Wie Prüfer vom Zugang zu vom Kunden autorisierten Transaktionen profitieren
Die Prüfer stehen mehr denn je unter dem Druck, die Prüfungsqualität zu verbessern.
Aufsehenerregende Unternehmenszusammenbrüche und neue gesetzliche Änderungen (z. B. ISA 240 und ISA 315) führen dazu, dass Prüfungsgesellschaften versuchen, ihr Risiko zu verringern, indem sie Prüfungen durchführen, die über die traditionellen Stichprobenverfahren hinausgehen.
Vorangetrieben wird dies durch Technologien, die autorisierte Transaktionsdaten einbeziehen können, und durch Analysefunktionen, die Anomalien und Ausreißer erkennen. Längerfristig besteht das Potenzial, 100 % aller Transaktionen zu erfassen.
Der Einsatz von Technologie für diese schweren Arbeiten automatisiert und rationalisiert die Prozesse und ermöglicht es den Prüfungsgesellschaften, Arbeiten zu erledigen, die die menschlichen Fähigkeiten übersteigen. Außerdem wird der Zeitaufwand für die Erledigung von Aufträgen reduziert und den Kunden ein besseres, unkomplizierteres Erlebnis geboten.
Die heutigen Probleme
Bis vor kurzem war es schwierig, auf Kundendaten zuzugreifen.
Häufig stellen Kunden die Dokumentation von Transaktionsdaten in Form von PDF-Kontoauszügen oder heruntergeladenen Ausgaben von ihren Bankkonten oder Hauptbüchern als CSV- oder Excel-Dateien zur Verfügung. Der manuelle Versand von Dateien per E-Mail oder das Hochladen auf Server kann Sicherheitsrisiken bergen. Die Daten könnten versehentlich an die falschen Personen gesendet oder von Dritten abgefangen werden.
Außerdem können Daten, die den Prüfern von Kunden übermittelt werden und nicht von der Quelle stammen, manipuliert worden sein. So können beispielsweise PDFs von Kontoauszügen so bearbeitet worden sein, dass sie falsche Transaktionen ausweisen, um betrügerische Transaktionen zu verbergen.
Bankguthaben werden in der Regel durch Briefe bestätigt, doch dieser Prozess ist langsam und zeitaufwändig. Das Schreiben von Briefen und deren Versand kann die Rentabilität von Prüfungen verringern und den Abschluss von Aufträgen verzögern.
Insgesamt sind diese Prozesse mühsam und stellen eine schlechte Erfahrung für Prüfungsmandanten dar, die unter dem Druck stehen, ihre Prüfungen von den Investoren absegnen zu lassen, und die ihr internes Finanzpersonal wieder mit den üblichen Aufgaben betrauen wollen.
Auf welche Arten von Transaktionsdaten wird zugegriffen und wie?
Neue technologische Entwicklungen und Gesetzesänderungen machen es nun möglich, auf autorisierte Kundendaten direkt an der Quelle zuzugreifen.
Dazu gehört auch Open Banking, das Unternehmen und Verbrauchern mehr Kontrolle über ihre Finanzdaten gibt, indem sie diese sicher mit Dritten teilen können. Open Banking wurde zunächst (als Teil der PSD2) für die neun größten Banken im Vereinigten Königreich vorgeschrieben, aber viele andere Finanzinstitute haben ähnliche Funktionen für ihre Kunden eingeführt. Zum ersten Mal können Prüfungsmandanten Transaktionsdaten von ihren Banken direkt und sicher mit ihren Prüfern teilen.
Über die von den Account Information Service Providern (AISPs) akkreditierten Technologieplattformen können sie den Zugang zu transaktionalen Bankdaten über Open Banking APIs genehmigen und gewähren.
Ebenso bieten diese Plattformen Zugang zu anderen Arten von Geldbörsen, einschließlich Paypal, Prepaid-E-Wallets, Devisentransfer und Kryptowährungen, so dass auch nicht-traditionelle Vermögenswerte berücksichtigt werden können.
Welche Vorteile bietet der Zugriff auf Transaktionsdaten auf diese Weise?
Optimierte Kundenkommunikation
Der Zugriff auf vom Kunden autorisierte Daten über AISP-Plattformen rationalisiert die Kundenkommunikation und die Prüfungserfahrung. Anfragen zu Transaktionen aus einem bestimmten Zeitraum oder zum laufenden Zugriff können mit einem Mausklick gewährt werden. Dadurch wird auch das Risiko beseitigt, dass Kunden Transaktionsdaten manipulieren.
Die Prüfer können sich darauf verlassen, dass sie einen sicheren Datenstrom direkt von ihren Kunden erhalten, der vollständig und korrekt ist. Sie können unabhängig arbeiten, da ausstehende Transaktionen nur in den seltenen Fällen nachverfolgt werden müssen, in denen Genehmigungen erneuert werden müssen, weil sie entweder abgelaufen sind (über 90 Tage) oder der Zugang widerrufen wurde.
Sicherheit
Der Zugriff auf vom Kunden autorisierte Transaktionsdaten ist sicher, da er über Plattformen und nicht über weniger sichere Methoden wie E-Mail erfolgt.
Es kann ein ständiger Lesezugriff gewährt werden, so dass Prüfer Ereignisse nach dem Bilanzstichtag untersuchen können, wobei die Kunden die volle Kontrolle haben, den Zugriff jederzeit zu widerrufen.
Standardisiertes Format
Die Generierung von kundenautorisierten Transaktionen direkt von den Finanzinstituten über eine AISP-Plattform ermöglicht den Prüfern den Zugriff auf Daten in einem standardisierten Format für alle verfügbaren Konten.
Damit entfällt die Notwendigkeit, Daten in verschiedenen Formaten zu manipulieren, einschließlich PDF-Dateien, manuell eingegebenen Kontoauszügen und CSV-Downloads, um sie für Prüfungen vorzubereiten.
Die Standardisierung bietet auch die Möglichkeit, über die herkömmlichen Prüfungen hinauszugehen, indem Daten in Analysemodelle aufgenommen werden. Dies wird in einem späteren Beitrag in unserem Blog ausführlich behandelt.
Automatisierter Datenabgleich
Viele Teile der vertieften Prüfungen beziehen sich auf Bargeldtransaktionen, um zu prüfen, ob Zahlungen geleistet oder empfangen wurden. Die Ausgabe spart nicht nur Zeit bei der Datenerfassung, sondern kann auch automatisch Transaktionen im Hauptbuch und auf den Bankkonten abgleichen. Der Abgleich sollte nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen, so dass die manuelle Nachverfolgung bei der Bank der Vergangenheit angehört. Diese Automatisierungsfunktionen ermöglichen es den Prüfern auch, den Stichprobenumfang zu erhöhen, ohne den Prüfungsumfang zu vergrößern.
Förderung der Zusammenarbeit mit Kunden und Verbesserung der Prüfungsqualität
Der Zugriff auf vom Kunden autorisierte Transaktionsdaten kann die Zusammenarbeit fördern und die Prüfungsqualität verbessern. Er trägt zur Rationalisierung von Prozessen und der Kundenkommunikation bei und kann den Ressourcenbedarf des Prüfungspersonals verringern, so dass Prüfungen mit einem höheren Standard und geringeren Kosten abgeschlossen werden können.
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Erfahren Sie mehr darüber, wie VT einen enormen positiven Einfluss haben kann, in unserem Blog-Artikel über Best-Practice-Ratschläge für die Hochsaison und in unserem Blog über 5 Erkenntnisse zur Verbesserung von Audit-Prozessen mit Technologie.
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