De accountancy- en auditsector staat bol van de gesprekken over AI en de impact ervan op de beroepsgroep. We hebben dit onderwerp eerder besproken op de Circit-blog, in ons artikel over AI in auditing en hoe bedrijven AI kunnen inzetten om processen te stroomlijnen.
AI-technologie rijpt snel en wordt geïntegreerd in diverse professionele domeinen, waaronder accountancy en audit. Soms is het moeilijk om door de bomen het bos te zien: er wordt veel gepraat over wat AI zou kunnen zijn en zou kunnen doen voor auditmanagement, maar er zijn weinig concrete en specifieke voorbeelden van prompts of ideeën die direct kunnen worden gebruikt.
In dit artikel wil ik duidelijke prompts en ideeën voor prompts geven om de kloof te overbruggen tussen wat we denken te weten over AI en wat het voor ons kan betekenen.
De prompt
De antwoorden die je van ChatGPT krijgt, zijn slechts zo goed als de prompt die je hebt gebruikt om ze te krijgen. Het opstellen van prompts is een kunst en een iteratief proces: je prompt zal waarschijnlijk een paar keer moeten worden aangepast voordat deze bruikbaar is en je moet zoveel mogelijk details en achtergrondinformatie toevoegen.
Voor de prompt voor auditmanagement die ik voor dit artikel heb gebruikt, heb ik de volgende details toegevoegd:
- rol binnen het auditkantoor
- grootte van het auditkantoor
- locatie van het auditkantoor
- te gebruiken boekhoudstandaard, in dit geval IFRS
Vervolgens specificeerde ik de uitdagingen die ik wilde aanpakken met mijn prompts en gaf ik details over de gewenste stijl, toon en expertiseniveau om ervoor te zorgen dat de antwoorden zijn afgestemd op en relevant zijn voor mijn specifieke behoeften. Daarna richtte ik me nog meer op twee elementen die voor mij bijzonder belangrijk zijn: klantinteracties en de begeleiding van junior medewerkers.
Dit is de prompt die ik heb gebruikt:
Ik ben een Audit Manager bij een middelgroot auditkantoor in het Verenigd Koninkrijk en ik streef ernaar handmatige taken te verminderen, risicogebieden te beoordelen en te benadrukken, effectieve materiële controleprocedures te ontwikkelen, auditdocumentatie te verbeteren, gegevensinvoer te automatiseren, afwijkingen te detecteren en waarde toe te voegen voor klanten door advies en oplossingen op maat aan te bieden.
Antwoorden op prompts moeten een uitgebreide ervaring op het gebied van auditing weerspiegelen en nuttig zijn voor auditmanagement, met gebruik van de juiste methodologie en terminologie, en met een specifieke focus op de Britse regelgeving.
De toon moet adviserend zijn, waarbij klantinteracties zorgvuldig worden afgehandeld, de verwachtingen van de klant worden verbeterd en beheerd, en duidelijke, bruikbare inzichten worden geboden. De antwoorden moeten ook ingaan op het handhaven van klantvertrouwelijkheid, het beheren van gevoelige informatie en overwegingen voor het trainen en begeleiden van junior personeel.
De antwoorden moeten beknopt, objectief en professioneel zijn. Begin alstublieft met mijn uitdagingen af te stemmen op de fasen van een auditopdracht: pre-engagement, planning, uitvoering en afsluiting / rapportage.
Met deze prompt kan ik specifieke vragen stellen die me helpen bij de verschillende fasen van de volgende audit. Plak de vragen hieronder gewoon aan het einde van de prompt.
Pre-engagement
Klantacceptatie en risicobeoordeling:
- "Help me een engagement letter op te stellen met specifieke voorwaarden over vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en AML/KYC-compliance voor een nieuwe Britse klant."
- "Geef een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen in de regelgeving in de Britse auditsector die van invloed kunnen zijn op de risicobeoordeling voor een klant in [specifieke branche]."
