Provided By Client (PBC) ist ein zentraler Bestandteil von Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsaufträgen, bei denen die Kunden eine Reihe von Dokumenten wie Hauptbücher, Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen und Quittungen zur Verfügung stellen müssen, um Aufträge abzuschließen.
Ob für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Mehrwertsteuer, den Jahresabschluss, die Körperschaftssteuererklärung oder die Rechnungsprüfung - Buchhaltungsfachleute benötigen zeitnahen und vollständigen Zugang zu den relevanten Unterlagen.
Obwohl die meisten Unternehmen derzeit PBC-Prozesse nutzen, könnten viele Praxen von einer größeren Effizienzoptimierung profitieren. Frustrierenderweise verwenden viele Kanzleien immer noch Prüfpfade in Papierform und müssen Akten physisch einsehen oder um das Einscannen von Dokumenten bitten. Die stückweise und manuelle Beschaffung von Anfragen per E-Mail oder über verschiedene Repositories kann zu dezentralen oder isolierten Systemen führen, die die Zusammenarbeit und den Fortschritt behindern.
Der Einsatz von PBC Client Collaboration von Circit bietet viele Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit einer besseren Zusammenarbeit mit dem Kunden, rationalisierte Prozesse, hohe Datensicherheit und eine beispiellose Transparenz des Status von Prüfungsaufträgen.
Hervorragende Zusammenarbeit mit Kunden
PBC Client Collaboration verlagert PBC weg von der E-Mail hin zu einer zentralen Plattform, auf der alle Anfragen und Mitteilungen von einem einzigen Ort aus verwaltet werden können.
Kunden, die die Client Collaboration-Plattform von Circit nutzen, können innerhalb der Plattform Dokumente hochladen und auf Anfragen antworten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Wirtschaftsprüfern, da Kommunikation und Dokumente zentral gespeichert werden und nicht über Ad-hoc-E-Mails verschickt werden.
Die Abfragen können aus Standardabfragen ausgewählt oder zur Wiederverwendung durch Buchhalter und Prüfer erstellt werden. Neue Abfragen können über die Plattform hinzugefügt werden, mit der Möglichkeit, CSV-Dateien für von Grund auf neu erstellte Listen hochzuladen.
Sie können PBC-Listen auf der Grundlage bestimmter Kunden oder der Art des Auftrags einrichten. So können Sie beispielsweise eine PBC-Anforderungsvorlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen, die Formulare für neue Mitarbeiter, Austrittsdokumente und Änderungen der Rentenversicherung verlangt. Dies gewährleistet die Konsistenz und Reproduzierbarkeit von Prozessen, was die Arbeit bei Neueinstellungen oder Auszubildenden erleichtert. Diese Abfragen können von der Geschäftsleitung auch in großen Mengen bearbeitet werden, wenn es spezifische Nuancen für einzelne Kunden gibt.
Die Einarbeitung der Kunden wird durch die Möglichkeit erleichtert, ihnen E-Mails mit ihrem Markenzeichen und Anleitungsvideos zu schicken, in denen die Funktionsweise der Plattform erklärt wird.
Zeit sparen
Die PBC-Client-Collaboration von Circit führt zu erheblichen Zeiteinsparungen.
Eine klare Übersicht über den Status jedes angeforderten Dokuments minimiert die Notwendigkeit, Nachrichten über ausstehende Dateien zu versenden. Anfragen und Aufgaben werden den Mitgliedern des Kunden- und des Buchhalterteams eindeutig zugewiesen. Nach der Beantwortung von Anfragen können diese in einen Bereich verschoben werden, in dem sie dem Buchhalter zur Überprüfung vorgelegt werden, so dass beide Parteien leicht sehen können, was noch aussteht.
Darüber hinaus können Anforderungslisten fortgeschrieben und wiederverwendet werden. Dies kann für Arbeiten am Jahresende nützlich sein, wie z. B. Jahresabschlüsse und Rechnungsprüfungen, bei denen die Anforderungsliste wahrscheinlich jedes Jahr ähnlich ist. Zentralisierte Kommunikation und Dokumente sparen auch Zeit bei der Erledigung von Aufgaben, da die Mitglieder des Buchhaltungsteams an einem Ort auf alles zugreifen können, wodurch sich die Suche nach Informationen verringert.
Diese Zeitersparnis führt zu einem schnelleren Abschluss von Aufträgen und zu rentableren Aufträgen, da die Gemeinkosten für die Betreuung der Kunden gesenkt werden.
Sicherheit
Leider haben E-Mail-Phishing-Angriffe vor allem seit der Pandemie zugenommen. Dabei werden Personen dazu verleitet, vertrauliche Daten preiszugeben, die Kriminelle für betrügerische Zwecke nutzen können.
Mit Circit können Unternehmen auf E-Mails verzichten, da die gesamte Kommunikation und der Transfer von Dokumenten sicher über die Plattform abgewickelt werden.
Die Daten werden mit erstklassigen Verschlüsselungs- und Schlüsselverwaltungstechniken vollständig verschlüsselt, wobei die Plattform nach ISO 27001 zertifiziert ist, dem Goldstandard für internationale Sicherheitsstandards.
Dies gibt Buchhaltern und Kunden die Gewissheit, dass sie sensible Daten wie persönliche Daten von Mitarbeitern, Bankkontoinformationen und Lieferantenrechnungen gemeinsam nutzen können. Abfragen können auch für bestimmte Mitglieder des Kundenteams gesperrt werden, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken.
Unübertroffene Sichtbarkeit
Den Überblick über den Status von Aufträgen zu behalten, ist in den besten Zeiten eine Herausforderung, und eine verpasste Frist kann negative Folgen für Kunden und Buchhalter haben.
Die im Januar dieses Jahres eingeführte neue Mehrwertsteuer-Sanktionsregelung ist ein punktebasiertes System, und die ständige verspätete Einreichung von Unterlagen und Zahlungen kann zu erheblichen Geldbußen führen. Es ist daher wichtiger denn je, einen Überblick über die Aufträge zu haben, damit sie rechtzeitig abgeschlossen werden und gute Kundenbeziehungen gepflegt werden können.
Mit PBC Client Collaboration erhalten Sie in Ihrem Kundenportfolio sofortigen Einblick in den Status und den Fortschritt von Kundenaufträgen. Dadurch wird deutlich, wo Anfragen nach Dokumenten und Daten (nach Arten, einschließlich Bestätigungsanfragen und Vollmachtsschreiben) eskaliert werden müssen, und die Ressourcenplanung für Aufträge wird überschaubarer. So kann es beispielsweise bei einem Auftrag, der kurz vor dem Abgabetermin steht und bei dem in letzter Minute noch Unterlagen nachgereicht werden müssen, erforderlich sein, einige Teammitglieder kurzfristig für den Auftrag abzustellen. In solchen Fällen können ausstehende Anfragen diesen Mitarbeitern neu zugewiesen werden.
Anfragen können auch in verschiedenen Ansichten gefiltert werden, unter anderem nach eingereicht, abgeschlossen und überfällig.
Sehen Sie PBC Client Collaboration in Aktion
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie PBC Client Collaboration die Zusammenarbeit mit Kunden auf sichere Weise verbessern und rationalisieren kann.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was es für Ihr Unternehmen tun kann, vereinbaren Sie eine Demo.
