Ende Mai 2023 wird die FRC eine geänderte Fassung des International Standard on Auditing herausgegeben, die alsISA (UK) 505 - Externe Bestätigungen' (im Folgenden 'ISA 505').
Abgesehen von einigen konformen Änderungen im Jahr 2022 wurde die eigentliche Kernnorm seit 2016 nicht mehr überarbeitet. In der Zwischenzeit haben digitale Bestätigungsinstrumente (wie Circit) stark an Popularität gewonnen.
Der Vorschlag enthält Leitlinien für die Nutzung digitaler Plattformen zur Überprüfung von Informationen und legt den Schwerpunkt auf digitale Hilfsmittel, um die Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der im Rahmen des Bestätigungsverfahrens gewonnenen Prüfungsnachweise zu verbessern.
Die ISA weisen darauf hin, dass die Zuverlässigkeit von Prüfungsnachweisen von drei wichtigen Merkmalen beeinflusst wird, nämlich
- Prüfungsnachweise sind verlässlicher, wenn sie aus unabhängigen Quellen außerhalb der Einheit stammen;
- Direkt vom Prüfer erlangte Prüfungsnachweise sind verlässlicher als indirekt oder durch Schlussfolgerungen erlangte Prüfungsnachweise; und
- Prüfungsnachweise sind verlässlicher, wenn sie in dokumentarischer Form vorliegen, z. B. in Papierform, in elektronischer Form oder auf einem anderen Medium.
Die vorgeschlagenen Überarbeitungen betreffen:
A. Die Nutzung von digitalen Plattformen;
B. Verschärfte Anforderungen für die Untersuchung von Ausnahmen; und
C. Ein Verbot von negativen Bestätigungen.
Jüngste disziplinarische Feststellungen im Vereinigten Königreich zeigen, dass die Arbeit einiger Prüfer im Bestätigungsverfahren nicht gründlich genug war, insbesondere wenn es um die Untersuchung von Ausnahmen geht, und dass man sich zu sehr auf negative Bestätigungen verließ, obwohl diese wahrscheinlich keine ausreichenden Nachweise für eine Schlussfolgerung liefern. Die Arbeitsgruppe, die den Entwurf erarbeitet hat, war der Ansicht, dass es bessere Alternativen gibt, um Prüfungsnachweise zu erlangen.
A. Nutzung digitaler Plattformen
Die FRC hat eine Maßnahme eingeführt, um sicherzustellen, dass Bestätigungen durch direkten Zugriff auf Informationen Dritter über Webportale oder Softwareschnittstellen eingeholt werden können, da die bisherige Verwendung von Briefen durch digitale Bestätigungen abgelöst wurde.
Plattformen wie Circit können die Effizienz der Beantwortungsraten verbessern, und wenn der Prüfer davon überzeugt ist, dass ein solches Verfahren sicher ist und ordnungsgemäß kontrolliert wird, erhöht sich die Zuverlässigkeit der entsprechenden Antworten.
Der ISA 505-Entwurf macht die Prüfer auf die Gefahren aufmerksam, die mit der Einholung von Bestätigungsvermerken in Papier- oder elektronischer Form verbunden sein können:
- Die Antwort könnte von einer unzulässigen Quelle stammen;
- Ein Befragter könnte nicht berechtigt sein zu antworten; und
- Die Integrität der Übermittlung könnte beeinträchtigt sein.
Bestätigungsplattformen können viele dieser Probleme lindern und tun dies auch:
- Sie verbessern die Übermittlungssicherheit, insbesondere in Bezug auf die Behauptungen über die Richtigkeit oder Bewertung;
- Sie sorgen für Transparenz in Bezug auf die Vollständigkeit;
- Die oben genannten Arbeitsabläufe tragen in Verbindung mit den zusätzlichen Prüfungen des Prüfers dazu bei, dass die gesammelten Nachweise alle relevanten Behauptungen stützen.
Der Standard schlägt vor, dass der elektronische Bestätigungsprozess verschiedene Techniken zur Validierung der Identität eines Absenders von Informationen in elektronischer Form beinhalten könnte, die den Einsatz von:
- Verschlüsselung;
- Elektronische digitale Signaturen; und
- Verfahren zur Überprüfung der Authentizität von Websites.
Der Einsatz einer sicheren Plattform wie Circit schafft eine sichere Umgebung für elektronisch übermittelte Antworten und kann derartige Glaubwürdigkeitsrisiken mindern.