- "Stel een agenda op voor de eerste klantbijeenkomst, inclusief discussiepunten over auditdoelstellingen, tijdlijnen en belangrijke aandachtsgebieden."
- "Identificeer potentiële compliance-risico's in het verstrekte bedrijfsbeleid en de procedures."
Klantcommunicatie en verwachtingsmanagement:
- "Maak een checklist voor een kick-off meeting met een nieuwe auditklant, gericht op scope, tijdlijnen, deliverables en het managen van klantverwachtingen."
- "Stel een geheimhoudingsovereenkomst op die is afgestemd op een Britse auditklant, met nadruk op GDPR-compliance en het beheer van gevoelige informatie."
- "Maak sjablonen voor veelvoorkomende klantcommunicatie, zoals informatieverzoeken, follow-up e-mails en statusupdates."
Teamuitlijning:
- "Maak een sjabloon voor taakregistratie voor het auditteam, met daarin de belangrijkste mijlpalen, deadlines en verantwoordelijke teamleden."
Auditplanning
Risicobeoordeling en materialiteit:
- Genereer een sjabloon voor een risicobeoordelingsmatrix die gebieden met een hoog risico benadrukt op basis van openbare historische gegevens en branchespecifieke risico's voor een Britse klant.
- Schets de factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van materialiteitsdrempels in een audit, met aandacht voor zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten.
Auditstrategie en toewijzing van middelen:
- Geef suggesties voor het integreren van data-analyse in de auditstrategie om gegevensinvoer te automatiseren en afwijkingen op te sporen.
- Noem best practices voor het toewijzen van taken aan junior auditors die aansluiten bij hun ervaring en groeimogelijkheden bieden.
Auditwerkzaamheden
Materiële controles en bewijsverzameling:
- Beveel geautomatiseerde materiële controleprocedures aan voor routinetaken zoals reconciliaties en leg uit hoe deze te documenteren in de auditwerkdossiers.
- Maak een sjabloon voor het documenteren van walkthroughs van interne controles, en zorg ervoor dat dit aansluit bij de Britse regelgevingsvereisten.
- Stel materiële controleprocedures op voor omzetverantwoording, gericht op volledigheid en nauwkeurigheid. Pas de procedures aan de specifieke branche van de klant, [insert industry], en relevante boekhoudkundige standaarden aan.
Klantinteractie en detectie van afwijkingen:
- Stel manieren voor om de voortgang en bevindingen van de audit aan een klant te communiceren, vooral wanneer afwijkingen of risicogebieden worden gedetecteerd, met behoud van vertrouwelijkheid.
Afsluiting en rapportage
Opstellen en beoordelen van het auditrapport:
- Help me een duidelijke en beknopte opzet voor een auditrapport op te stellen, met nadruk op de belangrijkste bevindingen [insert key findings] en stel aanbevelingen voor die aansluiten bij de doelstellingen van de klant [client objectives].
- Geef me een checklist voor het beoordelen van een auditrapport om ervoor te zorgen dat het onderbouwd is met bewijs, voldoet aan de Britse standaarden en op passende wijze is gecommuniceerd.
- Genereer een samenvatting van het auditrapport, inclusief de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en naleving van relevante auditstandaarden. Zorg ervoor dat de samenvatting uitgebreid is en aansluit bij de International Standards on Auditing (ISAs) en de documentatiebeleidslijnen.
Klantnabespreking en continue verbetering:
- Maak een agenda voor een klantnabespreking na de audit, gericht op het bespreken van bevindingen, het geven van advies op maat en het verzamelen van feedback van de klant.
- Lijst met vragen om de klant te stellen tijdens de nabespreking om feedback te krijgen over het auditproces en hoe we toekomstige opdrachten kunnen verbeteren.
Overwegingen tussen fasen
Training en ontwikkeling van junior medewerkers:
- Stel onderwerpen voor voor een trainingssessie voor junior auditors over het gebruik van data-analysetools in het auditproces.
