Provided By Client (PBC) is een essentieel onderdeel van boekhoudkundige en auditopdrachten waarbij klanten een reeks documenten moeten aanleveren, zoals grootboeken, contracten, bankafschriften, facturen en ontvangstbewijzen, om taken te voltooien.
Of dit nu voor salarisadministratie, btw, jaarrekeningen, vennootschapsbelastingaangiften of audits is, accountants hebben tijdig en volledig toegang nodig tot relevante documentatie.
Hoewel de meeste kantoren momenteel PBC-processen gebruiken, zouden veel praktijken kunnen profiteren van een grotere optimalisatie van de efficiëntie. Frustrerend genoeg gebruiken veel kantoren nog steeds papieren audit trails en moeten ze bestanden fysiek inspecteren of vragen om documenten te scannen. Het stuksgewijs en handmatig aanvragen van informatie via e-mail of verschillende opslagplaatsen kan leiden tot gedecentraliseerde of gesloten systemen die de samenwerking en voortgang kunnen belemmeren.
Het gebruik van Circit's PBC Client Collaboration heeft veel voordelen, waaronder mogelijkheden voor betere samenwerking met klanten, gestroomlijnde processen, hoge gegevensbeveiliging en ongeëvenaarde zichtbaarheid van de status van auditopdrachten.
Superieure Klantensamenwerking
PBC Client Collaboration verplaatst PBC van e-mail naar een gecentraliseerd platform waar alle aanvragen en communicatie vanuit één locatie kunnen worden beheerd.
Klanten die Circit's Client Collaboration platform gebruiken, kunnen documenten uploaden en reageren op aanvragen binnen het platform. Dit maakt het voor klanten en accountants gemakkelijker om samen te werken, aangezien communicatie en documenten centraal worden opgeslagen in plaats van via ad-hoc e-mails te worden verzonden.
Aanvragen kunnen worden geselecteerd uit standaardvragen of worden aangemaakt voor hergebruik door accountants en auditors. Nieuwe vragen kunnen via het platform worden toegevoegd, met de mogelijkheid om CSV-bestanden te uploaden voor lijsten die vanaf nul zijn gemaakt.
U kunt ervoor kiezen om PBC-lijsten op te stellen op basis van specifieke klanten of per type opdracht. U kunt bijvoorbeeld een PBC-aanvraagsjabloon maken voor salarisadministratieopdrachten waarin wordt gevraagd om formulieren voor nieuwe medewerkers, documentatie voor vertrekkende medewerkers en wijzigingen in pensioenregelingen. Dit zorgt voor consistentie en reproduceerbaarheid van processen, wat het gemakkelijker maakt wanneer nieuwe medewerkers of stagiairs in dienst komen. Deze vragen kunnen ook in bulk worden bewerkt door het senior management als er specifieke nuances zijn voor individuele klanten.
De onboarding voor klanten wordt eenvoudig gemaakt door de mogelijkheid om klanten branded e-mails en instructievideo's te sturen die uitleggen hoe het platform werkt.
Bespaar Tijd
Circit's PBC Client Collaboration levert aanzienlijke tijdsbesparingen op.
Duidelijke zichtbaarheid van de status van elk aangevraagd document minimaliseert de noodzaak om herinneringen te sturen voor openstaande bestanden. Vragen en taken worden duidelijk toegewezen aan leden van de klant- en accountantsteams. Wanneer vragen zijn beantwoord, kunnen ze worden verplaatst naar een ingediende sectie voor beoordeling door de accountant en is het voor beide partijen eenvoudig te zien wat er nog openstaat.
Bovendien kunnen aanvraaglijsten worden doorgeschoven voor hergebruik. Dit kan nuttig zijn voor jaarafsluitingen, zoals jaarrekeningen en audits, waarbij de aanvraaglijst waarschijnlijk jaar na jaar vergelijkbaar zal zijn. Gecentraliseerde communicatie en documenten besparen ook tijd bij het voltooien van opdrachten, aangezien leden van het boekhoudteam toegang hebben tot alles op één plek, waardoor de noodzaak om informatie te zoeken wordt verminderd.
Deze tijdsbesparing leidt tot een snellere voltooiing van opdrachten en winstgevendere projecten, doordat de overheadkosten voor het bedienen van klanten worden verlaagd.
Beveiliging
Helaas zijn e-mailphishingaanvallen toegenomen, vooral sinds de pandemie, waarbij individuen worden misleid om vertrouwelijke gegevens te delen die criminelen kunnen gebruiken voor frauduleuze doeleinden.
Met Circit kunnen kantoren afstappen van e-mail, waarbij alle communicatie en documentoverdrachten veilig binnen het platform plaatsvinden.
Gegevens zijn volledig versleuteld met encryptie- en sleutelbeheertechnieken van wereldklasse, waarbij het platform ISO 27001-gecertificeerd is, de gouden standaard voor internationale beveiligingsnormen.
Dit geeft accountants en klanten het volste vertrouwen dat ze gevoelige gegevens kunnen delen, zoals persoonlijke gegevens van werknemers, bankrekeninginformatie en leveranciersfacturen. Vragen kunnen ook worden vergrendeld voor specifieke leden van het klantenteam om de toegang tot gevoelige gegevens te beperken.
Ongeëvenaarde zichtbaarheid
Het overzicht bewaren over de status van opdrachten is zelfs in de beste omstandigheden een uitdaging, en het missen van een deadline kan negatieve gevolgen hebben voor zowel cliënten als accountants.
De nieuwe btw-boeteregime, dat in januari van dit jaar is ingevoerd, is een puntensysteem en consequent te late indieningen en betalingen kunnen leiden tot aanzienlijke boetes. Het is daarom belangrijker dan ooit om inzicht te hebben in opdrachten, zodat deze op tijd worden voltooid en om sterke cliëntrelaties te onderhouden.
Met PBC Client Collaboration krijgt u direct inzicht in de status en voortgang van cliëntopdrachten binnen uw gehele cliëntenportefeuille. Dit geeft aan waar verzoeken om documenten en gegevens (per type, inclusief bevestigingsverzoeken en volmachten) moeten worden geëscaleerd en maakt de personeelsplanning voor opdrachten beter beheersbaar. Een opdracht met een naderende deadline en een last-minute indiening van ondersteunende documenten kan bijvoorbeeld vereisen dat enkele teamleden op korte termijn aan de opdracht worden toegewezen. In dergelijke gevallen kunnen openstaande verzoeken aan deze medewerkers worden toegewezen.
Verzoeken kunnen ook worden gefilterd op basis van verschillende weergaven, waaronder ingediend, voltooid en achterstallig.
Zie PBC Client Collaboration in actie
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe PBC Client Collaboration cliëntopdrachten op een veilige manier kan verbeteren en stroomlijnen.
Neem contact met ons op om te zien wat het voor uw kantoor kan betekenen.