B. Untersuchung von Ausnahmen
Der Standardentwurf befasst sich mit der Behandlung von Ausnahmen, die sich aus Bestätigungsvermerken ergeben und dem Prüfer zur Kenntnis gelangen, indem er die Prüfer daran erinnert, dass sie gemäß ISA 240 (überarbeitet Mai 2021) zu beurteilen haben, ob solche falschen Angaben auf Betrug hindeuten und daher besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Der Standardentwurf führt drei verbindliche Faktoren ein, die die Prüfer bei der Behandlung von Ausnahmen, die im Bestätigungsverfahren auftreten, berücksichtigen müssen. Die Schlussfolgerungen, die sich aus der Berücksichtigung dieser drei Faktoren ergeben, werden den Zeitplan und den Umfang zusätzlicher und nachfolgender Prüfungsverfahren bestimmen. Angesichts der knappen Zeit- und Budgetvorgaben für die Prüfungsberichterstattung wird der Einsatz elektronischer Hilfsmittel für diese Entscheidung oft von entscheidender Bedeutung sein.
Die drei obligatorischen Schritte sind zu beachten:
- ob die Ausnahme auf ein erhöhtes Betrugsrisiko hindeutet;
- ob die Ausnahme auf einen Mangel im internen Kontrollsystem der Stelle hindeutet;
- wie etwaige zusätzliche Verfahren es dem Prüfer ermöglichen, ausreichende geeignete Prüfungsnachweise zu erlangen.
Digitale Plattformen, wie Circit, können bei der Umsetzung dieser Schritte helfen:
- Auslösen von Ausnahmen;
- Kommunikation über diese Ausnahmen; und
- Abschließende Behebung der Ausnahmen.
Ausnahmen können auch einen Anhaltspunkt für die Qualität der Antworten von ähnlichen bestätigenden Parteien oder für ähnliche Konten liefern und auf einen oder mehrere Mängel in der internen Kontrolle der Finanzberichterstattung des Unternehmens hinweisen.
C. Verbot negativer Bestätigungen
Eine negative Bestätigung liegt vor, wenn der Bestätigende dem Prüfer nur dann direkt antwortet, wenn er mit den in der Anfrage gemachten Angaben nicht einverstanden ist. Der Vorschlag verbietet Negativbestätigungen, da sie nicht so wirksam sind wie Positivbestätigungen.
Der Standard verbietet negative Bestätigungen aus zwei Gründen:
- Das Ausbleiben einer Antwort auf eine negative Bestätigungsanfrage deutet nicht ausdrücklich darauf hin, dass die vorgesehene bestätigende Partei die Bestätigungsanfrage erhalten oder die Richtigkeit der in der Anfrage enthaltenen Informationen überprüft hat;
- Bestätigende Parteien werden eher auf eine Anfrage antworten und ihre Ablehnung anzeigen, wenn die Informationen in der Anfrage nicht zu ihren Gunsten ausfallen, und werden ansonsten eher nicht antworten.
Elektronische Bestätigungen können die Zuverlässigkeit verbessern
Abschließend sei gesagt, dass die FRC spezielle Leitlinien für die Nutzung digitaler Plattformen für Bestätigungen aufgenommen hat, da diese Vorteile bieten, wie z. B.:
- Erhöhte Effizienz;
- Unveränderlichkeit der erhaltenen Antworten und
- Die Gewissheit, dass die Antworten von einer ordnungsgemäßen, autorisierten Quelle stammen.
Dies ist ein wichtiger Indikator für die Unternehmen, dass die Implementierung der richtigen Technologie ihnen helfen kann, bei der Bewertung und Verbesserung von Prüfungsprozessen die Nase vorn zu haben.
Nach seiner Fertigstellung soll der überarbeitete ISA 505 für Abschlussprüfungen im Vereinigten Königreich für Zeiträume gelten, die am oder nach dem 15. Dezember2024 beginnen. Die Frist für Stellungnahmen an den Financial Reporting Council endet am 1. September2023.
In Irland besteht die Politik der IAASA darin, die Annahme einer Norm zu konsultieren, sobald sie im Vereinigten Königreich genehmigt ist, und dann die britischen Normen für die Verwendung hier zu übernehmen, mit entsprechenden Änderungen für die irischen Gesetze/Marktbedingungen.
Die Rolle von Circit
Erfahren Sie hier mehr über das Produkt Confirmations von Circit und wie es Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von ISA 505 unterstützen kann .