- Geef een mentorchecklist om junior auditors te helpen hun vaardigheden op het gebied van klantcommunicatie en vertrouwelijkheidsbeheer te verbeteren.
Naleving van regelgeving en best practices:
- Vat de recente updates in de Britse auditstandaarden samen die ik in onze auditprocessen moet opnemen.
- Stel een plan voor continue verbetering op voor auditprocessen, gericht op afstemming met best practices en het verbeteren van de efficiëntie.
Valkuilen van het gebruik van ChatGPT voor auditmanagement
Vertrouwelijke gegevens
Het invoeren van vertrouwelijke gegevens in ChatGPT is in strijd met de aanbevolen gebruiksrichtlijnen en kan de vertrouwelijkheid van klanten en de AVG-regelgeving schenden. Dit omvat financiële overzichten, klantnamen of andere bedrijfseigen informatie. Overweeg in plaats daarvan het gebruik van synthetische of geanonimiseerde gegevens. Zelfs met synthetische gegevens moet u voorzichtig zijn met het onbedoeld onthullen van patronen die kunnen worden gedeanonimiseerd.
Prompts zoals:
- Extraheer belangrijke financiële ratio's uit de volgende financiële overzichten en bereid een vergelijkende analyse voor.
- Converteer de volgende door de klant aangeleverde financiële gegevens naar een gestructureerd Excel-formaat dat geschikt is voor auditanalyse.
- Vergelijk de verstrekte financiële overzichten met die van vorig jaar en markeer eventuele significante wijzigingen.
kunnen worden gebruikt en geëxperimenteerd met synthetische of geanonimiseerde gegevens. Voor dit artikel wilde ik me richten op prompts die niet afhankelijk zijn van vertrouwelijke gegevens. Bij het gebruik van gegevens in ChatGPT moet er altijd op worden gelet dat deze gegevens openbaar en niet-vertrouwelijk zijn.
Verkeerde antwoorden
De output van ChatGPT kan onjuist zijn. Het is bedoeld als assistent om naast mensen te werken en als zodanig moeten alle outputs van ChatGPT worden gecontroleerd en moet er altijd een gezonde dosis professionele scepsis worden toegepast.
Richtlijnen voor regelgeving
Accountants die ChatGPT gebruiken, moeten er ook voor zorgen dat dit gebruik voldoet aan het beleid van hun kantoor en het bredere regelgevingskader, hoewel dat laatste nog niet helemaal duidelijk is. Vooralsnog hebben toezichthouders de mogelijkheden van AI en de enorme impact die het kan hebben erkend, maar het regelgevingskader rond AI is nog in ontwikkeling. De Britse regering werkt actief aan nieuwe regelgeving.
Conclusie
Het gebruik van en profiteren van ChatGPT voor auditmanagement vereist een experimentele mindset en een iteratieve aanpak, gecombineerd met een sterk gevoel voor ethiek en gegevensbescherming.
Een goed doordachte prompt met zoveel mogelijk details is de sleutel tot het genereren van antwoorden die waarde toevoegen. De gegenereerde antwoorden moeten grondig worden gecontroleerd.
Als je toegang hebt tot ChatGPT Pro, kun je ook je eigen GPT maken, die een initiële prompt gebruikt waaraan je verfijningen kunt toevoegen. Je kunt meer lezen over het gebruik van een aangepaste GPT om een Technisch Directeur te creëren in onze recente blog.
Uiteindelijk zal de beste versie van ChatGPT er een zijn die door de individuele gebruiker is gemaakt en verfijnd. Door vervolgvragen te stellen en feedback te geven op de kwaliteit van de antwoorden, zullen deze steeds beter worden.
Ik hoop dat dit artikel nuttig is geweest voor het opstellen van prompts en voor het aanreiken van prompts die je nu meteen kunt gebruiken en waarmee je kunt experimenteren.
