In der Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsbranche wird viel über KI und ihre Auswirkungen auf die Berufe gesprochen. Wir haben dieses Thema bereits auf dem Circit-Blog in unserem Artikel über KI in der Wirtschaftsprüfung erörtert und darüber, wie Unternehmen KI nutzen können, um Prozesse zu optimieren.
Die KI-Technologie reift schnell und wird in verschiedene Berufsbereiche integriert, darunter auch die Buchhaltung und die Rechnungsprüfung. Manchmal ist es schwierig, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen: Es wird viel darüber gesprochen, was KI für das Prüfungsmanagement sein und tun könnte, aber es gibt nur wenige konkrete und spezifische Beispiele für Aufforderungen oder Ideen, die sofort verwendet werden können.
In diesem Artikel möchte ich klare Hinweise und Ideen für Hinweise geben, um die Lücke zwischen dem, was wir über KI zu wissen glauben, und dem, was sie für uns tun kann, zu schließen.
Die Aufforderung
Die Antworten, die Sie von ChatGPT erhalten, sind nur so gut wie der Prompt, mit dem Sie sie erhalten haben. Die Erstellung von Prompts ist eine Kunst und ein iterativer Prozess: Ihr Prompt muss wahrscheinlich ein paar Mal überarbeitet werden, bevor er brauchbar ist, und Sie sollten so viele Details und Hintergründe wie möglich hinzufügen.
Für die Eingabeaufforderung zur Prüfungsverwaltung, die ich für diesen Artikel verwendet habe, habe ich die folgenden Details hinzugefügt:
- Rolle innerhalb der Prüfungsgesellschaft
- Größe der Prüfungsgesellschaft
- Sitz der Prüfungsgesellschaft
- den zu verwendenden Rechnungslegungsstandard, in diesem Fall IFRS
Dann habe ich die Herausforderungen, die ich mit meinen Aufforderungen angehen wollte, spezifiziert und Angaben zum gewünschten Stil, Tonfall und Kompetenzniveau gemacht, um sicherzustellen, dass die Antworten auf meine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten und relevant sind. Dann habe ich mich noch mehr auf zwei Elemente konzentriert, die mir besonders wichtig sind: den Umgang mit Kunden und die Betreuung von Nachwuchskräften.
Hier ist die Aufforderung, die ich verwendet habe:
Ich bin Audit Manager bei einer mittelgroßen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Vereinigten Königreich und habe mir zum Ziel gesetzt, manuelle Aufgaben zu reduzieren, Risikobereiche zu bewerten und hervorzuheben, wirksame Verfahren für substanzielle Prüfungen zu entwickeln, die Prüfungsdokumentation zu verbessern, die Dateneingabe zu automatisieren, Anomalien aufzudecken und durch maßgeschneiderte Beratung und Lösungen einen Mehrwert für die Kunden zu schaffen.
Die Antworten auf die Fragen sollten umfassende Erfahrungen im Prüfungsbereich widerspiegeln und für das Prüfungsmanagement nützlich sein, wobei die korrekte Methodik und Terminologie zu verwenden ist und der Schwerpunkt auf der Einhaltung der britischen Rechtsvorschriften liegt.
Der Ton sollte beratend sein und sicherstellen, dass die Interaktionen mit den Kunden sorgfältig gehandhabt werden, dass die Erwartungen der Kunden verbessert und gesteuert werden und dass klare, umsetzbare Erkenntnisse gewonnen werden. Die Antworten sollten auch die Wahrung der Kundenvertraulichkeit und den Umgang mit sensiblen Informationen ansprechen und Überlegungen zur Schulung und Betreuung von Nachwuchskräften enthalten.
Die Antworten sollten prägnant, objektiv und professionell sein. Bitte beginnen Sie damit, meine Herausforderungen mit den Phasen des Prüfungsauftrags in Einklang zu bringen: Vorbereitung, Planung, Feldarbeit und Abschluss/Berichterstattung.
Mit dieser Aufforderung kann ich spezifische Fragen stellen, die mir bei den verschiedenen Phasen des nächsten Audits helfen. Fügen Sie einfach die Fragen unten am Ende der Aufforderung ein.
Vor der Verlobung
Kundeneinführung und Risikobewertung:
- "Helfen Sie mir bei der Erstellung eines Auftragsschreibens, das spezifische Bedingungen zu Vertraulichkeit, Datenschutz und AML/KYC-Compliance für einen neuen britischen Kunden enthält.
- "Geben Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten regulatorischen Änderungen in der britischen Wirtschaftsprüfungsbranche, die sich auf die Risikobewertung für einen Kunden in [bestimmte Branche] auswirken können".
