas bancarias y facturas de proveedores. Las consultas también pueden bloquearse para miembros específicos del equipo del cliente a fin de restringir el acceso a datos sensibles.
Visibilidad inigualable
Mantenerse al tanto del estado de los trabajos es un desafío incluso en el mejor de los casos, e incumplir un plazo puede tener implicaciones negativas para clientes y contables.
El nuevo régimen de sanciones del IVA, introducido en enero de este año, es un sistema basado en puntos y los retrasos constantes en las presentaciones y los pagos pueden acarrear multas importantes. Por lo tanto, es más importante que nunca tener visibilidad de los trabajos para que se completen a tiempo y para mantener relaciones sólidas con los clientes.
Con PBC Client Collaboration, puede obtener visibilidad instantánea en toda su cartera de clientes sobre el estado y el progreso de los trabajos de los clientes. Esto destacará dónde las solicitudes de documentos y datos (por tipo, incluidas las solicitudes de confirmación y las cartas de autorización) deben ser escaladas y hace que la asignación de recursos a los proyectos sea más manejable. Por ejemplo, un trabajo con un plazo inminente y una presentación de documentos de respaldo de última hora puede requerir que se asignen varios miembros del equipo a la tarea con poca antelación. En estos casos, las solicitudes pendientes pueden reasignarse a estos miembros del personal.
Las solicitudes también se pueden filtrar en varias vistas, incluyendo por enviadas, completadas y vencidas.
Vea PBC Client Collaboration en acción
Estos son solo algunos ejemplos de cómo PBC Client Collaboration puede mejorar y agilizar las colaboraciones con los clientes de forma segura.
Para ver lo que puede hacer por su empresa, póngase en contacto.
