Wie man in der Hochsaison die Effizienz von Prüfungen erhöht und Risiken reduziert
Die Landschaft der Rechnungsprüfung verändert sich. Technologielösungen wie die Cloud-Plattform von Circit können dabei helfen, diese Veränderungen zu bewältigen und die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Teams zu erleichtern, die nun in einer hybriden Struktur arbeiten.
In einem kürzlich abgehaltenen Circit-Webinar (scrollen Sie nach unten, um es zu sehen) hat unser Team diese Veränderungen erörtert und gezeigt, wie die Technologie in dieser geschäftigen Saison optimal genutzt werden kann. Wir haben fünf Schlüsselbereiche identifiziert, in denen sie sich auswirken kann.
Lassen Sie uns herausfinden, welche das sind.
Vorbereitung der Kunden
Wir begannen unser Webinar mit einer Umfrage, um die größten Herausforderungen für Wirtschaftsprüfer und Buchhalter in dieser arbeitsreichen Saison zu ermitteln. Über 55 % der Antworten gaben an, dass die Vorbereitung der Kunden die größte Herausforderung darstellt.
Die Kundenvorbereitung stellt die Herausforderung dar, einen konsistenten, reproduzierbaren Auftragsprozess zu schaffen, der mit der Erweiterung und Diversifizierung des Kundenstamms skaliert werden kann. Nehmen wir zum Beispiel Vollmachten: Im Idealfall werden diese auf einer einzigen Plattform versandt und gespeichert, auf der der Kunde auch mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammenarbeitet.
Innerhalb der Circit-Plattform können Sie Signing Docs verwenden, um Verpflichtungserklärungen, Erklärungen und Bescheinigungen sowie Vollmachten zur Unterschrift an Kunden zu senden und so einen standardisierten, konsistenten Prozess für alle zu unterzeichnenden Dokumente zu schaffen.
Kohärenz ist eine Komponente, die sich in der gesamten Prüfungslandschaft verändert hat, und sie bietet nach wie vor häufig Möglichkeiten zur Verbesserung. Unternehmen, die sich von ihren Mitbewerbern abheben wollen, müssen in der Lage sein, dies als Teil ihrer Prozesse zu gewährleisten.
Verwaltung der Ressourcen
Danach wählten 14 % der befragten Teilnehmer das Ressourcenmanagement als ihre größte Herausforderung.
Bei der Ressourcenverwaltung dreht sich alles um Ihr Team und die Systeme und Arbeitsabläufe, die es nutzt, um ein erfolgreiches Kundenengagement zeitnah zu realisieren. Es muss sorgfältig überlegt werden, wie Ihr Team Informationen sammelt und dokumentiert und ob dies auf effiziente, sichere und benutzerfreundliche Weise geschieht.
Im Allgemeinen gilt: Je weniger Systeme, desto besser. Die Transparenz im Team über mehrere Systeme hinweg zu steuern und abzubilden, kann ein Risiko für die Effizienz und Transparenz darstellen. Deshalb können alle wichtigen Prozesse in Circit erledigt werden: So kann sich das Team auf ein einziges System verlassen, das mehrere Funktionen erfüllt.
Transparenz beim Engagement
Der Einsatz von Cloud-basierter Technologie wie Circit fördert Datenaktualisierungen in Echtzeit und Synergien für eine bessere Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Prüfpfade und Berichte über die letzten Aktionen, die mit der Technologie durchgeführt wurden, geben Aufschluss über den aktuellen Stand des Projekts. Der Zugriff auf ein einziges Daten-Repository, in dem die gesamte Historie eines Kundenauftrags eingesehen werden kann, fördert wiederum die Qualität der Kommunikation mit Kunden und Team-Stakeholdern.
Diese Art von Transparenz schafft klare Prüfpfade und Dokumentationen, was an sich schon ein Ziel ist. Sie kann auch dazu beitragen, dass sich Ihr Unternehmen bei bestimmten Prüfungen oder bei der Gewinnung neuer Aufträge von der Konkurrenz abhebt.
Datenerhebung und -analyse
Es überrascht nicht, dass 28 % der Teilnehmer die Datenerfassung und -analyse als ihre größte Herausforderung bezeichneten.
Circit ist eine direkt regulierte Plattform und ein AISP ("Account Information Service Provider"). Das bedeutet, dass wir Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern dabei helfen, von ihren Kunden Genehmigungen für den Zugriff auf Transaktionsdaten und Geldsalden direkt von ihren Bankkonten zu erhalten. Mit diesen Genehmigungen sind die Prüfungsteams in der Lage, standardisierte Outputs von Listen geprüfter Transaktionen aus der Quelle für die Datenmodellierung und -prüfung zu erhalten.
Der zweite Teil ist die Analyse. Unsere Kunden und Teilnehmer möchten die manuellen Berechnungen minimieren und zu größeren Stichproben übergehen, die sogar 100 % der Transaktionen umfassen können.
Qualität des Engagements
Das letzte Thema ist die Qualität des Engagements.
Die Wirtschaftsprüfung steht immer mehr unter Zeitdruck, und mit den bevorstehenden Änderungen an ISA 240 und ISA 315 suchen die Unternehmen zunehmend nach Technologien, die sie bei der Verwaltung eines breiten Spektrums von Kundenaufträgen unterstützen und es den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gleichzeitig ermöglichen, den Betrieb zu skalieren, um noch strengere Prüfungen zur Bewertung der Risiken falscher Darstellungen oder von Betrug durchzuführen.
Wie bereits erwähnt, ist die Transparenz im Team ein wichtiges Element, bei dem die Technologie helfen kann. In Circit haben wir unser Aktionsbereich-Dashboard, das einen vollständigen, ganzheitlichen Überblick über jeden Kundenauftrag während der Prüfung und nach der Prüfung bietet. Außerdem stellen wir dem Team eine standardisierte Anfrageliste zur Verfügung, damit die Kommunikation auf einheitliche und professionelle Weise erfolgen kann. Dies kann auch helfen, zu erkennen, wenn ein Kunde nicht wie erwartet mitarbeitet.
Fazit: Die Zukunft der Rechnungsprüfung ist da. Die bisherigen manuellen, langsamen und kostspieligen Prüfungsprozesse werden überflüssig, insbesondere aufgrund des erhöhten Risikos bei manuellen Prozessen und der veränderten gesetzlichen Anforderungen.
Der Eintritt in diese neue Landschaft bietet die Möglichkeit, Effizienz zu schaffen und dabei die beste Technologie der Branche zu nutzen. Wir bei Circit haben es uns zur Aufgabe gemacht, die vertrauenswürdige Quelle bei jeder Geschäftstransaktion zu verifizieren.
Eine Demonstration von Circit finden Sie in der unten stehenden Webinar-Aufzeichnung. Oder kontaktieren Sie uns für eine Beratung speziell für Ihr Unternehmen und Ihre Prüfungsanforderungen.