- "Bereiten Sie eine Tagesordnung für das erste Treffen mit dem Kunden vor, die Diskussionspunkte zu den Prüfungszielen, den Zeitplänen und den wichtigsten Schwerpunktbereichen enthält.
- "Identifizieren Sie potenzielle Risikobereiche für die Einhaltung von Vorschriften in den bereitgestellten Unternehmensrichtlinien und -verfahren."
Kundenkommunikation und Erwartungsmanagement:
- "Erstellen Sie eine Checkliste für ein Kickoff-Meeting mit einem neuen Prüfungskunden, die sich auf den Umfang, die Fristen, die zu erbringenden Leistungen und die Steuerung der Kundenerwartungen konzentriert.
- "Entwurf einer Vertraulichkeitsvereinbarung, die auf einen im Vereinigten Königreich ansässigen Wirtschaftsprüfungskunden zugeschnitten ist und die Einhaltung der GDPR und den Umgang mit sensiblen Informationen betont."
- "Erstellen Sie Vorlagen für gängige Kundenkommunikation, z. B. für Informationsanfragen, Follow-up-E-Mails und Statusaktualisierungen.
Ausrichtung des Teams:
- "Erstellen Sie eine Vorlage zur Aufgabenverfolgung für das Prüfungsteam, in der die wichtigsten Meilensteine, Fristen und zuständigen Teammitglieder aufgeführt sind."
Audit-Planung
Risikobewertung und Wesentlichkeit:
- "Erstellen Sie eine Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix, die auf der Grundlage öffentlicher historischer Daten und branchenspezifischer Risiken für einen britischen Kunden risikoreiche Bereiche hervorhebt."
- "Skizzieren Sie die Faktoren, die bei der Festlegung von Wesentlichkeitsschwellen bei einer Prüfung zu berücksichtigen sind, wobei der Schwerpunkt sowohl auf quantitativen als auch auf qualitativen Aspekten liegt.
Prüfungsstrategie und Ressourcenallokation:
- "Vorschläge für die Integration von Datenanalysen in die Prüfungsstrategie, um die Dateneingabe zu automatisieren und Anomalien zu erkennen.
- "Führen Sie bewährte Praktiken für die Zuweisung von Aufgaben an jüngere Prüfer auf, die ihrer Erfahrung entsprechen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bieten.
Audit-Feldarbeit
Substanzielle Prüfung und Beweiserhebung:
- "Empfehlen Sie automatisierte Prüfungshandlungen für Routineaufgaben wie Abstimmungen und erklären Sie, wie diese in den Prüfungsunterlagen zu dokumentieren sind.
- "Erstellen Sie eine Vorlage für die Dokumentation der internen Kontrollen und stellen Sie sicher, dass diese mit den britischen Vorschriften übereinstimmt.
- "Entwerfen Sie wesentliche Prüfverfahren für die Umsatzrealisierung mit Schwerpunkt auf Vollständigkeit und Genauigkeit. Passen Sie die Verfahren an die Branche des Kunden, [Branche einfügen], und die relevanten Rechnungslegungsstandards an."
Kundeninteraktion und Erkennung von Anomalien:
- "Vorschlagen, wie man dem Kunden den Prüfungsfortschritt und die Ergebnisse mitteilen kann, insbesondere wenn Anomalien oder Risikobereiche aufgedeckt werden, wobei die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Abschluss und Berichterstattung
Abfassung und Durchsicht des Prüfungsberichts:
- "Helfen Sie mir, einen klaren und prägnanten Entwurf für den Prüfungsbericht zu erstellen, in dem die wichtigsten Feststellungen hervorgehoben und einige Empfehlungen ausgesprochen werden, die mit den Zielen des Kunden [Ziele des Kunden] übereinstimmen."
- "Nennen Sie mir eine Checkliste für die Überprüfung eines Prüfungsberichts, um sicherzustellen, dass er beweisgestützt ist, den britischen Standards entspricht und angemessen kommuniziert wird.
- "Erstellung einer Zusammenfassung des Prüfungsberichts, einschließlich der wichtigsten Feststellungen, Empfehlungen und der Einhaltung der einschlägigen Prüfungsstandards. Sicherstellen, dass die Zusammenfassung umfassend ist und mit den Internationalen Prüfungsgrundsätzen (ISAs) und den Dokumentationsrichtlinien übereinstimmt".
Kundenbesprechung und kontinuierliche Verbesserung:
- "Erstellen Sie eine Tagesordnung für eine Nachbesprechung mit dem Kunden nach dem Audit, bei der die Ergebnisse besprochen, maßgeschneiderte Ratschläge gegeben und das Feedback des Kunden eingeholt werden sollen.
- "Fragen auflisten, die wir dem Kunden während der Nachbesprechung stellen können, um Feedback zum Prüfungsprozess zu erhalten und zu erfahren, wie wir künftige Aufträge verbessern können".
Phasenübergreifende Überlegungen
Ausbildung und Entwicklung von Nachwuchskräften:
- "Schlagen Sie Themen für eine Schulungsveranstaltung für Nachwuchsprüfer zum Einsatz von Datenanalysetools im Prüfungsprozess vor."
- "Bereitstellung einer Checkliste für Mentoren, um Nachwuchsprüfern dabei zu helfen, ihre Fähigkeiten in der Kundenkommunikation und im Umgang mit Vertraulichkeit zu verbessern".
Einhaltung von Vorschriften und bewährte Praktiken:
- "Fassen Sie die jüngsten Aktualisierungen der britischen Prüfungsstandards zusammen, die ich in unsere Prüfungsprozesse einbeziehen sollte".
- "Entwurf eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung der Prüfungsprozesse, der sich auf die Anpassung an bewährte Verfahren und die Steigerung der Effizienz konzentriert".
Vorbehalte bei der Verwendung von ChatGPT für das Auditmanagement
Vertrauliche Daten
Die Eingabe vertraulicher Daten in ChatGPT steht im Widerspruch zu den empfohlenen Nutzungsrichtlinien und könnte die Vertraulichkeit von Kunden und die GDPR-Vorschriften verletzen. Dazu gehören Finanzberichte, Kundennamen oder andere geschützte Informationen. Ziehen Sie stattdessen die Verwendung synthetischer oder verschleierter Daten in Betracht. Auch bei synthetischen Daten sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht versehentlich Muster aufdecken, die de-anonymisiert werden könnten.
Aufforderungen wie:
- "Extrahieren Sie die wichtigsten Finanzkennzahlen aus den folgenden Jahresabschlüssen und erstellen Sie eine vergleichende Analyse.
- "Konvertieren Sie die folgenden vom Kunden zur Verfügung gestellten Finanzdaten in ein strukturiertes Excel-Format, das sich für eine Prüfungsanalyse eignet".
- "Vergleichen Sie den vorgelegten Jahresabschluss mit dem des Vorjahres und weisen Sie auf wesentliche Änderungen hin".
können unter Verwendung synthetischer oder verschleierter Daten verwendet und erprobt werden. In diesem Artikel möchte ich mich auf Prompts konzentrieren, die nicht auf vertraulichen Daten beruhen. Bei der Verwendung von Daten in ChatGPT muss immer darauf geachtet werden, dass diese Daten öffentlich zugänglich und nicht vertraulich sind.
Falsche Antworten
Die Ergebnisse von ChatGPT können falsch sein. Es ist als Assistent für die Arbeit mit Menschen gedacht und als solcher müssen alle Ausgaben von ChatGPT überprüft werden und eine gesunde Dosis professioneller Skepsis sollte immer angewendet werden.
Regulatorische Leitlinien
Prüfer, die ChatGPT nutzen, sollten auch sicherstellen, dass diese Nutzung mit den Richtlinien ihrer Firma und dem breiteren regulatorischen Rahmen übereinstimmt, obwohl letzterer noch nicht ganz klar ist. Bislang haben die Regulierungsbehörden die Fähigkeiten der KI und die massiven Auswirkungen, die sie haben kann, anerkannt, aber der regulatorische Rahmen für KI ist noch nicht ausgereift. Die britische Regierung arbeitet aktiv an neuen Vorschriften.
Schlussfolgerung
Um ChatGPT für das Auditmanagement zu nutzen und davon zu profitieren, bedarf es einer experimentellen Denkweise und eines iterativen Ansatzes in Verbindung mit einem ausgeprägten Sinn für Ethik und Datenschutz.
Eine gut durchdachte Aufforderung mit möglichst vielen Details ist der Schlüssel zu Antworten, die einen Mehrwert schaffen. Die generierten Antworten müssen gründlich geprüft werden.
Wenn Sie Zugang zu ChatGPT Pro haben, können Sie auch Ihr eigenes GPT erstellen, das eine anfängliche Eingabeaufforderung enthält, der Sie weitere Details hinzufügen können. Mehr über die Verwendung eines benutzerdefinierten GPTs zur Erstellung eines technischen Direktors erfahren Sie in unserem aktuellen Blog.
Letztendlich wird die beste Version von ChatGPT von den einzelnen Nutzern entwickelt und verfeinert. Durch das Stellen von Folgefragen und die Rückmeldung zur Qualität der Antworten werden sie immer besser.
Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich für die Erstellung von Handlungsaufforderungen und für die Bereitstellung einiger Handlungsaufforderungen, die Sie sofort verwenden und mit denen Sie experimentieren können.
